Outlook 2007 -sähköpostimuodot: HTML, pelkkä teksti ja muotoiltu teksti

Microsoft Outlook 2007 tarjoaa kolme muotoa sähköpostiviestien lähettämiseen: HTML, pelkkä teksti ja rich text. Tässä on katsaus erilaisten Outlook-sähköpostimuotojen edut ja haitat sekä joitain helppoja tapoja muuttaa niitä.

Microsoft Outlook 2007 -sähköpostimuotoja on kolmea erilaista:

• HTML-muoto: Nykyään lähes kaikki sähköpostit välitetään HTML-muodossa, samassa muodossa, jolla verkkosivut tehdään. Jos HTML on oletusmuoto, jota käytät viestien luomiseen Outlookissa – ja se on, ellet ole muuttanut oletusasetuksia – lähettämäsi sähköpostiviestit ovat itse asiassa pieniä Web-sivuja. HTML tarjoaa sinulle eniten mahdollisuuksia tekstin ja grafiikan muotoiluun. HTML-muodossa voit sijoittaa kuvia sähköpostiviestin runkoon, käyttää taustateemaa ja tehdä monia hienostuneita muotoilutemppuja.

• HTML-muodolla on kuitenkin osuutensa halventajia. Ensinnäkin viestit ovat suurempia, koska ne sisältävät kehittyneitä muotoiluohjeita, ja koska ne ovat suurempia, niiden lähettäminen Internetin kautta kestää kauemmin. Jotkut sähköpostitilit varaavat kiinteän määrän levytilaa saapuville sähköpostiviesteille ja hylkäävät viestit, kun levytilan varaus on täynnä. Koska HTML-viestit ovat suurempia kuin muut sähköpostiviestit, ne täyttävät levytilan nopeammin. Lopuksi, jotkin sähköpostiohjelmistot eivät pysty käsittelemään HTML-viestejä. Tässä ohjelmistossa viestit muunnetaan vain tekstimuotoon.

• Pelkkä teksti -muoto: Pelkkä teksti -muodossa lähetetään vain kirjaimia ja numeroita. Muoto ei salli sinun muotoilla tekstiä tai tasata kappaleita millään tavalla, mutta voit olla varma, että viestin vastaanottaja voi lukea sen juuri sellaisena kuin kirjoitit sen.

• Rich text -muoto: Rich text -muoto on Microsoftin sähköpostiohjelmiston oma. Huomaa, että vain Outlookia ja Outlook Expressiä käyttävät ihmiset voivat nähdä muotoiltuja tekstimuotoja. Jos sähköpostiviestien tekstin muotoilu on sinulle tärkeää, valitse HTML-muoto, koska useammat ihmiset voivat lukea viestejäsi.

Kun joku lähettää sinulle sähköpostiviestin, voit selvittää, missä muodossa se lähetettiin, katsomalla otsikkopalkkia, jossa HTML, Pelkkä teksti tai Rich Text näkyy suluissa viestin aiheen jälkeen. Outlook on tarpeeksi älykäs lähettämään viestejä HTML-, pelkkä teksti- tai rich text -muodossa, kun vastaat viestiin, joka on lähetetty sinulle kyseisessä muodossa.

Noudata näitä ohjeita, jos sinun on muutettava muotoa, jossa sähköpostiviestisi lähetetään:

• Oletusmuodon muuttaminen: Valitse Työkalut –> Asetukset ja valitse Asetukset-valintaikkunassa Sähköpostin muoto -välilehti. Valitse avattavasta Kirjoita tässä viestimuodossa -luettelosta HTML, Pelkkä teksti tai Rich Text.

• Yhden sähköpostiviestin muodon muuttaminen: Napsauta Viesti-ikkunassa Asetukset-välilehteä. Napsauta sitten Pelkkä teksti-, HTML- tai Rich Text -painiketta.

• Käytä aina vain pelkkää tekstiä tai muotoiltua tekstimuotoa yhteystiedon kanssa: Välttääksesi lähettämisen HTML-muodossa yhteystiedon kanssa, aloita Yhteystiedot-kansiosta, kaksoisnapsauta yhteystiedon nimeä ja kaksoisnapsauta Yhteystiedot-lomakkeessa yhteystiedon sähköpostiosoitetta. . Näet Sähköpostin ominaisuudet -valintaikkunan. Valitse avattavasta Internet-muoto-luettelosta Lähetä pelkkä teksti tai Lähetä Outlookin Rich Text -muodossa.