Olemassa olevien kyselyiden muokkaaminen Access 2007 -lomakkeissa ja -raporteissa

Kun työskentelet kyselyiden kanssa Access 2007:ssä, saatat huomata, että luomiasi kyselyjä voi vaatia hienosäätöä. Ehkä haluat pienentää tuloksia, jotta sinun ei tarvitse kahlata läpi niin monta tietuetta, tai ehkä olet huomannut, että on todella tuskaa ryyppääminen lajittelemattomien tietojen läpi. Olipa syy mikä tahansa, olemassa olevien kyselyjen muokkaaminen tyhjästä aloittamisen sijaan voi säästää reaaliaikaa.

Kun kokeilet kyselyjen muokkaamista, muista ottaa huomioon kaikki varoitusviestit, jotka Access näyttää, kun yrität suorittaa muokatun kyselyn. Muista, että valitut kyselyt ja ristikkokyselyt ovat aina turvallisia, koska ne eivät muuta mitään tietojasi, mutta muun tyyppiset kyselyt voivat muokata tietoja.

Kyselyn poistaminen

Joskus helpoin, turvallisin ja fiksuin tapa tehdä kyselyä on päästä eroon siitä kokonaan ja aloittaa alusta. Jos jokin on mennyt pieleen etkä ole varma, mikä se on, jatka ja poista kysely. Korosta se kyselyluettelosta ja paina Poista.

Muokataan olemassa olevaa kyselyä

Riippumatta siitä, mitä menetelmää käytit kyselyn luomiseen, sinulla on todella vain yksi vaihtoehto olemassa olevan kyselyn muokkaamiseen. Tämä vaihtoehto on avata kysely suunnittelunäkymässä ja tehdä muutokset Kyselyeditorissa. Access ei tarjoa ohjattuja toimintoja, jotka auttaisivat sinua muokkaamaan olemassa olevia kyselyitä.

Jos haluat avata olemassa olevan kyselyn suunnittelunäkymässä, valitse kysely tietokantaikkunassa, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Suunnittelunäkymä. Kun avaat kyselyn tällä tavalla, Kyselyeditori näyttää täsmälleen samalta, kun luot kyselyä suunnittelunäkymässä. Toisin sanoen ei ole olemassa erillisiä luonti- ja muokkaustiloja, jotka voisivat hämmentää sinua.

Joissakin tapauksissa saatat huomata, että kyselyyn lisäämäsi kentät eivät näy kyselyeditorissa, kun muokkaat kyselyä. Salaperäisten kenttien katoamisen syy ei voi johtua muukalaisista tai haamuista; Kyse on yksinkertaisesti siitä, että Access jättää käyttämättömät kentät pois, kun tallennat kyselyn. Jos kyselyssäsi oli kenttiä, jotka eivät palvelleet kyselyssä mitään, kentät katoavat, kun avaat kyselyn uudelleen.

Kun olet avannut kyselyn suunnittelunäkymässä, voit napsauttaa nauhan Näytä taulukko -painiketta. Näytä taulukko -valintaikkuna tulee näkyviin, jotta voit lisätä kyselyyn lisää taulukoita. Voit myös lisätä lisäkenttiä kyselyyn käyttämällä samoja menetelmiä, joita käytät luodessasi kyselyn ensimmäistä kertaa suunnittelunäkymässä. Samoin voit lisätä tai muokata mitä tahansa kyselyehtoa täsmälleen samalla tavalla kuin teet kyselyä luodessasi.

Kenttien järjestäminen uudelleen ja poistaminen kyselyssä

Yksi kyselyn muokkaustehtävä, joka saattaa tuntua aluksi hieman hämmentävältä, on kyselyn kenttien järjestäminen uudelleen. Voit muuttaa kenttien järjestystä

• Uusien kenttien vetäminen ja pudottaminen: Voit vetää ja pudottaa kentän vetämällä hyvin pientä harmaata palkkia, joka on aivan Kenttä-rivin yläpuolella. Kun vedät ja pudotat kentän olemassa olevan kentän sarakkeeseen, olemassa oleva kenttä ja sen oikealla olevat kentät siirtyvät oikealle, jolloin uusi kenttä lisätään olemassa olevan kentän edelle.

• Napsauta sarakkeen Kenttä-ruutua ja valitse sarakkeelle eri kenttä.

• Olemassa olevien kenttien poistaminen: Voit poistaa kentän asettamalla hiiren osoittimen kentän sarakkeen yläosaan aivan Kenttä-rivin yläpuolelle ja napsauttamalla sitten, kun osoitin muuttuu kiinteäksi mustaksi alanuoleksi. Valitse nauhasta sopiva Poista-painike tai poista kenttä painamalla Delete-näppäintä. Loput oikealla olevat kentät siirtyvät vasemmalle täyttääkseen tyhjän sarakkeen.