Outlook 2019 LuckyTemplates -huijauslehti

Sähköpostin lähettäminen ei ole koskaan ollut helpompaa kuin Outlook 2019:ssä. Huomaat tutun Ribbon-käyttöliittymän ja löydät edelleen kaikki Outlookin ominaisuudet, joista olet tullut rakastamaan – sekä joitain uusia. Käytä tätä kätevää huijauslehteä löytääksesi upeita vinkkejä ja pikanäppäimiä, joiden avulla saat kaiken irti Outlookista.

10 vinkkiä Outlook 2019:n sähköpostimoduulin käyttöön

Säädä sarakkeita ja ruutuja. Saapuneet-kansion ja muiden sähköpostien sijaintien sarakkeet ovat säädettävissä. Laajenna saraketta asettamalla hiiren osoitin kahden sarakkeen otsikon väliin ja vetämällä muuttaaksesi vasemmalla olevan sarakkeen leveyttä. Voit myös säätää navigointiruudun, postiluettelon ja lukuruutujen suhteellisia kokoja. aseta hiiren osoitin ruutujen välisen jakajan päälle ja vedä.

Valitse näkyvät sarakkeet. Voit mukauttaa sähköpostikansioissasi näkyviä sarakkeita. Napsauta Näytä-välilehdellä Lisää sarakkeita päästäksesi Näytä sarakkeet -valintaikkunaan ja lisää tai poista sarakkeita sieltä.

Avaa viesti omassa ikkunassaan. Viestin lukeminen lukuruudussa on joskus hyvä asia, mutta toisinaan saatat haluta nähdä viestin suuremmassa tilassa. Kaksoisnapsauta viestiä avataksesi sen uudessa ikkunassa tai valitse se ja napsauta sitten Näytä-välilehdellä Avaa uudessa ikkunassa.

Sulje kaikki avoimet kohteet. Tässä on pikakuvake, kun sinulla on useita erilaisia ​​viestejä tai muita kohteita avoinna kerralla. Sulje ne kaikki yhdellä iskulla napsauttamalla Näytä-välilehdellä Sulje kaikki kohteet.

Ryhmittele viestit keskustelun mukaan. Jos aiheesta on tullut paljon edestakaisin viestejä, näet helposti kaikki aiheeseen liittyvät viestit kerralla. Valitse Näytä-välilehdessä Näytä keskusteluina -valintaruutu ja napsauta Tämä kansio. Käytä sitten Keskusteluasetukset-painikkeen avattavaa valikkoa hienosäädäksesi keskusteluketjujen ulkoasua.

Käytä katselun lisäasetuksia. Mail-moduulin näkymää voi säätää useammilla tavoilla kuin olet todennäköisesti kuvitellut. Pääset niihin avaamalla Näytä-välilehdellä Järjestelyryhmän galleria ja valitsemalla sen valikosta Näytä asetukset. Näkymän lisäasetukset -valintaikkuna avautuu. Täältä voit käyttää sarakkeita, ryhmiä, lajittelusuodatusta, ehdollista muotoilua ja paljon muuta.

Valitse suosikkikansiot. Saat kansion pikakuvakkeen näkyviin Mail-moduulin navigointiruudun yläreunassa olevaan Suosikit-alueeseen vetämällä ja pudottamalla sen sinne navigointiruudun alaosasta. Voit myös napsauttaa kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valita Näytä suosikeissa.

Suodata sähköposti. Oletko koskaan yrittänyt selata Saapuneet-kansiota etsiessäsi tietyn lipun tai luokan viestejä tai liitteitä? Voit napsauttaa Etusivu-välilehdellä Suodata sähköpostit ja valita sitten kriteerin, jonka mukaan suodatetaan nopeasti. Jos esimerkiksi valitset Liitteet, näet vain viestit, jotka sisältävät liitteitä. Voit myös suodattaa kirjoittamalla hakusanan tai lauseen postituslistan yläpuolella olevaan Hae nykyistä postilaatikkoa -ruutuun.

