Ota huomioon MS Access -tietokantaa suunnitellessa

Access-tietokantasuunnittelijana oleminen ei ole läheskään yhtä lumoavaa kuin muotisuunnittelijana, mutta sillä on palkintonsa. Jos suunnittelet Access-tietokannan huolellisesti ja oikein, se voi olla erittäin hyödyllinen sinulle ja muille. Voit syöttää tiedot tarkasti. Kun tulee aika hakea tietoa tietokannasta, saat juuri tarvitsemasi tiedot. Alla olevat tiedot selittävät kaiken, mitä sinun on otettava huomioon suunniteltaessa Access-tietokantaa. Vaikein osa Access-tietokannan suunnittelussa on päättää, kuinka tiedot jaetaan tietokantataulukoiden välillä ja kuinka monta tietokantataulukkoa on.

Päättää, mitä tietoja tarvitset MS Access -tietokannassasi

Ensimmäinen kysymys, joka sinun tulee kysyä itseltäsi, liittyy siihen, millaista tietoa haluat saada tietokannasta. Asiakkaiden nimet ja osoitteet? Myyntitiedot? Tietoja varaston seurantaan? Haastattele työtovereitasi selvittääksesi, mistä tiedoista voisi olla heille hyötyä. Mieti tätä asiaa vakavasti. Tavoitteesi on perustaa tietokanta niin, että jokainen organisaatiosi tarvitsema tieto voidaan tallentaa.

Hyvä tapa selvittää, millaiset tiedot organisaatiolle ovat tärkeitä, on tutkia lomakkeita, joita organisaatio käyttää tiedon pyytämiseen tai tallentamiseen. Nämä lomakkeet osoittavat tarkalleen, mitä organisaatio pitää tietokannan seurannan arvoisena.

Tutustu alla oleviin tietoihin.

Paperilaomakkeissa on myös kenttiä.

Tämä kuva näyttää paperilomakkeen, jonka pelaajat täyttävät ilmoittautuakseen baseball-liigaan, jonka tietokantataulukot näkyvät alla. Vertaa kuvia ja näet, että pelaajat, joukkueet ja divisioonat -tietokantataulukoissa on kenttiä tietojen syöttämiseen tästä lomakkeesta.

Suunnitelmat tietokantataulukoille ja kenttien nimille.

Tietojen jakaminen erilaisiin Access-tietokantataulukoihin

Kun tiedät tiedot, jotka haluat tallentaa Access-tietokantaan, mieti, kuinka voit erottaa tiedot tietokantataulukoiksi. Monilla on houkutus sijoittaa kaikki tiedot yhteen tietokantataulukkoon, mutta koska Access on relaatiotietokanta, voit tehdä kyselyitä useammasta kuin yhdestä taulukosta kerrallaan ja koota tietoja eri taulukoista.

Jos haluat nähdä, miten Access-tietokannat toimivat , harkitse yksinkertaista tietokantaa. Tämän pienen tietokannan ja sen neljän taulukon tarkoitus on tallentaa tietoa baseball-liigan pelaajista, valmentajista ja joukkueista. Joukkueen nimi -kenttä näkyy kolmessa taulukossa. Se toimii linkkinä taulukoiden välillä ja mahdollistaa useamman kuin yhden kyselyn tekemisen. Kyselemällä yksittäisiä pöytiä tai pöytäyhdistelmiä tästä tietokannasta voit koota joukkueluetteloita, tehdä luettelon valmentajista ja heidän yhteystiedoistaan, listata joukkueita divisioonittain, koota postituslistan kaikista pelaajista, selvittää, ketkä pelaajat ovat maksaneet palkkionsa. ja listaa pelaajat muun muassa ikäryhmittäin. Tämä tietokanta sisältää neljä taulukkoa:

