Outlook-yhteystietojen tarkasteleminen ryhmittäin

Yhteystietoluettelot voivat olla melko pitkiä jonkin ajan kuluttua; voit helposti kerätä muutama tuhat yhteystietoa muutamassa vuodessa. Pitkän luettelon lajitteleminen tarkoittaa, että jos etsit esimerkiksi M- kirjaimella alkavaa tavaraa , sinun on mentävä noin kolme jalkaa näytön alareunan alapuolelle löytääksesi yhteyshenkilön, riippumatta siitä, mitä teet.

Ryhmät ovat vastaus (ei, sinun ei tarvitse rekisteröityä Outlook Anonymous -palveluun). Outlook tarjoaa jo useita ennalta määritettyjä luetteloita, jotka käyttävät ryhmittelyä.

Voit käyttää Outlookissa useita näkymätyyppejä:

• Lajiteltu luettelo: Tämä näkymä on kuin pelikorttipakka, joka on asetettu numeeriseen järjestykseen, alkaen kakkosista, sitten kolmioista, sitten neljästä ja niin edelleen kuvakorttien läpi.

• Ryhmitetty näkymä: Tämä näkymä on kuin näkisit kortit, joissa kaikki sydämet ovat samassa rivissä, sitten kaikki patat, sitten timantit ja sitten mailat.

• Muut näkymät: Outlookissa on myös useita muita näkymätyyppejä, jotka eivät koske yhteystietoja, kuten aikajana ja osoitekortit.

Samantyyppisten kohteiden kokoaminen ryhmiin saattaa olla kätevää tehtävien suorittamiseen, kuten kaikkien tietyssä yrityksessä työskentelevien luettelossa olevien ihmisten löytämiseen, kun haluat lähettää onnittelut uudesta liiketoiminnasta. Koska Outlook-käyttäjät pitävät yritysten mukaan ryhmittelyä niin usein hyödyllisenä, Yrityksen mukaan -näkymä on määritetty ennalta määritetyksi näkymäksi Outlookissa.

Voit käyttää Yrityksen mukaan -näkymää seuraavasti:

1. Napsauta navigointiruudun Yhteystiedot-painiketta.

Yhteystiedot-moduuli avautuu ja sen nykyinen näkymä näkyy.

2. Valitse Navigointiruudun luettelosta Yrityksen mukaan -näkymä.

Jokaisessa harmaassa palkissa, jossa on merkintä Yritys: (yrityksen nimi), on vasemmalla pieni laatikko, jossa on plus- tai miinusmerkki. Napsauta plusmerkkiä nähdäksesi muut nimet yrityksen otsikon alla; miinusmerkki osoittaa, että merkintöjä ei ole enää saatavilla.

3. Napsauta plus-kuvaketta nähdäksesi harmaassa palkissa näkyvät yrityksen tiedot.

Tämä ryhmittely on todella kätevä, jos määrität yhteystiedoillesi luokkia luodessasi kohteita. Jos olet fiksu käyttäessäsi ja lisäät työhön sopivia luokkia, voit löytää luokkien ryhmittelyn valtavasti aikaa säästävänä.

Jos ennalta määritetyt ryhmänäkymät eivät täytä tarpeitasi, voit ryhmitellä kohteita melkein minkä tahansa haluamasi mukaan, olettaen, että olet syöttänyt tiedot.

Näet luokan mukaan -näkymän seuraavasti:

1. Napsauta navigointiruudun Yhteystiedot-painiketta.

Yhteystiedot-näkymä tulee näkyviin.

2. Valitse Navigointiruudun luettelosta Luokan mukaan -näkymä.

Jokaisen harmaan palkin vasemmalla puolella on kuvake plus- tai miinusmerkillä, jota seuraa Kategoria: (kategorian nimi). Miinus tarkoittaa, että kyseisen luokan otsikon alle ei ole piilotettuja merkintöjä. plus tarkoittaa, että lisää merkintöjä on saatavilla.

3. Napsauta plusmerkkikuvaketta nähdäksesi lisää luokkaa koskevia merkintöjä harmaassa palkissa.

Ryhmittely on hyvä tapa hallita kaikkia Outlook-kohteita, erityisesti yhteystietoja. Kun olet oppinut käyttämään ryhmiä, voit säästää paljon aikaa etsiessäsi asioita.