Onnellisen ja terveen yhteystietokansion ylläpitäminen Outlookissa

Patologiassa, joka tutkii sairauksia ja niiden leviämistä, yhteyshenkilö on henkilö, joka välittää tartuntataudin, mutta Outlookissa yhteyshenkilö on joku, josta säilytät tietoja. Yhteystietojen tiedot säilytetään Yhteystiedot-kansiossa. Tämä kansio on erittäin tehokas osoitekirja. Siinä on paikkoja ihmisten nimille, osoitteille, puhelinnumeroille, sähköpostiosoitteille, web-sivuille, hakulaitteiden numeroille, syntymäpäiville, vuosipäiville, lempinimille ja muulle tavaralle. Kun osoitat sähköpostiviestin, saat osoitteen suoraan Yhteystiedot-kansiosta varmistaaksesi, että osoite on syötetty oikein.

Yhteystiedot-kansio on vain niin hyvä ja perusteellinen kuin siihen lisäämäsi yhteystiedot. Näillä sivuilla kerrotaan, kuinka yhteystietoa koskevia tietoja syötetään ja tiedot päivitetään, jos ne muuttuvat.

Uuden yhteystiedon kirjoittaminen Yhteystiedot-kansioon

Jos haluat sijoittaa jonkun yhteystietoluetteloon, avaa Yhteystiedot-kansio ja aloita tekemällä jokin seuraavista:

• Napsauta Uusi yhteystieto -painiketta.

• Paina Ctrl+N (Yhteystiedot-kansiossa) tai Ctrl+Shift+C.

• Valitse Tiedosto -> Uusi -> Yhteystiedot.

Näet yhteydenottolomakkeen. Tällä lomakkeella voit kirjoittaa melkein kaiken, mitä henkilöstä voi tietää, paitsi hänen rakkauselämänsä ja salaiset paheensa. Syötä kaikki tiedot, jotka haluat tallentaa, pitäen mielessä seuraavat tiesäännöt ajaessasi:

• Täydelliset nimet, osoitteet ja niin edelleen: Vaikka saatat tuntea houkutusta kirjoittaa osoitteita, puhelinnumeroita, nimiä ja niin edelleen tekstiruutuihin, älä tee sitä! Napsauta Koko nimi -painiketta Yleiset-välilehdessä, esimerkiksi kirjoittaaksesi nimen. Napsauta Yritys- tai Koti-painiketta kirjoittaaksesi osoitteen Tarkista osoite -valintaikkunaan. Napsauttamalla painikkeita ja syöttämällä tietoja valintaikkunoihin annat Outlookin erottaa nimien, osoitteiden ja puhelinnumeroiden osat. Sellaisenaan Outlook pystyy lajittelemaan nimiä ja osoitteita helpommin, ja se voi käyttää nimiä ja osoitteita massapostitusten ja joukkosähköpostien lähteenä Microsoft Wordin avulla.

• Kun syötät tietoja yrityksestä, ei henkilöstä, jätä Koko nimi -kenttä tyhjäksi ja kirjoita yrityksen nimi Yritys-kenttään.

• Sinulle tärkeät tiedot: Jos lomakkeella ei näytä olevan paikkaa tietyntyyppisten tietojen syöttämiseen, kokeile klikata kolmiopainiketta ja valita ponnahdusvalikosta uusi tietoluokka. Napsauta Yritys-painikkeen vieressä olevaa kolmiopainiketta ja valitse Koti, jos haluat esimerkiksi kirjoittaa kotiosoitteen yrityksen osoitteen sijaan.

• Tiedosto nimellä: Avaa avattava Tiedosto nimellä -valikko ja valitse vaihtoehto yhteystiedon tallentamiseksi Yhteystiedot-kansioon. Yhteystiedot tallennetaan aakkosjärjestyksessä sukunimen, etunimen, yrityksen nimen tai näiden kolmen yhdistelmän mukaan. Valitse vaihtoehto, joka parhaiten kuvaa tapaa, jolla aiot löytää yhteystiedon Yhteystiedot-kansiosta.

• Postiosoitteet: Jos säilytät useamman kuin yhden osoitteen yhteystiedolle, näytä osoite, johon haluat lähettää postia, ja valitse Tämä on postiosoite -valintaruutu.