Vastaa toimituspyyntöihin tai lue kuitit. Joidenkin viestien mukana tulee pyyntö vahvistaa, että olet vastaanottanut tai lukenut ne. Jotkut ihmiset pitävät tätä hyödyllisenä; toisten mielestä se on häiritsevää tai töykeää. Voit määrittää mieltymyksesi sen suhteen, mitä tapahtuu, kun saat tällaisen pyynnön. Valitse Tiedosto, Asetukset, napsauta Mail ja vieritä alas Seuranta-osioon. Valitse kaikista vastaanotetuista viesteistä, jotka sisältävät lukukuittauspyynnön -osiossa valintasi: Lähetä aina lukukuittaus, älä koskaan lähetä sitä tai kysy joka kerta.

Käytä paperitavaraa. Outlookin Paperi-ominaisuus ei ole hyvä yrityksille, koska se lisää viestiin tarpeetonta grafiikkaa ja useimmat liikemiehet pitävät sitä epäammattimaisena. Mutta henkilökohtaiseen käyttöön se voi lisätä hauskaa, oikoista kosketusta. Valitse Tiedosto, Asetukset ja napsauta Mail. Napsauta Paperi ja kirjasimet ja määritä sitten paperitarvikkeet Allekirjoitukset ja paperit -valintaikkunassa. Aloita teemalla napsauttamalla Teema-painiketta. Teeman määrittämisen jälkeen, kun kirjoitat uutta viestiä, varmista, että Muotoile tekstiä -välilehdellä on valittuna HTML, koska paperitarvikkeet toimivat vain HTML-muotoiltujen viestien kanssa.

10 vinkkiä Outlook 2019:n kalenterimoduulin käyttöön

Muuta oletusmuistutusääntä. Kun muistutus tulee näkyviin, kuulet äänen (jos ääni on tietysti päällä). Oletusarvoisesti se on Outlookin mukana tuleva ääni, jonka nimi on muistutus.wav. Voit vaihtaa toiseen ääneen. Valitse Tiedosto, Asetukset, napsauta Lisäasetukset ja napsauta Muistutukset-osiossa Selaa-painiketta ja valitse toinen äänitiedosto.

Toista muistutukset. Jos suljet vahingossa Muistutukset-ikkunan, voit avata sen uudelleen. Napsauta Näytä-välilehden Ikkuna-ryhmässä Muistutukset-ikkuna.

Lisää lomat kalenteriin. Milloin on pääsiäinen ensi vuonna? Kiitospäivä? Outlook tietää. Mutta se ei kerro sinulle, ellet kysy. Outlook ei näytä lomapäiviä oletuksena kalentereissa, koska ne ovat paikkakuntakohtaisia. Voit kuitenkin lisätä niitä, jos haluat. Valitse Tiedosto, Asetukset ja napsauta Kalenteri ja napsauta sitten Kalenteriasetukset-osiossa Lisää lomapäiviä. Valitse maa, jossa olet, ja napsauta OK.

Tee kopio kalenterista. Jos haluat kopioida kalenterin, napsauta Kansio-välilehden Kopioi kalenteri -painiketta. Valitse sitten kopion paikka. Voit tehdä tämän aloittaaksesi uuden kalenterin, joka sisältää kaikki pääkalenterisi kohteet lähtökohtana, ja lisätä tai poistaa sen kohteita ja jakaa sen muiden kanssa.

Työskentele useiden aikavyöhykkeiden kanssa. Voit määrittää lisää aikavyöhykkeitä ja määrittää niille merkityksellisiä tunnisteita, jotka voivat auttaa sinua aikataulutuksessa. Valitse Tiedosto, Asetukset, napsauta Kalenteri ja kirjoita Aikavyöhykkeet-osioon pääaikavyöhykkeesi tunniste ja valitse vyöhyke. Voit valita Näytä toinen aikavyöhyke ja Näytä kolmas aikavyöhyke -valintaruudut ja merkitä ne myös.

Muuta kalenterin väriä. Jokaisen kalenterin välilehti, otsikot ja kohteet käyttävät eri väriä, joten voit erottaa ne toisistaan, jos tarkastelet useampaa kuin yhtä kalenteria kerralla. Voit muuttaa kalenterin väriä napsauttamalla sen välilehteä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Väri ja valitsemalla värin. Voit myös näyttää kalenterin ja napsauttaa Näytä-välilehdellä Väri-painiketta.

