Muokkaus Word 2007:ssä: Seuraa muutoksia ja tarkista

Kirjoittaminen on yksinäistä taidetta. . . eli kunnes toimittajat ilmestyvät. He tekevät korjauksia lisäämällä huolellisesti kirjoitettuja töitäsi, siirtämällä tavaraa ympäriinsä ja poistamalla tekstiä (auts!). Alkuperäistä tekstiäsi ei voi tunnistaa muokatusta tekstistä – ellet käytä Word 2007:n Track Changes -työkalua.

Seuraa muutoksia niitä tehdessäsi

Jos haluat huomata muutokset näytöllä niitä tehtäessä, aktivoi Wordin versioseurantaominaisuus: Napsauta Tarkista-välilehteä ja napsauta sitten Seuraa muutokset -painiketta. Pikanäppäin on Ctrl+Shift+E.

Kun versioiden seuranta on käytössä, aloita asiakirjan muokkaaminen. Kaikki lisäämäsi uusi teksti näkyy punaisella alleviivauksella. Poistettava teksti on väritetty punaiseksi ja yliviivattu. (Ne eivät varsinaisesti ole tekstiattribuutteja, vaan pikemminkin Word näyttää, mikä teksti on sekaisin.

Voit poistaa versioiden seurannan käytöstä napsauttamalla Jäljitä muutokset -painiketta uudelleen.

• Ainoa vihje siitä, että olet aktivoinut versioseurannan oikein, on se, että Seuraa muutoksia -painike näkyy korostettuna.

• On tavallista, että Word-käyttäjät, jotka eivät tunne versioiden seurantaa, turhautuvat odottamattomasta punaisella alleviivatusta tekstistä. Tämä on yksinkertaisesti versioseurantaa, jonka joku on ottanut käyttöön. Voit poistaa sen käytöstä napsauttamalla Seuraa muutoksia -painiketta Tarkista-välilehden Seuranta-ryhmässä.

Muutosten tarkistaminen

Ymmärretään, että haluat tarkistaa jokaisen asiakirjaan tehdyn muutoksen. Word tekee tehtävästä helppoa Tarkista-välilehden Muutokset-ryhmän komentojen ansiosta. Näin asiat menevät:

1. Aloita asiakirjan yläosasta painamalla Ctrl+Home.

Varmista, että katsot verrattua asiakirjaa, et alkuperäistä tai muokattua versiota (katso edellinen osa).

2. Napsauta Seuraava-painiketta löytääksesi asiakirjan seuraavan muutoksen.

• Hyväksy muutos napsauttamalla Hyväksy-painiketta. Muutos on hyväksytty, ja siirryt seuraavaan muokatun tekstin osaan. Tai:

• Hylkää muutos napsauttamalla Hylkää-painiketta. Muutos poistetaan dokumentistasi ja sinut ohjataan seuraavaan paikkaan, jossa tekstiä on muokattu.

3. Tallenna lopullinen asiakirja.

Kun olet löytänyt viimeisen muutoksen ja korjannut sen (tai et), valintaikkuna kertoo, että tehtäväsi on ohi. Asiakirja on tarkistettu. Sinun tulisi nyt tallentaa se levylle antamalla sille uusi nimi, jotta tiedät, että se on yhteisten ponnistelujen tulos.

Tämän prosessin suorittaminen poistaa kaikki versiomerkit asiakirjastasi. Tässä on vielä muutama vinkki, jotka kannattaa pitää mielessä:

• Käytä X-painikkeita sulkeaksesi erilaisia ​​tarkistusprosessia varten avoinna olevia tehtäväruutuja.

• Kun sinulla on todella kiire, voit käyttää joko Hyväksy- tai Hylkää-komentopainikkeen alla olevia avattavia valikoita valitaksesi joko Hyväksy kaikki muutokset asiakirjassa tai Hylkää kaikki muutokset asiakirjassa -komennon.

• Kun höpötät, voit valita Muokkaa -> Kumoa, aivan kuten voit kumota minkä tahansa muun höpöhöpön.

• Voit hyväksyä tai hylätä sen napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa versiomerkkiä.