Office 365:n käyttöönoton suunnitteluvaihe

Office 365:n toteutuksen suunnitteluvaihe riippuu suuresti monista tekijöistä, mukaan lukien siitä, käytätkö ammatti- ja pienyrityssuunnitelmaa vai yrityssuunnitelmaa. Riippumatta siitä, mitä suunnitelmaa käytät, haluat saada käsiinsä toteutukseen tarvitsemasi resurssit ja roolit sekä seuraavat tehtävät:

• Kokouksen synkronointi

• Ongelman seuranta

• Sähköpostiin liittyvät strategiat, kuten postilaatikon koko ja sähköpostin integrointi SharePointiin

• Tilinhallinta ja lisensointi

• Internetin kaistanleveyden huomioiminen

• Ohjelmisto- ja laitteistovarastot

• Järjestelmänvalvojan ja loppukäyttäjien koulutus

• Viestinnän suunnittelu

Synkronointikokoukset Office 365 -toteutusta varten

Yritysohjelmistojen käyttöönoton yhteydessä avointen viestintälinjojen ylläpitäminen on tärkeää. Jos kaikki ovat samalla sivulla, on helpompi navigoida ongelmissa niiden ilmaantuessa, eikä projektin lopussa.

SCRUM-metodologiasta sivua vetämällä on hyvä pitää päivittäin stand-uppeja, joissa tiimit seisovat ympyrässä ja ilmoittavat nopeasti, mitä ovat tekemässä ja mitkä esteet estävät heitä jatkamasta tehtäviään.

Ohjelmistokehitysmenetelmä, joka tunnetaan nimellä SCRUM, on prosessi monimutkaisten ohjelmistokehityssyklien loppuunsaattamiseksi. Termi tulee australialaisesta rugbylajista, jossa koko joukkue liikkuu alas kentällä yhtenä yksikkönä yksittäisten pelaajien sijaan. Jos SCRUM ei ole sinulle tuttu, tutustu Scrum Alliancen verkkosivustoon .

Office 365 -toteutuksen ongelmien seuranta

Ongelmien seuranta niiden ilmaantuessa on kriittistä, ja tarvitset prosessin. SharePoint on ihanteellinen ongelmien seurantaan, joten saatat haluta käyttää Office 365:n pilottitoteutusta, joka sisältää SharePoint Onlinen, jotta voit seurata Office 365 -toteutuksen ongelmia. Eikö tuo taktiikka ole mielenkääntäjä?

Sähköpostistrategiat Office 365 -toteutukseen

Sähköpostilla on erittäin tärkeä rooli lähes kaikissa organisaatioissa. Kun siirryt Office 365:een, siirrät sähköpostijärjestelmäsi. Sähköpostia voidaan levittää laajasti ja integroida infrastruktuurisi moniin eri nurkkoihin.

Haluat varmistaa, että teet perusteellisen auditoinnin selvittääksesi, mitkä järjestelmät ja sovellukset käyttävät sähköpostia ja mitkä haluat siirtää Office 365:een. Lisäksi tulee ymmärtää käyttäjien sähköpostilaatikoiden koko ja Exchange Onlineen (joka on Office 365:n sähköpostiosio) siirrettävän sähköpostin määrä.

Ota erityisesti huomioon, kuinka käytät SharePointia ja kuinka SharePoint käyttää sähköpostia. Jos olet uusi SharePointin käyttäjä, saat hyvän käsityksen siitä, kuinka tuote integroituu sähköpostiin.

Tilin hallinta ja lisensointi Office 365 -toteutusta varten

Hyvä uutinen on, että Office 365 on erittäin joustava lisensoinnissa, käyttäjien hallinnassa ja hallinnassa. Haluat kuitenkin suunnitella organisaatiollesi tarvitsemasi käyttäjien määrän ja lisenssivaatimukset.

Voit ottaa Office 365:n käyttöön kerralla tai vaiheittain siirtämällä yhden ryhmän Office 365:een pilottina. Kummassakin tapauksessa sinun on ymmärrettävä lisenssivaatimukset, jotta voit suunnitella resursseja ja kustannuksia vastaavasti.

Internetin kaistanleveyden huomioiminen Office 365:n toteutuksessa

Koska Office 365 toimii pilvessä ja sitä käytetään Internetin kautta, yhteytesi on oltava huippuluokkaa. Verkon ylläpitäjä tai IT-konsultti voi käyttää useita erilaisia ​​verkon kaistanleveyden testaustyökaluja, jotta saat ensikäden raportit siitä, kuinka paljon kaistanleveyttä käytät tällä hetkellä organisaatiossasi ja kuinka pilveen siirtyminen vaikuttaa käyttäjiin.

Ohjelmisto- ja laitteistoluettelot Office 365 -toteutukseen

Nykyisten ohjelmisto- ja laitteistoresurssien tarkastaminen on tärkeää. Onneksi Microsoftilla on työkalu juuri sellaiseen tehtävään. Sitä kutsutaan MAP (Microsoft Assessment and Planning) -työkalupakkiksi, ja sen voi ladata hakemalla sitä Microsoft Download Centeristä .

Järjestelmänvalvojan ja loppukäyttäjien koulutus Office 365:n käyttöönottoon

Kuten kaikissa uusissa järjestelmissä, koulutus on pakollinen elementti. Office 365 on suunniteltu intuitiivisilla käyttöliittymillä sekä järjestelmänvalvojalle että loppukäyttäjille, mutta ilman koulutussuunnitelmaa olet heittämässä noppaa.

Suosittu ja onnistunut lähestymistapa koulutukseen intuitiivisen suunnittelun suhteen on nimeltään kouluttajan kouluttaminen. Ajatuksena on, että sijoitat tehokäyttäjän muodolliseen koulutukseen ja sitten tämä käyttäjä kouluttaa muun yrityksen. Tämä strategia on erittäin tehokas jopa suurille organisaatioille, koska koulutus skaalautuu eksponentiaalisesti. Kun ihmisiä koulutetaan, he kouluttavat muita ihmisiä.

Office 365:n käyttöönoton siirtotarpeet

Yksi Office 365:een siirtymisen suurimmista puolista on sisällön, mukaan lukien postilaatikoiden ja muun sisällön, siirto. Ihanteellinen tilanne on, että organisaatiosi on elänyt kiven alla eikä sillä ole dokumenttienhallintajärjestelmää tai mukautettuja portaalitoimintoja.

Tässä skenaariossa aloitat vain SharePointin käytön kaikessa loistossaan ja nautit nykyaikaisen portaaliympäristön tehokkuuden ja tuottavuuden lisäyksistä.

On kuitenkin mahdollista, että sinulla on jo useita järjestelmiä. Nämä järjestelmät voivat olla SharePoint-järjestelmiä tai mukautettuja ratkaisuja. Joka tapauksessa sinun on suunniteltava näiden järjestelmien sisällön ja toimintojen siirtämistä Office 365:een. Hyvä uutinen on, että Office 365 on ehdottomasti tuote, jonka käyttöönottoon kannattaa käyttää aikaa, vaivaa ja resursseja.