Säädä aika-asteikkoa. Kalenterinäkymissä, joissa näet yksittäisiä aikoja, kuten päivä ja viikko, voit muuttaa aika-asteikkoa kalenterin tiivistämiseksi tai laajentamiseksi. Napsauta Näytä-välilehdellä Aika-asteikko ja valitse sitten aikaväli, jota kalenterin jokaisen rivin tulee edustaa.

Aseta työajat. Oletusarvoisesti Outlook pitää "työaikana" maanantaista perjantaihin klo 9.00–18.00 ja sunnuntain viikon ensimmäisenä päivänä. Voit muuttaa sitä eri vuorojen ja aikataulujen mukaan. Valitse Tiedosto, Asetukset ja napsauta Kalenteri ja muuta sitten Työaika-osan asetuksia.

Näytä sää tai älä. Oletko huomannut, että Outlook näyttää paikallisen sääsi kalenterin yläosassa? Jos et pidä siitä, voit sammuttaa sen. (Voit myös vaihtaa sen välillä Fahrenheit ja Celsius.) Valitse Tiedosto, Asetukset, napsauta Kalenteri ja valitse tai tyhjennä Sää-osiossa Näytä sää kalenterissa ja valitse lämpötila-asteikko.

Käynnistä Outlook kalenterissa. Oletusarvoisesti Outlook käynnistyy Saapuneet-kansiossa. Aloita sen sijaan Kalenteri-moduulissa valitsemalla Tiedosto, Asetukset ja napsauttamalla Lisäasetukset. Napsauta Outlookin Käynnistä ja lopeta -osiossa Selaa ja napsauta sitten Kalenteri.

10 vinkkiä Outlook 2019:n People-moduulin käyttöön

Määritä henkilön nimen osat. Kun luot uuden yhteystiedon, koko nimi -ruutuun kirjoittamasi nimi jäsennetään automaattisesti erillisiin kenttiin otsikolle, etunimelle, keskimmäiselle, sukulaiselle ja jälkiliitteelle. Outlook ei aina tee tätä täydellistä työtä. Voit avata valintaikkunan kunkin tiedon syöttämiseksi napsauttamalla Koko nimi -painiketta, kun luot uutta yhteystietoa.

Aseta tiedostojärjestys. Yhteyshenkilön Tiedosto nimellä -asetus määrittää sen järjestyksen yhteystietojen aakkosjärjestyksessä. Oletuksena se on sukunimi, etunimi, mutta voit muuttaa sen. Voit esimerkiksi haluta, että yritys näkyy yrityksen nimellä, ei yhteyshenkilösi sukunimellä. Aseta Tiedosto nimellä -asetus yksittäiselle yhteyshenkilölle sen tietueessa kaksoisnapsauttamalla sitä Ihmiset-sovelluksessa ja muuttamalla sen Tiedosto nimellä -asetusta näkyviin tulevassa ikkunassa.

Suunnittele käyntikortin asettelu. Käyntikorttinäkymässä näkyvää oletuskorttimallia voidaan muokata. Avaa yhteystieto omassa ikkunassaan ja napsauta sitten Yhteystiedot-välilehdellä Käyntikortti-painiketta ja muokkaa sitten kortin ulkoasua ja sen sisältämiä kenttiä Muokkaa käyntikorttia -valintaikkunassa.

Käytä enemmän kenttiä. Kentät, jotka näkyvät oletuksena yhteystiedolle, kun avaat sen omassa ikkunassaan, ovat vain osa käytettävissä olevista kentistä. Jos haluat nähdä lisää kenttiä, avaa yhteystieto ja napsauta sitten Yhteystiedot-välilehdellä Tiedot. Joitakin lisäkenttiä ovat lempinimi, johtajan nimi, puoliso/kumppani, syntymäpäivä ja vuosipäivä.

Aloita uusi yhteystieto olemassa olevan perusteella. Jos sinulla on useita yhteyshenkilöitä, jotka kaikki työskentelevät samassa yrityksessä, monet kentät ovat todennäköisesti samat heille, kuten postiosoite ja verkkosivun osoite. Voit säästää aikaa perustamalla uuden yhteystiedon olemassa olevan perusteella. Avaa olemassa oleva yhteystieto omassa ikkunassaan ja napsauta sitten Yhteystiedot-välilehdellä Tallenna ja uusi -painikkeen alaosaa, jolloin valikko tulee näkyviin. Valitse tästä valikosta Yhteystiedot samasta yrityksestä.

