Ohjattu raporttitoiminto vaatii sinulta muutaman päätöksen enemmän kuin raporttityökalu, mutta se on joustavampi kuin välitön raporttityökalu. Tästä se lähtee:
Napsauta tietokantaikkunassasi nauhan Luo-välilehteä ja napsauta sitten Ohjattu raportti -painiketta. (Se on välilehden Raportit-osiossa.)
Ohjattu raportti -valintaikkuna tulee näkyviin, ja siinä näkyvät kaikki aktiivisen taulukon kentät. Löydät myös avattavan luettelon, josta voit valita muita taulukoita ja kyselyitä, sekä kaksi Valittujen ja Käytettävissä olevien kenttien saraketta, joiden avulla voit määrittää, mitä kenttiä valituista taulukoista käytetään raportissasi.
Valitse avattavasta Taulukot/kyselyt-luettelosta taulukko, josta haluat aloittaa.
Valitsemasi taulukon kentät näkyvät Käytettävissä olevat kentät -ruudussa.
Lisää kenttiä raporttiin kaksoisnapsauttamalla niitä Käytettävissä olevat kentät -ruudussa.
Kaksoisnapsauttamalla kentät lisätään Valitut kentät -ruutuun, ja niistä tulee osa raporttia. Voit myös napsauttaa kenttää kerran ja sitten napsauttaa painiketta, jossa on >-symboli.
Toista vaiheet 2 ja 3 jokaiselle tietokannan taulukolle ja/tai kyselylle, jonka haluat sisällyttää raporttiin. Napsauta Seuraava siirtyäksesi ohjatun raporttitoiminnon seuraavalle sivulle. napsauta sitten uudelleen Seuraava.
Jos haluat jossain vaiheessa lisätä kaikki kentät johonkin taulukkoon tai kyselyyn, napsauta >>-painiketta lisätäksesi kaikki käytettävissä olevat kentät Valitut kentät -luetteloon.
Napsauta Seuraava kahdesti ohittaa ryhmittelykysymykset, jotka ovat usein tarpeettomia yksinkertaisen raportin kannalta.
Valitse raportin lajittelujärjestys – yleensä lajittelu kenttään, jota ihmiset käyttävät etsiessään tietoja raportista. Napsauta Seuraava.
Jos raportissasi on esimerkiksi luettelo työntekijöistä, sukunimi voi olla hyvä valinta. Tuotemyyntiraportti olisi hyödyllinen tuotenumero- tai tuotenimitilauksessa. Voit lajitella useamman kuin yhden kentän mukaan valitsemalla enintään neljä lajittelukenttää ja joko nousevassa tai laskevassa lajittelujärjestyksen kussakin kentässä.
Seuraavaksi, jos olet valinnut kenttiä useammasta kuin yhdestä taulukosta, sinua pyydetään valitsemaan, miten haluat tarkastella niitä.
Tämä pohjimmiltaan osoittaa, mikä taulukko on raportin hallitseva tai päätaulukko. Valitse tässä esittelyssä Tapahtumat, joka on oletusarvo, koska se on taulukko, josta valitsit ensimmäiset raporttikentät.
Toinen vaihe, joka tulee näkyviin, jos olet lisännyt kenttiä useammasta kuin yhdestä taulukosta, näkyy alla.
Tässä vaiheessa voit valita, kuinka ryhmittelet raportin tietueet. Tapahtumatyyppi valitaan tässä siten, että kaikki Keräystapahtumat ovat yhdessä, sitten Koulutus ja sitten Varainhankinta, tässä järjestyksessä. Ota ryhmittely käyttöön napsauttamalla kentän nimeä vasemmalla olevassa ruudussa ja napsauttamalla sitten oikealle osoittavaa nuolta. Tämä asettaa valitun kentän siniseksi muiden raporttiin sisältyvien kenttien yläpuolelle.
Valitse kahdesta valintanappisarjasta asettelu ja suunta ja napsauta Seuraava.
Asetteluvaihtoehdot (taulukko tai sarake) ovat yksinkertaisia – haluat joko nähdä raportin luettelona (taulukkomuotoinen) tai osioissa (sarake), jossa jokainen tietue näkyy osiossa erikseen. Justified on samanlainen kuin Tabular, mutta ryhmittelee kentät eräänlaiseen pinottuun sekamelskaan.
Suuntapäätökset (pysty tai vaaka) ovat yleensä helpompia, jos kuvittelet raportin mielessäsi – onko kenttiä enemmän kuin mahtuu 8,5 tuuman leveälle paperiarkille? Jos näin on, valitse Vaaka antaaksesi itsellesi 11 tuumaa paperia (tai 10 tuumaa, jotta kentät näkyvät mahdollisimman pieninä).
Napsauta Seuraava.
Raportin oletusnimi näkyy nyt tässä ohjatun toiminnon seuraavassa vaiheessa.
Anna raportille nimi.
Kirjoita nimi valintaikkunan yläosassa olevaan pitkään ruutuun. Tässä vaiheessa sinun on myös päätettävä, kuinka viimeistelet asiat – raportin esikatselulla tai siirtymällä suoraan suunnittelunäkymään tehdäksesi lisää muutoksia raportin ulkoasuun ja sisältöön. Valitse toistaiseksi esikatselu raportti, joka on oletusarvo.
Kun napsautat Valmis, raportti tulee esikatseluikkunaan, jolloin voit tulostaa sen tai tallentaa sen tulevaa käyttöä varten. (Paina Ctrl+S tai napsauta Tallenna-painiketta ja anna raportille nimi pyydettäessä säästääksesi liiketoimintaa.)
Kun olet tallentanut sen – tai jos sinun ei tarvitse tallentaa sitä tai jatkaa sen katselua – voit sulkea sen napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella raportin välilehteä ja valitsemalla ponnahdusvalikosta Sulje. Jos teet lisämuutoksia etkä ole valinnut tallennusta, sinulta kysytään, haluatko sulkea tallentamatta.
Tietenkin haluat todennäköisesti tehdä muutoksia raporttiin, kuten muuttaa sarakkeiden leveyttä, kun tietoja leikataan, kuten kenttien nimet (katso FundsNeeded- ja FundsRaised-tunnisteet) ja niiden tiedot (katso EventDate-tunniste ja tiedot). , kuten alla. Tämä tehdään joko suunnittelu- tai asettelunäkymässä, ja vaihtaaksesi jompaankumpaan näkymään napsauta hiiren kakkospainikkeella raportin välilehteä ja valitse ponnahdusikkunasta näkymä, jota haluat työstää.