Outlook 2013 osoitekirjat

Outlook 2013 käyttää edelleen useita erilaisia ​​osoitekirjoja, jotka ovat todella osa Microsoft Exchange Serveriä. Osoitekirjoissa on useita erillisiä, itsenäisiä luetteloita nimistä ja sähköpostiosoitteista - se on melko hämmentävää. Microsoft yksinkertaisti osoitekirjojen käsittelyä Outlook 2002:ssa ja sitä uudemmissa versioissa, mutta se ei auta, jos käytät Outlookia suuressa yritysverkossa.

Outlookin yhteystietoluettelo (mikä näet, kun napsautat navigointipalkin Yhteystiedot-painiketta) sisältää kaikenlaisia ​​henkilökohtaisia ​​tietoja, kun taas Osoitekirja (mikä näet, kun napsautat uuden viestin Vastaanottaja-painiketta) keskittyy vain esim. -postiosoitteet.

Osoitekirja voi myös käsitellä yksityiskohtia, jotka liittyvät viestien lähettämiseen yrityksesi sähköpostijärjestelmässä oleville ihmisille, varsinkin jos järjestelmä on Microsoft Exchange Server.

Tässä on lukuisten osoitekirjojen alaraja:

• Yleinen osoiteluettelo: Jos käytät Outlookia yritysverkossa, yleisessä osoiteluettelossa, jota järjestelmänvalvojasi ylläpitää, on yleensä kaikkien yrityksesi työntekijöiden nimet ja sähköpostiosoitteet. Yleisen osoiteluettelon avulla voit lähettää sähköpostiviestin kenelle tahansa yrityksessäsi ilman, että sinun tarvitsee etsiä sähköpostiosoitetta.

• Yhteystietojen osoitekirja: Yhteystietojen osoitekirja on yhteystietoluettelon sähköpostiosoitteet. Outlook täyttää automaattisesti Yhteystietojen osoitekirjan, jotta voit helposti lisätä ihmisiä lähettämääsi viestiin, kun napsautat Vastaanottaja-painiketta.

• Muut osoitekirjat: Jos luot kansioita Outlook-yhteystiedoille, myös näistä kansioista tulee erillisiä osoitekirjoja. Järjestelmänvalvojasi voi myös luoda lisää osoitekirjoja, ja jos yhdistät Outlookin palveluihin, kuten LinkedIn, LinkedIn-yhteystietosi voivat myös näkyä erillisenä osoitekirjana.

Jos olet onnekas, et koskaan näe osoitekirjaa. Kaikkien kaikkien niiden ihmisten osoitteet, joille lähetät sähköpostia, on listattu yleisessä osoiteluettelossa, jota joku muu ylläpitää, esimerkiksi yritysverkossa. Näissä olosuhteissa Outlook on unelma.

Sinun ei yleensä tarvitse tietää, mikä osoitekirja on – kirjoitat vain sähköpostilla lähettämäsi henkilön nimen viestin Vastaanottaja-ruutuun. Outlook tarkistaa nimen oikeinkirjoituksen ja huolehtii viestin lähettämisestä. Voisit vannoa, että tietokoneesi sisällä asuu pieni meedio, joka tietää juuri mitä tarvitset.

Ellei Bob-setäsi työskentele yrityksessäsi tai ole vakituinen asiakas, on kuitenkin kyseenalaista, löytyykö hänen sähköpostiosoitteensa Global Address -luettelosta.

Epäoptimaalisissa olosuhteissa, kun yrität lähettää viestin, Outlook joko valittaa, että se ei tiedä, miten viesti lähetetään, tai ei ymmärrä kenestä puhut. Sitten sinun täytyy sotkea osoite.

Tämä tilanne tapahtuu vain, kun osoite ei ole jossakin osoitekirjassa tai se ei ole Outlookin ymmärtämässä muodossa. Näissä tapauksissa sinun on joko syötettävä koko osoite manuaalisesti tai lisättävä vastaanottajan nimi ja osoite yhteystietoluetteloosi.