Kokousten määrittäminen ja kokoustilojen varaaminen voi olla helppoa, kun käytät aikataulutusavustajaa Outlook Web Appissa, joka on osa Microsoft Office 365:tä. Kun valitset kokouksen osallistujat ja konferenssihuoneen, ajoitusavustaja näyttää ehdotetut ajat saatavuuden mukaan valitsemasi päivämäärä ja kellonaika.
Tämä vähentää aikaa, joka kuluu edestakaisin, kun tiimin jäsenet yrittävät naulata tapaamisajan.
Voit käyttää ajoitusavustajaa seuraavasti:
Napsauta Outlook Web Appissa vasemmalla olevaa kalenterikuvaketta.
Napsauta Uusi-kohdan vieressä olevaa alanuolta ja valitse sitten Kokouspyyntö.
Uusi nimetön kokousikkuna tulee näkyviin.
Syötä osallistujat Vastaanottaja-kenttään ja konferenssihuone, jonka haluat varata Resurssit-kenttään.
Syötä alkamis- ja lopetusajat.
Napsauta Scheduling Assistant -välilehteä nähdäksesi ehdotetut ajat.
Valitse ehdotettu aika tai säädä aikaasi ja päivämäärääsi löytääksesi kaikille sopivan ajan.
Lähetä kokouskutsu napsauttamalla Lähetä.