Kun olet valinnut pääasiakirjan tyypin Microsoft Officessa, valitse seuraavaksi tietoluettelo. Tietoluettelon on oltava jäsennellyssä muodossa, kuten Word-asiakirja, joka sisältää taulukon, Excel-työkirjan tai tietokanta, kuten Outlookin yhteystietoluettelo.
Jos aiot käyttää olemassa olevaa Word- tai Excel-tiedostoa, on tärkeää määrittää se etukäteen. Sinun on ehkä avattava kyseinen tiedosto erikseen valmistellaksesi sen.
Jos se on Word-taulukko, pidä seuraavat seikat mielessä:
-
Varmista, ettei asiakirjatiedostossa ole mitään taulukon yläpuolella.
-
Taulukon ensimmäisellä rivillä on oltava kenttien nimet (saraketunnisteet).
-
Kaikkien muiden rivien tulee sisältää tietueet.
Word-taulukko, joka soveltuu käytettäväksi yhdistämistietoluettelona.
Jos se on Excel-laskentataulukko, pidä seuraavat seikat mielessä:
-
Rivillä 1 on oltava kenttien nimet (saraketunnisteet).
-
Kaikki rivin 1 alla olevat vierekkäiset rivit sisältävät tietotietueet.
Excel-laskentataulukko, joka soveltuu käytettäväksi yhdistämistietoluettelona.
Kun tietolähdetiedostosi on valmis, liitä se Wordin pääasiakirjaan seuraavasti:
Kun pääasiakirja on auki, napsauta Postitukset-välilehdellä Valitse vastaanottajat.
Napsauta Käytä olemassa olevaa luetteloa.
Valitse olemassa olevan luettelon käyttö.
Navigoi tiedostosi sisältävään sijaintiin ja valitse se.
Napsauta Avaa.
Valitse datatiedosto ja napsauta Avaa.
Onnittelut, tiedostosi on nyt liitetty. Et kuitenkaan huomaa vielä mitään eroa, koska sinun on lisättävä yhdistämiskentät.