Office 2019 -tiedostojen muuntaminen ja jakaminen

Kun jaat sähköisen kopion Office 2019 -työstäsi, esimerkiksi sähköpostin liitteenä, on ongelma, jos vastaanottajallasi ei ole samaa sovellusta, jossa se voi tarkastella sitä. Jos esimerkiksi lähetät PowerPoint-esityksen ystävälle, jolla ei ole PowerPointia, hän ei ehkä pysty avaamaan sitä.

Yhteensopimattomuusongelmia voi kiertää kahdella tavalla: Joko vastaanottaja hankkii sovelluksen, joka voi tarkastella tiedostoja, tai lähettäjä (se olet sinä) voi tallentaa tiedoston muodossa, jota vastaanottaja voi jo tarkastella.

Jos aiot ratkaista ongelman vastaanottajan puolelta, helpoin tapa on pyytää vastaanottaja käyttämään ilmaista PowerPoint-verkkopohjaista sovellusta . (Vaaditaan Microsoft-tili, joka on ilmainen.) Wordin, Excelin, PowerPointin, Outlookin ja OneNoten web-pohjaiset versiot ovat kaikki saatavilla. Ne eivät ole yhtä monipuolisia kuin alkuperäiset, mutta ne toimivat hyvin katseluun ja yksinkertaisten muokkausten tekemiseen. Jos etsit ratkaisua lähettäjän puolelta, selvitä ensin, mitä tiedostomuotoja tai sovelluksia vastaanottajasi käyttää, ja määritä sitten vastaava tiedostomuoto, johon sovelluksesi tallentaa. Löydät sovelluksesi käytettävissä olevat tiedostomuodot Tallenna-kohdasta. Valintaikkunana, josta voit valita toisen tiedostotyypin.

Tekstitiedostoille Rich Text Format (.rtf) on loistava valinta. Se on lähes universaali muoto, jonka melkein mikä tahansa tekstinkäsittelyohjelma voi avata, ja Word-käyttäjät yleensä tallentavat tähän muotoon, kun he haluavat vaihtaa asiakirjoja jonkun kanssa, joka käyttää hyvin vanhaa tai epäselvää tekstinkäsittelyohjelmaa, joka ei tue Word-tiedostoja. Alla olevassa kuvassa näkyy, että RTF on valittu tiedostomuodoksi Microsoft Wordissa.

Vaihtaminen toiseen tiedostomuotoon voi johtaa osan muotoilun menettämiseen. Jotkut Office 2019 -sovellusten ominaisuudet toimivat vain, kun asiakirjat on tallennettu sovelluksen alkuperäisessä muodossa, kuten täyttökentät, makrot, tietyn tyyppiset muokattavat kuvitukset ja muotoiluteemat. Siksi useimmat ihmiset eivät tallenna muihin muotoihin, ellei se ole välttämätöntä.

Jos vastaanottajan ei tarvitse muokata asiakirjaa, paras vaihtoehto on tallentaa se erityiseen muotoon, joka on suunniteltu aseteltujen sivujen jakamiseen vain luku -tilassa: sivun kuvauskieli . Tällä tavalla vastaanottaja näkee sivun juuri sellaisena kuin olet sen halunnut ilman, että hänen tarvitsee etsiä ja ladata erillistä katseluohjelmaa kyseiselle tiedostotyypille.

Office 2019 tukee kahta pääasiallista sivunkuvauskieltä:

• PDF: Adoben luoma muoto, jota käytetään laajalti kaikkialla Internetissä asiakirjojen jakeluun. Se ei tule Windows, mutta lukija tätä muotoa - Adobe Reader - on vapaasti ladattavissa Adoben . Useimmat verkkoselaimet näyttävät myös PDF-tiedostoja.
• XPS: Microsoftin luoma muoto, jota tuetaan natiivisti Windows Vistassa ja uudemmissa. Kaikilla, joilla on Windows Vista tai uudempi, on jo tämä katseluohjelma saatavilla.

Voit tallentaa PDF- tai XPS-muodossa suoraan sovelluksesta. Toimi seuraavasti:

Valitse Tiedosto → Tallenna nimellä ja selaa sitten haluamaasi tallennuspaikkaan.

Valitse Tallenna nimellä -valintaikkunan Tallenna nimellä -luettelosta joko PDF- tai XPS-asiakirja.

Valintaikkuna muuttuu näyttämään lisäsäätimiä.

Sen sijaan, että noudatat vaiheita 1-2, voit valita Tiedosto → Vie → Luo PDF/XPS-asiakirja → Luo PDF/XPS.

(Valinnainen) Muuta tiedostonimi halutessasi. Oletuksena se on sama nimi kuin käsittelemäsi datatiedosto.

Tee optimointi valintaa varten.

• Jos asiakirjoja voidaan tulostaa myös paperille, valitse Vakio (oletus).
• Jos asiakirjoja jaetaan vain verkossa, valitse Minimikoko.

Napsauta Tallenna.

Tallennettu tiedosto avautuu alkuperäisessä ohjelmassaan, joka on joko Adobe Reader (PDF-muoto) tai XPS Viewer tai Internet Explorer (XPS-muoto).