Outlook 2007 -viestien järjestäminen

Kukaan saa hieman hieman sähköpostin enää. Jos saat yhden viestin, saat niitä paljon. Onneksi Outlook 2007 tarjoaa sinulle joukon erilaisia ​​tapoja järjestää tämä viestisotku, jotta sinulla on taisteleva mahdollisuus selvittää, mikä on tärkeää ja mikä voi odottaa.

Kun Outlook on asetettu näyttämään lukuruutu näytön oikealla puolella (valitse Näytä -> Lukuruutu -> Oikea), näet kaksi painiketta viestiluettelon yläosassa:

• Järjestyspainike: Tämä vasemmanpuoleisin painike kuvaa järjestelmää, jota Outlook käyttää viestien järjestämiseen.

• Yksityiskohta-painike: Järjestäjä-painikkeen oikealla puolella on toinen painike, jonka tarra sisältää tietoja Outlookin tällä hetkellä käyttämästä järjestelystä. (Jos viestisi on esimerkiksi tällä hetkellä järjestetty päivämäärän mukaan, oikealla oleva painike sanoo joko Uusin ylhäällä tai Vanhin ylhäällä.)

Voit muuttaa tapaa, jolla Outlook järjestää viestisi, napsauttamalla Järjestäjä-painiketta, jolloin näkyviin tulee pikavalikko kaikista käytettävissä olevista järjestelyistä.

Nämä ovat Outlookin tarjoamat järjestelyt:

• Päivämäärä: Yleisin tapa järjestää viestit on päivämäärän mukaan. Kun otat Outlookin käyttöön ensimmäisen kerran, viestisi järjestetään näin. Napsauta oikealla olevaa painiketta vaihtaaksesi uusimpien viestien yläpuolella ja vanhimpien viestien välillä.

• Keskustelu: Tämä järjestely ryhmittelee samaa aihetta koskevat viestit yhteen. Jos olet vaihtanut jonkun kanssa viestejä tietystä projektista tai ideasta, voit valita keskustelujärjestelyn seurataksesi keskustelun säiettä.

• Lähettäjä: Kuten arvata saattaa, tämä järjestely järjestää viestikokoelmasi henkilön mukaan, jolta viesti on lähetetty.

• Vastaanottaja: Suurin osa vastaanottamistasi viesteistä on osoitettu sinulle, mutta ei aina. Joskus saat viestejä, jotka on osoitettu henkilöluetteloon, joten nimesi ei näy viestin Vastaanottaja-rivillä. Tämä järjestely erottaa viestisi sen mukaan, onko nimesi jokaisen viestin Vastaanottaja-rivillä.

• Kansio: Kun tarkastelet viestejä Haku-kansiossa, katsomasi viestit voivat itse asiassa sijaita useissa eri kansioissa. Jos haluat tietää tarkalleen, mikä kansio sisältää kunkin viestin, käytä Kansiojärjestelyä.

• Kun tarkastelet Saapuneet-kansiota, kansiojärjestely ei ole käytettävissä. se on vain hakukansioille.

• Koko: Jotkut sähköpostiviestit sisältävät valokuvia, musiikkia ja kaikenlaisia ​​painavia tiedostoja, jotka voivat todella tukkia yrityksesi sähköpostipalvelimet. Joten kun järjestelmänvalvojasi pyytää sinua harventamaan Saapuneet-kansiota, käytä tätä ominaisuutta tunnistaaksesi ja poistaaksesi eniten ylipainoisia viestejä.

• Aihe: Tämä järjestely yhdistää viestit, joilla on sama aihe.

• Tyyppi: Kaikki postilaatikkoosi saapuvat viestit eivät ole yksinkertaisia ​​viestejä. saatat saada myös kokouskutsuja, tehtäväpyyntöjä ja kaikenlaisia ​​muita kohteita. Kun haluat erottaa viestit kokouspyynnöistä, vaihda Tyyppi-järjestelyyn.

• Liite: Kun siirryt Saapuneet-kansioon, et ehkä etsi viestiä, saatat etsiä liitettä. Järjestämällä viestisi liitteenä voit tutkia ensin todennäköisimpiä epäiltyjä.

• Sähköpostitilit: Joskus haluat tietää, mikä viesti tuli mistä osoitteesta tai mitä viestejä lähetit tiettyyn osoitteeseen. Tällä järjestelyllä Outlook näyttää sinulle vain sinua kiinnostavien tilien viestit.

• Jos haluat nähdä vain yhteen osoitteeseen lähetetyt viestit, valitse Sähköpostitilit-järjestely ja napsauta sitten miinusmerkkiä (–) niiden tilien nimien vieressä, joita et halua nähdä.

• Tärkeys: Kun haluat nähdä tärkeäksi merkityt viestit ensin, käytä tätä järjestelyä.

• Luokat: Voit määrittää luokkia mille tahansa lähettämällesi viestille, ja joskus muut ihmiset voivat määrittää luokkia sinulle lähettämilleen viesteille. Jos haluat nähdä, mikä viesti kuuluu mihinkin luokkaan, käytä Luokat-järjestelyä.

• Saatavuus: Saatavuus-asetus on tarkoitettu ihmisille, jotka käyttävät kannettavaa tietokonetta yritysverkossa Microsoft Exchangen kanssa. Voit määrittää Exchangen lähettämään vain aiheen, päivämäärän ja lähettäjän nimen jokaisesta sähköpostiviestistä, ei viestin pääosaa. Kunnes napsautat viestiä lukeaksesi sen, loput viestistä jää takaisin kotitoimiston päätietokoneeseen. Viestit, joihin pääset kokonaisuudessaan, katsotaan saataville.