Paranna Excel-raporttejasi vähentämällä rajoja

Taulukkosuunnittelu on yksi Excel-raportoinnin aliarvioituimmista yrityksistä. Usko tai älä, rajat estävät tietojen nopean lukemisen taulukosta. Koska reunukset auttavat erottamaan tiedot kauniisti osioiduissa osioissa, tämä saattaa tuntua ristiriitaiselta, mutta tosiasia on, että taulukon reunat ovat ensimmäinen asia, jonka silmäsi näkevät, kun katsot taulukkoa.

Etkö usko sitä? Pysähdy hieman taaksepäin Excel-taulukosta ja siristele. Rajat törmäävät sinuun.

Sinun tulee aina pyrkiä vähentämään rajojen ja ruudukkoviivojen painotusta missä vain voit. Yritä käyttää sarakkeiden välistä luonnollista valkoista tilaa osioiden jakamiseen. Jos reunat ovat tarpeen, muotoile ne vaaleampiin kuin tietosi. vaaleanharmaat ovat yleensä ihanteellisia. Ajatuksena on osoittaa osia häiritsemättä näytettävää tietoa.

Tämä kuva näyttää taulukon, jossa on paljon häiritseviä ruudukkoviivoja, otsikoita ja värejä.

Tämä kuva havainnollistaa rajojen käytön minimoimisen ja yksittäisten kirjanpidon alleviivausten käytön sarakkeiden otsikoiden korostamiseen. Huomaa, että luvut eivät enää ole ruudukkohäkissä ja että otsikot hyppäävät nyt näkyviin lisäämällä yksittäisen kirjanpidon alleviivaukset.

Yksittäiset kirjanpidon alleviivaukset eroavat tavallisesta alleviivauksesta, jota tavallisesti käytät painamalla näppäimistön Ctrl+U. Normaalit alleviivaukset piirtävät viivan vain tekstiin asti – eli jos alleviivaat sanan KYLLÄ, tavalliset alleviivaukset antavat sinulle viivan kolmen kirjaimen alle.

Yksittäiset kirjanpidon alleviivaukset puolestaan ​​​​vetävät viivan koko sarakkeen yli riippumatta siitä, kuinka suuri tai pieni sana on. Tämä tekee minimaalisen, mutta ilmeisen visuaalisen rajauksen, joka näyttää sarakeotsikot kauniisti.

Muotoile reunat korostamalla solut, joita käytät, napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Muotoile solut. Suorita Muotoile solut -valintaikkunan Reuna-välilehdellä seuraavat vaiheet kuvan osoittamalla tavalla:

Valitse sopiva viivan paksuus.

Yleensä tämä tarkoittaa, että sinun tulee valita kevyin siima.

Valitse sopiva väri.

Jälleen vaaleammat sävyt ovat paras vaihtoehto.

Käytä reunuspainikkeita määrittääksesi, mihin reunasi sijoitetaan.

Voit käyttää yksittäistä kirjanpidon alleviivausta napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella sarakkeiden otsikoita ja valitsemalla Muotoile solut. Napsauta Muotoile solut -valintaikkunan Fontti-välilehteä ja valitse Alleviivaus-pudotusvalikosta Single Accounting -vaihtoehto tässä kuvassa esitetyllä tavalla.