Outlook 2003: Business Contact Manager

Business Contact Manager (BCM) versio 2.0 on ilmainen apuohjelma Outlook 2003:een Office Professional- ja Small Business -versioissa. Se on loistava työkalu, jos osaat käyttää sitä hyödyksesi ja voitat sen kaksi päärajoitusta:

• BCM:n vanhemmat versiot toimivat erillisinä yksiköinä, jotka eivät salli jakamista useiden käyttäjien kesken. BCM:n päivittäminen versioon 2.0 mahdollistaa tietokannan jakamisen useiden käyttäjien kesken. Jos käytät vanhempaa versiota, siirry verkkoon, valitse Outlookin työkalupalkista Ohje, valitse Tarkista päivitykset ja päivitä järjestelmä noudattamalla ohjeita.

• BCM:n jakamisominaisuuksien käyttäminen edellyttää, että Outlook-ohjelmasi on asennettu Windows XP Professional -tietokoneeseen. BCM:ää ei jaeta Windows XP Home Editionissa.

• Tuote- ja palvelutuoteluettelossa on kiinteä muoto, jossa on käytettävissä vain kolme kenttää tietojen tuomiseksi myynti- ja kirjanpitojärjestelmästäsi. Sinun on mukautettava kentät yritysjärjestelmästäsi niin, että ne sopivat kolmeen tuontikenttään: Tuotteen nimi, Kuvaus ja Yksikköhinta, mikä rajoittaa palveluiden ja tuotteiden lainaustapaa. Saman tuotteen mainitseminen yhtenä yksikkönä, yhtenä laatikkona tai yhtenä säiliönä tarkoittaa, että sinun on avattava yksi rivikohta pakkausta kohti. Et voi tuoda nykyisiä varastomääriäsi, koska BCM ei tuo määräkenttiä.

• Jotta sama tuote olisi saman rivin eri pakkauksissa, sinun on määritettävä yksikkömääräsi merkitys, olipa kyseessä 1 shampoopullo tai 12 shampoopulloa sisältävä laatikko. Jokaisen nimikkeen, kuvauksen ja yksikköhinnan mukauttaminen palvelua, projektia tai tuotetta varten on haaste BCM:n käyttämiselle missä tahansa liiketoiminnassa.

Oletetaan esimerkiksi, että Daisy työskentelee tietokone- ja ohjelmistohuoltoyrityksessä ja saa tarjouspyynnön uuden BCM 2.0:n asentamisesta ja jakamisesta viiteen työasemaan. Hän kirjoittaa yksityiskohtaisen ehdotuksen, joka sisältää vähimmäisvaatimukset, kuten Windows XP Professional -työaseman, joka jakaa tietokannan, ja arvioi palvelunsa tuntimäärän. Hän luo uuden kohteen tallentaakseen tämän ehdotuksen:

Palvelutarjous asennusohjelmistolle

Kohteen nimi: Ohjelmiston asennus

Kuvaus: BCM 2.0 jaettu 5 työasemassa

Määrä: 1 palvelu

Hinta : 120,00

Daisy käyttää Nimikkeen nimi -kenttää palvelun määrittämiseen ja Kuvaus-kenttää vaadittujen tietojen luetteloimiseen. Hän myös linkittää ehdotuksen tiedostona Mahdollisuushistorian kohteissa. Mukauttamalla hänen palvelunsa tuote- ja palveluluetteloon, voit soveltaa Daisyn ideaa missä tahansa liiketoiminnassa.

Lisäksi sanotaan, että Mark työskentelee lakitoimistossa ja uusi asiakas pyytää tarjouksen yrityksen lakiasioiden hoitamisesta. Hän kirjoittaa ehdotuksen, jossa selvitetään, mitä hänen toimistopalvelunsa kattavat, ja lähettää sen 250 dollarina tunnissa, arvioiden kymmenen tuntia palvelua kuukaudessa. Hän arvioi ehdotuksen olevan 120 tuntia vuodessa ja muotoilee sen seuraavasti:

Palvelutarjous Markin lakipalveluille

Kohteen nimi: Oikeudellinen tuki

Kuvaus: Yritysoikeudellinen tukisopimus 10h/kk

Määrä: 120

Yhteensä: 30 000 dollaria

Samoin kosmetologian klinikka voi luoda tuote- ja palveluluettelon Botox-ihonhoitosovelluksiin ja laserihonhoitopalveluihin samalla tavalla kuin lakitoimisto tai tietokonepalvelu.

Olitpa sitten kaupassa tai pienellä toimialalla, voit muokata tuoteluetteloasi sopimaan BCM:n käytettävissä oleviin kenttiin edellä olevien esimerkkien avulla.