• Pelaajat: Sisältää kentät, joilla seurataan pelaajien nimiä, osoitteita, syntymäpäiviä, missä joukkueissa he ovat ja maksoivatko he palkkionsa
• Valmentajat: Sisältää kentät valmentajien nimien, osoitteiden ja heidän valmentamiensa joukkueiden nimien seurantaa varten
• Joukkueet: Sisältää kentät, joilla seurataan joukkueiden nimiä ja sitä, mihin divisioonaan kukin joukkue kuuluu
• Osastot : Sisältää kentät jaostojen numeroiden ja nimien seurantaa varten

Tietokannan suunnittelun vaikein osa on päättää, kuinka monta tietokantataulukkoa tarvitset ja kuinka tiedot erotetaan eri taulukoista. Helpotaksesi tehtävää hieman, tee se vanhanaikaisesti kynällä ja pyyhekumilla. Tässä ovat perussäännöt tietojen jakamisesta eri taulukoihin:

• Rajoita taulukko vain yhteen aiheeseen: Jokaisessa tietokantataulukossa tulisi olla tietoja vain yhdestä aiheesta – asiakkaista, työntekijöistä, tuotteista ja niin edelleen. Tällä tavalla voit ylläpitää tietoja yhdessä taulukossa erillään toisen taulukon tiedoista. Mieti, mitä tapahtuisi Little League -tietokannassa, jos valmentajan ja joukkueen tiedot säilytettäisiin yhdessä taulukossa ja yhden joukkueen valmentajan tilalle tulisi joku uusi. Sinun tulee poistaa vanhan valmentajan tietue, poistaa tiedot joukkueesta, syöttää tiedot uudesta valmentajasta ja syöttää uudelleen tiedot juuri poistamastasi joukkueesta. Mutta pitämällä joukkuetiedot erillään valmentajatiedoista, voit päivittää valmentajatietoja ja silti ylläpitää joukkuetietoja.
• Vältä päällekkäisiä tietoja: Älä pidä päällekkäisiä tietoja samassa tietokantataulukossa tai päällekkäisiä tietoja eri taulukoissa. Säilyttämällä tiedot yhdessä paikassa, sinun on syötettävä ne vain kerran, ja jos sinun on päivitettävä ne, voit tehdä sen yhdessä tietokantataulukossa, ei useissa.

Access-tietokannan suunnittelusta on kirjoitettu kokonaisia ​​kirjoja . Voit kuitenkin tallentaa kaikki tietosi yhteen taulukkoon, jos tallennettavat tiedot eivät ole kovin monimutkaisia. Aika, jonka menetät syöttäessäsi kaikkia tietoja yhteen taulukkoon, muodostuu ajasta, jonka säästät ilman, että sinun tarvitse suunnitella monimutkaista tietokantaa, jossa on useampi kuin yksi taulukko.

Kenttien valinta Access-tietokantataulukoille

Kentät ovat tietoluokkia. Jokainen tietokantataulukko tarvitsee vähintään yhden kentän. Jos taulukko itsessään on aihe, voit sanoa, että sen kentät ovat faktoja aiheesta. Osoitetietokantataulukko tarvitsee kenttiä katuosoitteiden, kaupunkien, osavaltioiden ja postinumeroiden tallentamista varten. Tuotetietokantataulukko tarvitsee kenttiä tuotetunnusnumeroille, tuotenimille ja yksikköhinnoille. Vain tosiasiat, rouva. Aiheen rajoissa tietokantataulukko tarvitsee yhden kentän jokaista organisaatiollesi hyödyllistä tietoa kohden.

Kun suunnittelet, mitkä kentät sisällytetään Access-tietokantataulukkoon, noudata näitä ohjeita:

• Jaa tiedot pieniin osiin. Luo esimerkiksi Nimi-kentän sijaan Etunimi- ja Sukunimi-kentät. Näin voit lajitella tietokantataulukoita sukunimen mukaan helpommin.
• Anna kenttiin kuvaavat nimet, jotta tiedät myöhemmin mitä ne ovat. Kuvaavampi nimi, kuten sarjanumero, on selkeämpi kuin
• Ajattele etukäteen ja sisällytä kenttä jokaiselle organisaatiosi tarvitsemille tiedoille. Kentän lisääminen tietokantataulukkoon pelin myöhässä on työlästä. Sinun on palattava jokaiseen tietueeseen, etsittävä tiedot ja syötettävä ne.
• Älä sisällytä tietoja, jotka voidaan johtaa laskelmasta. Laskutoimitukset voidaan suorittaa osana kyselyä tai tehdä osana taulukkoa. Voit esimerkiksi laskea yhteen saman tietueen kahdessa kentässä olevat luvut tai suorittaa matemaattisia laskelmia kenttien arvoista.

