Outlook-kansioiden arkistointi

Joissakin tapauksissa Outlook sijoittaa yli kuusi kuukautta vanhat sähköpostiviestit, tehtävät ja tapaamiset Arkisto-kansioon – erityinen kansio kohteille, jotka Outlookin mielestä ovat vanhentuneita tai säilymisen arvoisia. Outlook kutsuu lähettämään nämä kohteet Arkisto-kansioon automaattisen arkistoinnin . Outlook-arkistojen kohteet eivät kuitenkaan ole ikuisesti kadonneet. Voit vierailla niissä avaamalla Arkisto-kansion ja sen alikansiot kansioluettelosta. Outlook luo Arkisto-kansion ja sen alikansiot automaattisesti, kun arkistoit kohteita ensimmäisen kerran.

Voit päättää, miten ja milloin Outlook arkistoida kohteita. Kohteiden arkistointia varten määrität oletusarvoiset arkistointisäännöt, jotka koskevat kaikkia kansioita, ja jos kansio tarvitsee yksilöllistä huomiota (eli et halua sen olevan oletusarkistointisääntöjen alainen), voit määrittää sille erityisiä sääntöjä. kansio. Jokaisella kansiolla voi olla omat arkistointisäännöt tai niihin voi soveltaa oletussääntöjä.

Jos haluat kertoa Outlookille, kuinka vanhaa tavaraa arkistoidaan, aloita näyttämällä automaattinen arkistointi -valintaikkuna:

• Oletusarkistointisääntöjen määrittäminen: Valitse Työkalut –> Asetukset ja valitse Asetukset-valintaikkunassa Muu-välilehti. Napsauta Automaattinen arkistointi -painiketta.

• Sääntöjen määrittäminen tietylle kansiolle: Napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Ominaisuudet tai näytä kansio ja valitse Tiedosto -> Kansio -> Kansion nimen ominaisuudet. Valitse sitten Ominaisuudet-valintaikkunassa Automaattinen arkistointi -välilehti. (Koska Yhteystiedot-kansion kohteisiin ei ole yhdistetty päivämäärää, et voi arkistoida nimiä ja osoitteita automaattisesti.)

Neuvottele näistä vaihtoehdoista määrittääksesi oletusarkistointisäännöt:

• Suorita automaattinen arkistointi jokaisessa: Anna numero, joka kertoo Outlookille, kuinka usein kohteita arkistoidaan.

• Kehote ennen arkistoinnin suorittamista: Jos valitset tämän valintaruudun, näet viestiruudun ennen arkistoinnin alkamista ja voit halutessasi kieltäytyä arkistointista valitsemalla viestiruudusta Ei.

• Poista vanhentuneet kohteet (vain sähköpostikansiot): Valitse tämä valintaruutu, jos haluat poistaa kaikki sähköpostiviestit määräajan umpeuduttua.

• Arkistoi tai poista vanhat kohteet: poista tämän vaihtoehdon valinta, jos et halua arkistoida kohteita.

• Näytä arkistokansio kansioluettelossa: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat säilyttää Arkisto-kansion kansioluettelossa. Tämä kansio sisältää arkistoituja kohteita.

• Poista kohteet, jotka ovat vanhempia kuin: Valitse aikajakso, jonka jälkeen kohteet arkistoidaan.

• Siirrä vanhat kohteet kohteeseen: Napsauta Selaa-painiketta ja valitse kansio, jos haluat tallentaa arkistotiedoston tiettyyn paikkaan.

• Poista vanhat kohteet pysyvästi: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat poistaa vanhoja kohteita et arkistoida.

Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista määrittääksesi arkistointisäännöt tietylle kansiolle:

• Älä arkistoi tämän kansion kohteita: Valitse tämä vaihtoehto, jos kansiossa olevia kohteita ei kannata arkistoida.

• Arkistoi tämän kansion kohteet oletusasetusten avulla: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat jatkaa kansion oletusarkistointisääntöjä.

• Arkistoi tämä kansio käyttämällä näitä asetuksia: Valitse tämä vaihtoehto määrittääksesi kansion arkistointisäännöt.

• Poista kohteet, jotka ovat vanhempia kuin: Valitse aikajakso, jonka jälkeen kansion kohteet arkistoidaan.

• Siirrä vanhat kohteet kohteeseen: Napsauta Selaa-painiketta ja valitse kansio, jos haluat tallentaa arkistoidut kohteet tiettyyn paikkaan.

• Poista vanhat kohteet pysyvästi: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat poistaa tämän kansion kohteita etkä arkistoida.

Määräajoin kompakti tiedosto, johon voit tallentaa Outlook dataa kutistua tiedostoon ja saada enemmän tilaa kiintolevyllä. Pakkaa Outlook-datatiedosto seuraavasti:

1. Valitse Tiedosto –> Tietojen hallinta.

2. Valitse Outlook Data Files -valintaikkunasta Omat kansiot.

3. Napsauta Asetukset-painiketta.

Oma kansio -valintaikkuna tulee näkyviin.

4. Valitse Pakkaa nyt -painike.

Outlook-tiedoston pakkaaminen voi viedä aikaa, jos tiedosto on täynnä tietoja.