• Sähköpostiosoitteet: Voit antaa kullekin yhteystiedolle enintään kolme sähköpostiosoitetta (napsauta kolmiopainiketta ja valitse Sähköposti 2 tai Sähköposti 3 syöttääksesi toisen tai kolmannen osoitteen). Outlook näyttää Näytä nimellä -tekstiruudussa, miltä Vastaanottaja-rivi näyttää, kun lähetät sähköpostia yhteyshenkilölle. Oletusarvoisesti Vastaanottaja-rivillä näkyy kontaktin nimi ja hänen sähköpostiosoitteensa sulkeissa. Voit kuitenkin kirjoittaa mitä tahansa Näytä nimellä -tekstiruutuun, ja jos eri kirjoittaminen auttaa erottamaan sähköpostiosoitteet, kirjoita jotain muuta. Kirjoita esimerkiksi Lydia – Henkilökohtainen, jotta näet, milloin lähetät sähköpostin Lydian henkilökohtaiseen osoitteeseen hänen yrityksensä osoitteen sijaan.

• Valokuvat: Jos haluat lisätä digitaalisen valokuvan yhteystietolomakkeeseen, napsauta Lisää yhteystietokuva -painiketta ja valitse Lisää yhteyshenkilön kuva -valintaikkunassa kuva ja napsauta OK-painiketta.

Muista kirjoittaa muutama sana Yleiset-välilehdelle kuvaamaan, kuinka ja missä tapasit kontaktin. Kun on aika karsia yhteystiedot Yhteystiedot-kansioluettelosta, kuvausten lukeminen voi auttaa sinua päättämään, kuka saa rikkaruohot ja kuka ei.

Kun olet syöttänyt tiedot, napsauta Tallenna ja sulje -painiketta. Jos sinulla on kiire antamalla yhteystiedot, napsauta Tallenna ja uusi -painiketta. Tämä avaa tyhjän lomakkeen, jotta voit tallentaa tietoja toisesta yhteyshenkilöstä.

Tässä on nopea tapa syöttää sinulle sähköpostiviestin lähettäneen henkilön yhteystiedot: Avaa viesti, napsauta lähettäjän nimeä hiiren kakkospainikkeella Vastaanottaja-rivillä ja valitse pikavalikosta Lisää Outlookin yhteystietoihin. Näet yhteydenottolomakkeen. Anna lisätietoja lähettäjästä, jos voit, ja napsauta Tallenna ja sulje -painiketta.

Sähköpostien ja osoitteiden tuonti toisesta ohjelmasta

Oletetaan, että olet käyttänyt Outlook Expressiä, Eudoraa tai Lotus Organizeria sähköpostisi ja yhteystietojesi käsittelyyn, mutta nyt sinusta on tullut Outlookin muuntaja. Mitä teet sähköpostiviesteille ja nimille ja osoitteille toisessa ohjelmassa? Et voi antaa heidän vain istua siellä. Voit tuoda ne Outlookiin ja jatkaa siitä, mihin jäit.

Jos haluat tuoda sähköpostiosoitteita ja yhteystietoja toisesta ohjelmasta, aloita valitsemalla Tiedosto –> Tuo ja vie. Näet ohjatun tuonti- ja vientitoiminnon. Se, mitä teet seuraavaksi, riippuu siitä, missä nyt seuraat sähköpostisi ja osoitteesi:

• Outlook Express: Valitse Tuo Internet-sähköpostit ja -osoitteet ja napsauta Seuraava-painiketta. Valitse Outlookin tuontityökalun valintaikkunassa Outlook Express, valitse vietävä kohteet (postit, osoitteet ja/tai säännöt) valitsemalla valintaruudut ja napsauta Seuraava-painiketta uudelleen. Valitse seuraavassa valintaikkunassa vaihtoehdot päättääksesi, mitä tehdä päällekkäisille merkinnöille. napsauta sitten Valmis-painiketta.

• Eudora: Valitse Tuo Internet-sähköpostit ja -osoitteet ja napsauta Seuraava-painiketta. Valitse Outlook Import Tool -valintaikkunassa Eudora, valitse vaihtoehdot päättääksesi, mitä tehdä päällekkäisille tiedoille, ja napsauta Seuraava-painiketta uudelleen. Valitse kansion selain -valintaikkunassa tiedosto, jossa Eudora-tiedot säilytetään, ja napsauta OK-painiketta.

• Lotus Organizer: Valitse Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostosta, napsauta Seuraava-painiketta, valitse Lotus Organizer -versio (4.x tai 5.x) ja napsauta Seuraava-painiketta uudelleen. Kun napsautat Seuraava-painiketta, sinua pyydetään käsittelemään päällekkäisiä kohteita, paikantamaan Lotus Organizer -datatiedosto ja valitsemaan Outlook-kansio, johon tiedot tallennetaan.

Outlook ei asenna kaikkia tuonti- ja vientisuodattimia automaattisesti. Outlook saattaa pyytää sinua asettamaan Office-CD-levyn asemaan, jotta se voi asentaa suodattimen.