Päätetään ensisijaisen avaimen kentästä kullekin Access-tietokantataulukolle

Jokaisessa tietokantataulukossa on oltava ensisijainen avainkenttä. Tämä kenttä , joka tunnetaan myös ensisijaisena avaimena, on tietokantataulukon kenttä, johon tallennetaan ainutlaatuisia, ainutlaatuisia tietoja. Tähän kenttään syötettyjen tietojen – työntekijän tunnusnumero, osanumero, tarjousnumero – on oltava eri tietueissa.

Jos yrität syöttää samat tiedot kahden eri tietueen perusavainkenttään, valintaikkuna varoittaa sinua tekemästä niin. Ensisijaiset avainkentät estävät sinua syöttämästä päällekkäisiä tietueita. Ne myös tekevät kyselyistä tehokkaampia. Kyselyssä kerrot Accessille mitä etsiä tietokantataulukoista, Access etsii taulukoista ja ohjelma kokoaa kriteerit täyttävät tiedot. Ensisijaiset avainkentät auttavat Accessia tunnistamaan tietueet ja keräämään samoja tietoja useammin kuin kerran kyselyssä.

Sosiaaliturvatunnukset ovat hyviä ensisijaisia ​​avainkenttiä, koska kahdella ihmisellä ei ole samaa sosiaaliturvatunnusta. Myös laskunumerot ja sarjanumerot ovat erinomaisia ​​perusavainkenttiä. Palatakseni baseball-liigan mallitietokantaan, mitkä Little League -tietokantataulukoiden kentät ovat ensisijaisia ​​avainkenttiä? Joukkueet-taulukossa Joukkueen nimi voi olla ensisijainen avainkenttä, koska kahdella joukkueella ei ole samaa nimeä. Divisioonan numero voi olla myös ensisijainen avainkenttä, koska liigan divisioonat on numeroitu, eikä kahdella divisioonalla ole samaa numeroa.

Pelaajat ja valmentajat -tietokantataulukot muodostavat kuitenkin ongelman ensisijaisen avainkentän valinnassa. Kahdella pelaajalla voi olla sama sukunimi, mikä sulkee pois sukunimen käytön ensisijaisena avainkentässä. Veljellä ja sisarella saattaa olla sama puhelinnumero, mikä sulkee pois Puhelinnumero-kentän. Koska missään kentässä ei ole arvoja, jotka varmasti eroavat tietueittain, kentät nimeltä Pelaajanumero ja Valmentajan numero on otettu käyttöön. Tätä tietokantaa varten pelaajille ja valmentajille on annettu numeroita.

Taulukoiden välisten suhteiden kartoitus Accessissa

Jos Access-tietokanta sisältää useamman kuin yhden taulukon, sinun on kartoitettava, miten taulukot liittyvät toisiinsa. Yleensä suhteita muodostetaan yhden taulukon ensisijaisen avainkentän ja toisen vastaavan kentän välille, jota kutsutaan vierasavaimeksi. Alla olevassa kuvassa näkyy Little League -tietokannan taulukoiden väliset suhteet. Koska nämä taulukot on linkitetty yleisillä kentillä, voit kerätä tietoja useammasta kuin yhdestä taulukosta kyselyssä tai raportissa. Toistaiseksi, kun suunnittelet tietokantaa, harkitse kuinka yhdistää eri taulukot yhteisiin kenttiin.

Taulukkosuhteet.