Outlook-sähköpostisi järjestäminen: kansioiden puhdistaminen

Outlook-kansioiden tarpeettomista kohteista eroon pääseminen on välttämätöntä hyvän mielenterveyden kannalta. Kaikki se sotku Outlook-postilaatikossasi voi olla ahdistavaa. Nämä tiedot selittävät kaksi muuta tekniikkaa Outlook 2019 -sähköpostisi järjestämiseen ja roskien poistamiseen kansioista: arkistointi ja postilaatikon puhdistuskomento.

Vanhojen asioiden arkistointi Outlook-postilaatikkoon

Joissakin tapauksissa Outlook sijoittaa yli kuusi kuukautta vanhat sähköpostiviestit, tehtävät ja tapaamiset Arkisto-kansioon, joka on erityinen kansio kohteille, jotka Outlookin mielestä ovat vanhentuneita ja joita ei enää kannata säilyttää. Outlook kutsuu lähettämään nämä kohteet Arkisto-kansioon "autoarchiving". Arkistoidut kohteet eivät häviä ikuisesti. Voit vierailla niissä avaamalla Arkistokansiot-kansion ja sen alikansiot Kansio-ruudusta. Nämä kansiot ja alikansiot luodaan automaattisesti, kun arkistoit kohteita ensimmäisen kerran.

Arkistointi on tapa poistaa sähköpostikansiot, tehtäväluettelot ja kalenterit kohteet, joilla ei ole enää merkitystä. Päätät itse, miten ja milloin kohteet arkistoidaan. Arkistoidaksesi kohteita, voit arkistoida ne itse, määrittää oletusarvoiset arkistointisäännöt, jotka koskevat kaikkia kansioita, tai jos kansio tarvitsee yksilöllistä huomiota eikä siihen pitäisi soveltaa oletusarkistointisääntöjä, voit määrittää sille erityisiä sääntöjä. kansio. Jokaisella kansiolla voi olla omat arkistointisäännöt tai niihin voi soveltaa oletussääntöjä.

Voit kertoa Outlookille, kuinka vanhaa tavaraa arkistoidaan:

• Oletusarkistointisääntöjen määrittäminen: Avaa Outlookin asetukset -valintaikkuna valitsemalla Tiedosto-välilehdellä Asetukset. Napsauta sitten Lisäasetukset-välilehdellä Automaattisen arkistoinnin asetukset -painiketta. Näet Automaattinen arkistointi -valintaikkunan.
• Sääntöjen määrittäminen tietylle kansiolle: Valitse kansio, siirry Kansio-välilehteen ja napsauta Automaattisen arkistoinnin asetukset -painiketta. Näet Ominaisuudet-valintaikkunan Automaattinen arkistointi -välilehden, kuten kuvassa

Oletusarkistointisääntöjen (vasemmalla) ja kansion sääntöjen (oikealla) tekeminen.

Oletusarkistointisäännöt Outlookissa

Neuvottele näistä vaihtoehdoista Automaattinen arkistointi -valintaikkunassa määrittääksesi oletusarkistointisäännöt:

• Suorita automaattinen arkistointi jokaisessa: Anna numero, joka kertoo Outlookille, kuinka usein kohteita arkistoidaan.
• Kehota ennen arkistoinnin suorittamista: Jos tämä valintaruutu on valittuna, näet viestiruudun ennen arkistoinnin alkamista, ja voit halutessasi kieltäytyä arkistointista valitsemalla viestiruudusta Ei.
• Poista vanhentuneet kohteet (vain sähköpostikansiot): Valitse tämä valintaruutu, jos haluat poistaa kaikki sähköpostiviestit, kun aika on umpeutunut.
• Arkistoida tai poistaa vanhoja kohteet: Poista valinta, jos et halua arkistoi.
• Näytä arkistokansio kansioluettelossa: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat säilyttää kansion arkistoidun version Kansio-ruudussa. Arkistoidut kohteet säilytetään tässä kansiossa, jotta voit tarkastella niitä.
• Poista kohteet, jotka ovat vanhempia kuin: Valitse aikajakso, jonka jälkeen kohteet arkistoidaan.
• Siirrä vanhat kohteet kohteeseen: Napsauta Selaa-painiketta ja valitse kansio, jos haluat tallentaa arkistotiedoston tiettyyn paikkaan.
• Poista vanhat kohteet pysyvästi: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat poistaa vanhoja kohteita et arkistoida.

Outlook-kansion arkistointisäännöt

Valitse jokin seuraavista Ominaisuudet-valintaikkunan vaihtoehdoista määrittääksesi arkistointisäännöt tietylle kansiolle:

• Älä arkistoi tämän kansion kohteita: Valitse tämä vaihtoehto, jos kansiossa olevia kohteita ei kannata arkistoida.
• Arkistoi tämän kansion kohteet oletusasetusten avulla: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat jatkaa kansion oletusarkistointisääntöjä.
• Arkistoi tämä kansio käyttämällä näitä asetuksia: Valitse tämä vaihtoehto määrittääksesi kansion arkistointisäännöt.
• Poista kohteet, jotka ovat vanhempia kuin: Valitse aikajakso, jonka jälkeen kansion kohteet arkistoidaan.
• Siirrä vanhat kohteet oletusarkistokansioon: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat siirtää kohteet oletuskansioon.
• Siirrä vanhat kohteet kohteeseen: Napsauta Selaa-painiketta ja valitse kansio, jos haluat tallentaa arkistoidut kohteet tiettyyn paikkaan.
• Poista vanhat kohteet pysyvästi: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat poistaa tämän kansion kohteita etkä arkistoida.

Arkistoinnin lisäksi toinen tapa poistaa räväkät automaattisesti on hyödyntää ohjattua sääntötoimintoa tietynlaisten sähköpostiviestien poistamiseen niiden saapuessa.

Outlookin Postilaatikon puhdistus -komennon suorittaminen

Postilaatikon puhdistuskomento on monikäyttöinen komento sähköpostiviestien etsimiseen, kohteiden arkistointiin, kohteiden poistamiseen ja vaihtoehtoisten versioiden poistamiseen. Käytä komentoa siirtymällä Tiedosto-välilehteen, valitsemalla Tiedot, napsauttamalla Työkalut-painiketta ja valitsemalla Postilaatikon puhdistus. Näet Mailbox Cleanup -valintaikkunan. Valintaikkuna tarjoaa nopean pääsyn näihin erilaisiin Outlook-tehtäviin :

• Kansioiden vietävän levytilan näkeminen: Napsauta Näytä postilaatikon koko -painiketta ja ota sitten muistiin kansioiden koot Kansion koko -valintaikkunassa.
• Kohteiden etsiminen: Valitse valintapainike, jos haluat etsiä kohteita, jotka ovat vanhoja kuin tietty määrä päiviä tai suurempia kuin tietty määrä kilotavuja, syötä päivien tai kilotavujen määrä ja napsauta Etsi-painiketta. Pääset Lisähaku-valintaikkunaan.
• Kohteiden arkistointi: arkistoi kansioissasi olevat kohteet napsauttamalla Automaattinen arkistointi -painiketta.
• Poistetut kohteet -kansion tyhjennys: Napsauta Tyhjennä-painiketta tyhjentääksesi Poistetut kohteet -kansion.
• Poista kohteiden kaikki vaihtoehtoiset versiot: Napsauta Poista, jos käytät sähköpostia Exchange Server -tilin kautta ja haluat poistaa vaihtoehtoisia versioita kohteista, jotka on luotu synkronoinnin aikana.

Postilaatikoiden tyhjentäminen.