Päivitä ja hallitse Power Pivot -ulkoisia tietoyhteyksiä

Kun lataat tietoja ulkoisesta tietolähteestä Power Pivotiin, luot itse asiassa staattisen tilannevedoksen kyseisestä tietolähteestä luontihetkellä. Power Pivot käyttää tätä staattista tilannekuvaa sisäisessä tietomallissaan.

Ajan myötä ulkoinen tietolähde voi muuttua ja kasvaa uusien lisättyjen tietueiden myötä. Power Pivot käyttää kuitenkin edelleen tilannekuvaansa, joten se ei voi sisällyttää tietolähteesi muutoksia ennen kuin otat toisen tilannevedoksen.

Toiminnan päivittäminen Power Pivot tietomallin ottamalla toisen tilannekuvan tietolähteen kutsutaan virkistävä tiedot. Voit päivittää manuaalisesti tai määrittää automaattisen päivityksen.

Power Pivot -tietojen manuaalinen päivittäminen

Power Pivot -ikkunan kotivälilehdellä näet Päivitä-komennon. Napsauta sen alla olevaa avattavaa nuolta nähdäksesi kaksi vaihtoehtoa: Päivitä ja Päivitä kaikki.

Power Pivotin avulla voit päivittää yhden tai kaikki taulukot.

Käytä Refresh-vaihtoehtoa päivittääksesi aktiivisen Power Pivot -taulukon. Toisin sanoen, jos olet Power Pivotin Dim_Products-välilehdessä, Päivitä-painikkeen napsauttaminen ottaa yhteyttä ulkoiseen SQL-palvelimeen ja pyytää päivitystä vain Dim_Products-taulukkoon. Tämä toimii hienosti, kun sinun on strategisesti päivitettävä vain tietyt tietolähteet.

Käytä Päivitä kaikki -vaihtoehtoa päivittääksesi kaikki Power Pivot -tietomallin taulukot.

Automaattisen päivityksen asettaminen

Voit määrittää tietolähteesi hakemaan automaattisesti uusimmat tiedot ja päivittämään Power Pivotin.

Siirry Excel-nauhan Tiedot-välilehteen ja valitse Yhteydet-komento. Työkirjayhteydet-valintaikkuna avautuu. Valitse datayhteys, jota haluat käyttää, ja napsauta sitten Ominaisuudet-painiketta.

Valitse yhteys ja napsauta Ominaisuudet-painiketta.

Kun Ominaisuudet-valintaikkuna on auki, valitse Käyttö-välilehti. Täältä löydät vaihtoehdon päivittää valittu datayhteys X minuutin välein ja vaihtoehdon päivittää datayhteys, kun Excel-työ avataan:

• Päivitä X minuutin välein: Kun valitset tämän vaihtoehdon, Excel päivittää valitun datayhteyden automaattisesti tietyn määrän minuutteja. Tämä päivittää kaikki kyseiseen yhteyteen liittyvät taulukot.
• Päivitä tiedot tiedostoa avattaessa : Kun valintamerkki asetetaan tämän vaihtoehdon viereen, Excel päivittää valitun datayhteyden automaattisesti työkirjan avaamisen jälkeen. Tämä päivittää kaikki kyseiseen yhteyteen liittyvät taulukot heti, kun työkirja avataan.

Ominaisuudet-valintaikkunassa voit määrittää valitun datayhteyden päivittymään automaattisesti.

Estää Päivitä kaikki

Voit päivittää kaikki Power Pivotiin syöttävät yhteydet käyttämällä Päivitä kaikki -komentoa. No, on itse asiassa kaksi muuta paikkaa, joissa voit napsauttaa Päivitä kaikki Excelissä: Excel-nauhan Tiedot-välilehdellä ja Analysoi-välilehdellä, jonka näet pivot-taulukossa työskennellessäsi.

Excel 2010:ssä nämä kaksi painiketta päivittivät vain vakiopivot-taulukoita ja työkirjan tietoyhteyksiä, ja Power Pivot -päivityspainikkeet vaikuttivat vain Power Pivotiin. Ne kaikki käynnistävät nyt saman toiminnon. Joten minkä tahansa Päivitä kaikki -painikkeen napsauttaminen missä tahansa Excelissä lataa Power Pivotin käytännössä kokonaan uudelleen, päivittää kaikki pivot-taulukot ja päivittää kaikki työkirjan tietoyhteydet. Jos Power Pivot -tietomallisi tuo miljoonia tietorivejä ulkoisesta tietolähteestä, sinun kannattaa ehkä välttää Päivitä kaikki -ominaisuuden käyttäminen.

Onneksi sinulla on tapa estää tiettyjä datayhteyksiä päivittymästä, kun Päivitä kaikki on valittuna. Siirry Excel-nauhan Tiedot-välilehteen ja valitse Yhteydet-komento. Tämä avaa Työkirjayhteydet-valintaikkunan, jossa valitset datayhteyden, jonka haluat määrittää, ja napsauta sitten Ominaisuudet-painiketta.

Kun Ominaisuudet-valintaikkuna on avautunut, valitse Käyttö-välilehti ja poista sitten valintamerkki Päivitä tämä yhteys -kohdan vierestä Päivitä kaikki (kuten kuvassa).

Ominaisuudet-valintaikkunassa voit määrittää valitun datayhteyden ohittamaan Refresh All -komennon.

Datayhteyden muokkaaminen

Tietyissä tapauksissa saatat joutua muokkaamaan lähdedatayhteyttä, kun olet jo luonut sen. Toisin kuin päivittäminen, jossa otat vain toisen tilannekuvan samasta tietolähteestä, lähdedatayhteyden muokkaaminen antaa sinun palata takaisin ja määrittää itse yhteyden uudelleen. Tässä on muutamia syitä, miksi sinun on ehkä muokattava datayhteyttä:

• Sijainti tai palvelin tai tietolähdetiedosto on muuttunut.
• Palvelimen tai tietolähdetiedoston nimi on muuttunut.
• Sinun on muokattava kirjautumistietojasi tai todennustilaa.
• Sinun on lisättävä taulukoita, jotka jätit pois alkuperäisen tuonnin aikana.

Siirry Power Pivot -ikkunassa Koti-välilehdelle ja napsauta Existing Connections -komentopainiketta. Olemassa olevat yhteydet -valintaikkuna avautuu. Power Pivot -yhteytesi ovat Power Pivot Data Connections -alaotsikon alla. Valitse muokattava datayhteys.

Määritä Power Pivot -lähdetietoyhteydet uudelleen Olemassa olevat yhteydet -valintaikkunan avulla.

Kun kohdetietoyhteytesi on valittu, katso Muokkaa- ja Avaa-painikkeita. Napsautettava painike riippuu siitä, mitä sinun on muutettava:

• Muokkaa-painike: Voit määrittää uudelleen palvelimen osoitteen, tiedostopolun ja todennusasetukset.
• Avaa-painike: Voit tuoda uuden taulukon olemassa olevasta yhteydestä, mikä on kätevää, kun olet vahingossa unohtanut taulukon tietojen ensimmäisen latauksen aikana.