Lisää muuta kuin tekstisisältöä yhteystietoihin. Avaa yhteystieto omassa ikkunassaan ja napsauta sitten Muistiinpanot-aluetta. Lisää-välilehdellä on monia vaihtoehtoja sisällölle, jonka voit lisätä Muistiinpanot-alueelle, mukaan lukien kuvat, muodot, kuvakkeet, kaaviot, SmartArt, yhtälöt, symbolit ja WordArt.

Merkitse yhteystieto yksityiseksi. Ehkä sinulla on yhteystietoluettelossasi yhteystietoja, joita et halua jakaa. Jos haluat sulkea tietyn yhteystiedon jakamisen ulkopuolelle, avaa yhteystieto omassa ikkunassaan ja napsauta Yhteystiedot-välilehdellä Yksityinen.

Tarkastele jonkun muun jaettuja yhteystietoja. Voit jakaa yhteystietosi Koti-välilehden Jaa yhteystiedot -painikkeella. Jos haluat tarkastella jonkun muun jaettuja yhteystietoja, napsauta Avaa jaetut yhteystiedot -painiketta (Koti-välilehdellä) ja napsauta sitten Nimi-painiketta ja valitse henkilö, jonka yhteystiedot haluat nähdä. Jos kyseinen henkilö on jakanut Yhteystiedot-kansionsa, voit selata sitä (miinus kaikki ne, jotka hän on merkinnyt yksityisiksi). Ilmeisesti tämä toimii parhaiten yritysympäristössä, jossa kaikki ovat samalla sähköposti- tai SharePoint-palvelimella.

Tarkista päällekkäiset yhteystiedot. Eikö olisi mukavaa, jos Outlook kertoisi sinulle, jos yrität luoda uuden yhteyshenkilön jollekulle, joka on jo luettelossasi? Voit saada sen tapahtumaan. Valitse Tiedosto, Asetukset ja napsauta Ihmiset. Valitse Nimet ja arkistointi -osiossa Tarkista kaksoiskappaleet tallennettaessa uusia yhteystietoja -valintaruutu.

Luo uusi näkymä. Avaa Koti-välilehdellä Nykyinen näkymä -galleria ja valitse Hallitse näkymiä. Sieltä voit luoda oman mukautetun näkymän. Aloita valitsemalla olemassa oleva näkymä ja napsauttamalla Kopioi. Valitse sitten kopio ja napsauta Muokkaa. Uusi näkymäsi näkyy nykyisessä näkymägalleriassa vakionäkymien, kuten käyntikortti-, puhelin- ja luettelonäkymien rinnalla.

5 vinkkiä Outlook 2019:n muistiinpanomoduulin käyttöön

Muuta muistiinpanojen värejä. Muistilappujen ei tarvitse olla keltaisia. Muuta muistiinpanon väriä muuttamalla sen luokkaa. Valitse se ja napsauta sitten Aloitus-välilehdellä Luokittele ja valitse eri väri. Tämä muuttaa muistiinpanon väriä kuvakenäkymässä ja kaikissa muissa näkymissä, joissa se näkyy värillisenä tarralapuna.

Lähetä muistiinpano eteenpäin. Jos haluat lähettää muistiinpanon jollekin toiselle sähköpostitse, valitse muistiinpano ja napsauta Aloitus-välilehdellä Lähetä edelleen. Osoita sitten ja lähetä sähköposti tavalliseen tapaan. Jos vastaanottajalla on Outlook, hän voi avata ja tarkastella muistiinpanoa.

Lajittele ja suodata nykyinen Notes-näkymä. Voit muuttaa tapaa, jolla muistiinpanot näkyvät, muokkaamalla näkymää, kuten muissakin moduuleissa. Avaa Etusivu-välilehdellä Nykyinen näkymä -ryhmän galleria ja valitse Hallitse näkymiä. Valitse Nykyiset näkymän asetukset ja napsauta sitten Muokkaa. Napsauta Lajittele muuttaaksesi lajittelujärjestystä tai Suodata suodattaaksesi luettelon. Napsauta Palauta nykyinen näkymä, jos muutat mieltäsi muutoksista.

