Perustasojen tekeminen myyntitiedoista

Tarvitset tavan tiivistää yksittäiset myyntitietueet ennusteen perustaksi. Useimmat tuotteita ja palveluita myyvät yritykset kirjaavat myyntinsä päivittäin riippumatta siitä, kirjaavatko ne tuloja tai myytyjen yksiköiden määrää.

Voit yleensä selvittää yrityksen kirjanpitojärjestelmästä, kuinka monta dollaria he toivat 4. toukokuuta ja 12. lokakuuta tai kuinka monta widgetiä he myivät 8. helmikuuta ja 25. elokuuta.

Kirjanpitojärjestelmä katkaisee yleensä yksittäiset myynnit. Joten jos yritys teki kymmenen myyntiä 3. kesäkuuta, näet eri ennätyksen jokaisesta kymmenestä myynnistä. Näiden myyntien näkeminen yksitellen on hienoa, jos olet kirjanpitäjä tai jos sinulla on jokin muu syy, miksi tarvitset tietoja yksittäisistä myynneistä tai jos sinulla on unihäiriöitä. Mutta jos ennustat, yksittäiset tietueet ovat haitaksi.

Harkitse seuraavia ideoita, kun päätät parhaan tavan tehdä yhteenveto myyntidatastasi:

• Et tarvitse yksittäisiä myyntitietueita. Jos yrityksesi teki kolme myyntiä tammikuun 5. päivänä – yhden 2 500 dollarilla, toisen 8 650 dollarilla ja toisen 4 765 dollarilla - tärkeä tosiasia, jonka haluat tietää, on, että toit tammikuun 5. päivänä 15 915 dollaria.
• Et ennusta myyntiä päivittäin. Jos yrityksesi on kuin useimmat, tarvitset suuremman kuvan. Tarvitset pidemmän ajanjakson, kuten kuukauden tai vuosineljänneksen, ennustettasi suunnitellaksesi varastotasot, päättääksesi kuinka monta myyjää yrityksesi tarvitsee ja selvittääksesi, mitä voit odottaa tuottona ja mikä on yrityksesi verovelvollisuus.
• Sinun on sovitettava ajanjaksosi pituus ennusteen syihin. Tyypilliset ajanjaksot ovat kuukausi, vuosineljännes tai vuosi riippuen siitä, miksi ennustat. Materiaalien ostoa varten sinun kannattaa ehkä ennakoida myyntisi ensi kuulle. Tulosten arvioimiseksi kannattaa ehkä arvioida myyntisi seuraavalle vuosineljännekselle. Rekrytointipäätöksiä varten sinun kannattaa ehkä ennakoida myyntisi seuraavalle vuodelle.

Asia on siinä, että jos aiot ennustaa myyntiä seuraavalle kuukaudelle, sinun on järjestettävä perustasosi kuukausiin: kuinka paljon myit tammikuussa, helmikuussa, maaliskuussa ja niin edelleen. Jos aiot ennustaa myyntiä seuraavalle vuosineljännekselle, sinun on järjestettävä perustilanne näin: kuinka paljon myit Q1, Q2, Q3 ja niin edelleen.

Tarvitset paljon pidemmän lähtötilanteen kuin vain kolme jaksoa tehdäksesi ennusteen, joka ei tuota sinulle noloa.

Excelin pivot-taulukot ovat ihanteellisia auttamaan sinua laskemaan yhteen myyntitietosi ja muodostamaan perustan ennustamiselle. Syötät raakamyyntitietosi Exceliin, jossa voit rakentaa pivot-taulukoita kahdella ensisijaisella tavalla:

• Excel-taulukosta: Oletetaan, että kirjanpito- tai IT-osastosi voi lähettää sinulle myyntitiedot pehmeässä muodossa, kuten .csv-tiedostona (pilkuilla erotetut arvot). Voit liittää tiedot Excel-työkirjaan luettelona, ​​muuntaa luettelon taulukoksi ja perustaa siihen pivot-taulukon.
• Ulkoisista tiedoista (mitä Excel kutsuu) : Toisin sanoen taustalla olevia tietoja, yksittäisiä myyntilukuja, ei tallenneta Excel-laskentataulukkoon. Ne säilytetään erillisessä tietokannassa tai tekstitiedostossa tai jopa toisessa Excel-työkirjassa.

Pivot-taulukoiden rakentaminen ulkoisille tiedoille voi olla kätevää, koska myyntitiedot päivitetään yleensä rutiininomaisesti ulkoiseen tietolähteeseen (käytännössä tämä on usein todellinen relaatiotietokanta, toisin kuin kiinteä tiedosto, kuten tavallinen Excel-luettelo tai -taulukko). Sitten kun haluat päivittää ennustettasi, sinun ei tarvitse hankkia ja liittää uusia tietoja työkirjaasi. Pivot-taulukko voi päivittää itsensä automaattisesti ulkoisesta tietolähteestä.