Muistiinpanojen luominen ja luokittelu Outlook 2019:ssä

Monet ihmiset käyttävät muistilappuja luodakseen itselleen muistutuksia tiedoista: kaikkea verkkosivustojen salasanoista mieleenpainuviin lainauksiin. Outlook 2019 sisältää muistiinpanot, jotka ovat näiden muistilappujen sähköinen vastine. Voit tallentaa muistiinpanoon mitä tahansa, mutta niitä voidaan käyttää parhaiten pienille dataosille, kuten varausvahvistuskoodeille tai jäsennumeroille. Voit jättää muistiinpanon auki (niin kauan kuin Outlook on auki), jotta saat muistutuksen aina, kun näet sen, tai voit sulkea muistiinpanon, jotta se ei ole tielläsi.

Luo muistiinpano seuraavasti:

Näytä Outlookin Muistiinpanot-osio.

Napsauta Lisää-kuvaketta (…) ikkunan vasemmassa alakulmassa ja valitse näkyviin tulevasta valikosta Muistiinpanot.

Valitse Koti → Uusi muistiinpano tai paina Ctrl+N.

Uusi tyhjä merkintä tulee näkyviin.

Tutustu näihin muihin Outlook 2019 -pikanäppäimiin .

Kirjoita näkyviin tulevaan uuteen tyhjään muistiinpanoon mitä haluat.

Ensimmäisen rivin ensimmäiset sanat näkyvät kuvakkeen otsikona, joten yritä olla kuvaileva. Ellei tietysti yritä naamioida tietoja, kuten salasanaa; niin saatat haluta harhaanjohtavaa tekstiä ensimmäiseksi riviksi. Eräs fiksu käyttäjä säilyttää salasanansa muistiinpanossa, jonka otsikko on Family Birthdays, ja ajattelee, että joku, joka nuuskii salasanoja varastaakseen, ei välittäisi perheen syntymäpäivistä ja jättäisi ne ohi.

Sulje muistiinpano napsauttamalla sen oikeassa yläkulmassa olevaa X-painiketta. Se tallennetaan automaattisesti.

Tässä on joitain käteviä Outlook-muistiinpanovinkkejä:

• Muistiinpanon avaaminen uudelleen: Kaksoisnapsauta sitä. Se pysyy auki, kunnes suljet sen tai kunnes suljet Outlookin.
• Muistiinpanon siirtäminen: Vedä sitä otsikkopalkista (sen yläosassa oleva värillinen palkki) ja aseta se mihin tahansa näytölle, jopa Outlook-ikkunan rajojen ulkopuolelle. Se pysyy siellä, kunnes suljet Outlookin.
• Muistiinpanon muokkaaminen: Avaa se ja muokkaa pois.
• Muistiinpanon koon muuttaminen: Napsauta ja vedä sen oikeaa alakulmaa.
• Muistiinpanon poistaminen: Valitse se ja tee jokin seuraavista: Valitse Koti → Poista, paina näppäimistön poistonäppäintä tai napsauta muistiinpanoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse avautuvasta valikosta Poista.

Samoin kuin poistetun yhteystiedon kohdalla, poistettu muistiinpano siirretään Poistetut-kansioon.

Jos haluat palauttaa poistetun muistiinpanon, avaa Outlookin Sähköposti-osio , näytä Poistetut-kansion sisältö, etsi muistiinpano ja vedä se Muistiinpanot-kuvakkeeseen ikkunan vasemmassa alakulmassa. Voit myös napsauttaa sitä hiiren kakkospainikkeella, valita Siirrä kansioon ja määrittää sitten minne haluat siirtää sen.

Outlook-muistiinpanojen luokittelu

Koska muistiinpano on monikäyttöinen kohde, saatat olla hyödyllistä luoda luokkia, joiden avulla voit erottaa muistiinpanotyypit muista.

Määrittämällä muistiinpanolle värin voit määrittää, minkä tyyppistä tietoa se sisältää. Voit esimerkiksi tehdä talouslaskuista vihreitä ja perheen muistiinpanoja sinisinä.

Väriluokan määrittäminen muistiinpanolle

Napsauta muistiinpanoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Luokittele. Näkyviin tulee värivaihtoehtojen valikko.

Napsauta haluamaasi väriä.

Jos ensisijainen/oletussähköpostitilisi on IMAP-tyyppinen, et voi käyttää luokkia. Jos et näe Luokittele-kohtaa hiiren kakkospainikkeen valikossa, tästä syystä.

Jos olet käyttänyt tätä luokkaa aiemmin, olet valmis tässä vaiheessa. Muistiinpanon kuvake ja tausta muuttavat saman värin. Kuitenkin, kun käytät ensimmäistä kertaa tiettyä väriä, Rename Category -valintaikkuna avautuu, jotta voit määrittää nimen. Outlook ei liitä värille mitään erityistä merkitystä; teet sen itse. Vaihda pyydettäessä nimi Nimi-ruudussa. Napsauta sitten OK.

Jos haluat nimetä luokan uudelleen, voit tehdä sen seuraavasti:

Valitse Etusivu → Luokat → Kaikki luokat.

Väriluokat-valintaikkuna avautuu.

Napsauta haluamaasi luokkaa ja napsauta Nimeä uudelleen.

Nimestä tulee muokattavissa.

Kirjoita uusi nimi ja paina Enter.

Huomaa yllä olevassa kuvassa, että voit myös luoda ja poistaa luokkia ja muuttaa kategorialle määritettyä väriä. (Tästä voi olla hyötyä esimerkiksi, jos haluat muuttaa tietyn luokan väriä, mutta et halunnut menettää olemassa oleviin muistiinpanoihin jo määritettyjä luokkatietoja.) Sinulla voi olla enintään 25 luokkaa.

Muistiinpano voi sisältää useita luokkia. Jokainen luokka on päälle/pois-kytkin jokaiselle nuotille. Muistiinpanon kuvake näyttää vain sille viimeksi määritetyn luokan värin, mutta se säilyttää silti myös muun luokittelunsa. Jos haluat poistaa luokan muistiinpanosta, valitse muistiinpano, napsauta Aloitussivu → Luokittele ja poista muistiinpano käytöstä napsauttamalla luokkaa.

Luokat jakavat myös Outlookin kalenteri- ja tehtäväominaisuudet. Kun luot luokkia, mieti, miten haluaisit myös luokitella tapaamiset ja tapahtumat.