Suurenna tai pienennä muistiinpanoja. Kun tarkastelet muistiinpanoja kuvakenäkymässä, napsauta Näytä-välilehdellä Suuret kuvakkeet tai Pienet kuvakkeet vaihtaaksesi kahden vaihtoehdon välillä. (Mutta varoita: et aio pitää Pienet kuvakkeet -näkymästä. Se on sotkuinen ja menetät kuvakkeiden värit.) Luettelonäkymä, joka on saatavana myös Näytä-välilehdestä, näyttää muistiinpanot yhden sarakkeen luettelona.

Muuta avoimen muistiinpanon kokoa. Kun kaksoisnapsautat muistiinpanoa, se avautuu omaan muistilappuikkunaansa. Voit muuttaa sen kokoa vetämällä tämän ikkunan kulmaa, jotta näet enemmän muistiinpanoa vierittämättä (jos se on pitkä nuotti).

3 vinkkiä Outlook 2019 -tiedostojen hallintaan

Arkistoi vanhat tiedot. Datatiedostot voivat kasvaa nopeasti gigatavuiksi. Ajan mittaan suuri datatiedosto voi muuttua raskaaksi, mikä saa Outlookin käynnistymään ja sammumaan hitaammin. Voit halutessasi arkistoida vanhat viestit ja kohteet erilliseen tiedostoon, jota voit käyttää tarvittaessa. Jos haluat arkistoida tiedostoja, napsauta Tiedosto ja napsauta sitten Työkalut-painiketta. Napsauta Puhdista vanhat kohteet. Valitse arkistoitavat kansiot ja aseta sitten päivämääräkynnys Arkistoi kohteet vanhempia kuin -ruutuun. Valitse arkistotiedoston sijainti tai hyväksy oletussijainti (joka on sama sijainti kuin pääasiallinen Outlook-datatiedostosi, mutta jonka nimi on Arkisto).

Siivoa postilaatikkosi. Postilaatikon puhdistaminen on edistyneempi ja osallisempi kuin yksinkertainen arkistointi. Postilaatikon siivoustoiminnolla voit etsiä tiettyä päivää vanhempia tai tiettyä kilotavua suurempia kohteita. Voit käyttää AutoArchivea automatisoidaksesi arkistointiprosessin ja voit tyhjentää Poistetut kohteet -kansion. Aloita napsauttamalla Tiedosto, valitsemalla Työkalut ja napsauttamalla Postilaatikon puhdistus.

Jaa Outlook muiden käyttäjien kanssa.Kun jaat tietokoneen ja jokaisella henkilöllä on oma Windows-kirjautumisensa, sinun ei tarvitse huolehtia Outlookin risteyksestä. Kun jokainen teistä käyttää Outlookia, saat oman yksityisen postilaatikon ja datatiedoston. Mutta jos kahdella tai useammalla henkilöllä on sama kirjautuminen, heidän ei välttämättä tarvitse jakaa yhtä Outlook-tietojoukkoa. Avain yksityisyyteen tässä tapauksessa on luoda lisää profiileja Outlookissa. Napsauta Tiedosto, napsauta Tilin asetukset ja napsauta Hallitse profiileja. Luo uusi profiili Sähköposti-valintaikkunassa napsauttamalla Lisää ja täyttämällä pyydetyt tiedot. Tämän jälkeen voit valita Sähköposti-valintaikkunassa Kysy käytettävää profiilia, jos haluat Outlookin kysyvän, kuka käyttäjä ladataan aina, kun se avautuu. Vaihtoehtoisesti voit valita Käytä aina tätä profiilia ja valita sitten käytettävän profiilin. Voit vaihtaa profiilia, jos et ole pyytänyt Outlookia kehottamaan sinua käynnistyksen yhteydessä, valitsemalla Tiedosto, Tilin asetukset, Muuta profiilia. Outlook käynnistyy uudelleen ja kysyy, mikä profiili ladataan.

Outlook 2019:n pikanäppäimet

Voit suorittaa jotkin tehtävät paljon nopeammin käyttämällä pikanäppäimiä. Seuraavat taulukot tarjoavat käteviä pikanäppäimiä, jotka auttavat sinua olemaan tehokkaampia.