Suurin ero Office Web Appsin ja Microsoft Office -ohjelmiston välillä on se, että käytät Office Web App -sovellusta verkkoselainikkunan kautta. Näin se toimii: Siirryt selaimellasi Web-sivustoon, käynnistät Web-sovelluksen, avaat tiedoston ja aloitat työt. Tiedostot, joita käsittelet, tallennetaan, kuten itse verkkosovellus, Internetiin, ei tietokoneellesi. Kaikki tehtävät tehdään verkkoselaimen kautta.
Tiedostojen tallentaminen Internetiin tarkoittaa, että voit käsitellä tiedostoja missä tahansa, missä voit muodostaa yhteyden Internetiin. Sinun ei tarvitse olla toimistossasi tai kotonasi tai edes kantaa kannettavaa tietokonetta mukanasi. Jos pääset verkkoon, voit mennä töihin. Tiedostojen tallentaminen Internetiin tarjoaa toisen suuren edun: Voit jakaa ja tehdä yhteistyötä muiden kanssa.