Päänäytössä liikkuminen Outlook 2003:ssa

Microsoft Outlookin päänäytössä, kuten kuvassa 1, on kaikki tavalliset Windows-näytön osat, mutta muutamalla tärkeällä lisäyksellä. Näytön vasemmassa reunassa näet navigointiruudun. Navigointiruudun vierestä löydät Information Viewerin, näytön osan, joka vie suurimman osan tilasta.

Kuva 1: Microsoft Outlookin päänäyttö.

Navigointiruutu

Siirtymisruutu (osa Outlook näytön entiseltä nimeltään Outlook Bar) on sarakkeen vasemmalla puolella Outlook näytön. Se sisältää useita painikkeita, joiden nimi on, kuten Mail, Calendar, Contacts, Tasks ja Notes – Outlookin perusmoduulit.

Navigointipaneeli koostuu kahdesta osasta:

• Yläosa ikkunasta. Tämä navigointipaneelin osio näyttää erilaisia ​​tietoja eri aikoina. Joskus siirtymisruudun yläosassa näkyy kansioluettelo, joskus luettelo käytettävissä olevista näkymistä ja joskus se sisältää lauseita sinisillä kirjaimilla. Voit napsauttaa lausetta tehdäksesi sen kuvaaman, kuten "Avaa jaettu kalenteri". Jos haluat saada kansioluettelon näkyviin tähän yläikkunan osioon, valitse Siirry -> Kansioluettelo.

• Alaosa, joka koostuu painikkeista. Jokainen alaosan painike muodostaa yhteyden yhteen Outlookin päämoduuleista – sähköpostiin, kalenteriin, yhteystietoihin, tehtäviin ja niin edelleen. Napsauta vain painiketta ja katso mitä tapahtuu. Painikkeen napsauttaminen muuttaa päänäytön sisältöä vastaamaan sitä, mitä painike kuvaa. Napsauta esimerkiksi Kalenteri-painiketta, jolloin näkyviin tulee Kalenteri-näyttö. Napsauta Yhteystiedot, niin saat näyttöön nimiä ja osoitteita. Prosessi on kuin television kanavien vaihtaminen. Jos vaihdat kanavalle, jota et halua, vaihda toiseen – ei hätää.

Juuri siirtymisruudun Posti-kuvakkeen yläpuolella näet harmaan reunuksen, joka erottaa painikkeet alareunasta palkin yläosasta. Jos vedät harmaata reunaviivaa alaspäin hiirellä, siirtymisruudun painikkeet katoavat yksitellen. Voit tehdä tämän vetämällä saadaksesi paremman kuvan kansioluettelostasi. Voit saada nuo painikkeet uudelleen näkyviin vetämällä harmaata reunaa uudelleen ylöspäin.

Tietojen katseluohjelma: Outlookin hotspot

Suurin osa toiminnoista tapahtuu Outlookissa Tietojen katseluohjelmassa. Jos navigointiruutu on kuin television kanavanvalitsin, Information Viewer on kuin television kuvaruutu. Kun luet sähköpostia, katsot Tietojen katseluohjelmaa lukeaksesi viestisi. Jos lisäät tai haet yhteystietoja, näet yhteyshenkilöiden nimet täällä. Voit tehdä kaikenlaisia ​​hienoja lajittelutemppuja, jotka kukin Outlookin moduuli antaa sinun suorittaa Information Viewerissa.

Koska voit tallentaa Outlookiin enemmän tietoja kuin haluat nähdä kerralla, Tietojen katseluohjelma näyttää sinulle vain osan käytettävissä olevista tiedoista. Kalenteri voi esimerkiksi tallentaa päivämäärät aina vuoteen 1601 asti ja jopa 4500 eteenpäin. (Onko sinulla suunnitelmia lauantai-illaksi 2 500 vuoden kuluttua?) Outlook katkaisee sen ajan ja näyttää sen sinulle hallittavissa olevissa osissa Tietojen katseluohjelma. Kalenterin pienin osio, jota voit tarkastella, on yksi päivä; suurin siivu on kuukausi.

Tietojen katseluohjelma järjestää sinulle näytettävät kohteet yksiköiksi, joita kutsutaan näkymiksi. Voit käyttää Outlookin mukana tulevia näkymiä, kun asennat sen, tai voit luoda omia näkymiä ja tallentaa ne.

Voit siirtyä Outlookin näyttämien tietoosien välillä napsauttamalla Tietojen katseluohjelman eri osia. Jotkut ihmiset käyttävät sanaa selaus liikkuessaan Information Viewerissa – se on vähän kuin taskupäiväkirjasi sivujen selaamista.

Voit selata kalenteritietoja Information Viewerissa viikoittain seuraavasti:

1. Napsauta Kalenteri-painiketta siirtymisruudussa (tai paina Ctrl+2).

2. Valitse Näytä –> Viikko.

Kokeile näitä temppuja nähdäksesi kuinka Information Viewer käyttäytyy:

• Napsauta päivämäärää pienessä kalenterissa oikeassa yläkulmassa. Suuri kalenteri muuttuu yhden päivän näkymään.

• Osoita W varten keskiviikko yläosassa yhden pienistä kalentereita. Suuri kalenteri muuttuu kuukausinäkymäksi.

Voit muuttaa Information Viewerin ulkoasua lukemattomilla tavoilla tehdäksesi Outlookissa tekemästäsi työstä mielekästä. Saatat esimerkiksi tarvita nähdä yksittäisen päivän tapaamiset tai vain kohteet, jotka olet määrittänyt tiettyyn luokkaan. Näkymät voivat auttaa sinua näkemään nopeasti juuri tarvitsemasi tiedot.