Mitä voit tehdä Excel-pivot-kaaviollasi?

Kun olet luonut Excelin pivot-kaavion, voit analysoida tietojasi tarkemmin. Tutustu joihinkin hienoihin työkaluihin, joita Excel tarjoaa pivot-kaavion tietojen käsittelyyn.

Kääntäminen ja uudelleenkiertyminen

Pivot-taulukoiden ja -kaavioiden nimet antavat se, että voit jatkaa tietojen ristiintaulukointia tai pivotointia. Voit esimerkiksi ottaa tiedot yhdestä taulukosta ja vaihtamalla tietosarjoja ja tietoluokkia – teet tämän vain vetämällä Tila- ja Tuote-painikkeita – voit vaihtaa pivot-kaavion organisaatiota.

Voidaan myös valita käännettävä uusi data. Esimerkiksi kaksi kaaviota voivat näyttää samat tiedot. Erona on, että uusi pivot-kaavio käyttää tietoluokkana Tila-kenttää Kuukausi-kentän sijaan. Uusi pivot-kaavio käyttää edelleen Tuote-kenttää tietosarjana.

Pivot-kaavion tietojen suodattaminen

Voit myös erotella tiedot asettamalla tietoja eri kaavioihin. Jos esimerkiksi vedät Kuukausitietokohteen Raporttisuodatin-ruutuun (pivot-taulukon kenttäluettelon alaosassa), Excel lisää laskentataulukkoon Kuukausi-painikkeen (tämä painike näkyy soluissa A1 ja B1).

Tällä painikkeella, joka on osa pivot-taulukkoa pivot-kaavion takana, voit tarkastella kaikkien kuukausien tai vain yhden kuukauden myyntitietoja. Tämä ruutu on oletusarvoisesti asetettu näyttämään kaikki kuukaudet (Kaikki). Asiat alkavat kuitenkin todella tapahtua, kun haluat tarkastella vain yhden kuukauden tietoja.

Jos haluat näyttää myynnit vain yhden kuukauden ajalta, napsauta alas osoittavaa nuolipainiketta Kuukausi-pudotusvalikon oikealla puolella. Kun Excel näyttää avattavan luettelon, valitse kuukausi, jonka myynnit haluat nähdä, ja napsauta sitten OK. Yritä nähdä sanat Kuukausi ja tammikuu soluissa A1 ja B1.

Jos haluat poistaa kohteen pivot-kaaviosta, vedä kohteen painike takaisin Pivot-taulukko-kenttäluetteloon.

Voit myös suodattaa tietoja tietosarjan tai tietoluokan perusteella. Yllä olevan pivot-kaavion tapauksessa voit osoittaa, että haluat nähdä vain tietyn datasarjan tiedot, napsauttamalla nuolipainiketta Saraketunnisteet-pudotusvalikon oikealla puolella.

Kun Excel näyttää avattavan kahvituotteiden luettelon, valitse kahvi, jonka myyntiä haluat nähdä. Voit käyttää Rivitunnisteet-pudotusvalikkoa samalla tavalla nähdäksesi myynnit vain tietylle osavaltiolle.

Tässä on vielä yksi vinkki käännös- ja uudelleenkääntämisestä. Jos olet työskennellyt pivot-taulukoiden kanssa, saatat muistaa, että voit ristiintaulukoida useamman kuin yhden rivin tai sarakkeen kohteen. Voit tehdä jotain hyvin samanlaista pivot-kaavioilla. Voit tarkentaa tietosarjojasi tai tietoluokkiasi vetämällä toisen kentän Selitekentät- tai Akselikentät-ruutuun.

Joskus ristiintaulukoinnin suuri tarkkuus on järkevää. Mutta useiden rivikohtien ja useiden sarakekohteiden käyttäminen pivot-taulukossa on järkevämpää kuin suuren tarkkuuden lisääminen pivot-kaavioihin luomalla erittäin hienoja tietosarjoja tai tietoluokkia. Liian paljon tarkkuutta pivot-kaaviossa muuttaa kaavion mahdottomaksi visuaaliseksi sotkuksi.

Pivot-kaavion tietojen päivittäminen

Kun Excel-taulukon tiedot muuttuvat, pivot-kaavio on päivitettävä. Sinulla on kaksi tapaa käskeä Exceliä päivittämään kaavio:

• Voit napsauttaa Päivitä-komentoa Pivot-taulukon työkalujen asetukset -välilehdessä.

• Voit valita Päivitä tiedot -komennon pikavalikosta, jonka Excel näyttää, kun napsautat pivot-kaaviota hiiren kakkospainikkeella.

Osoita Excelin nauhapainiketta, ja Excel näyttää ponnahdusikkunavinkkejä, jotka antavat komentopainikkeelle nimen.

Tietojen ryhmittely ja ryhmittelyn purkaminen

Voit ryhmitellä yhteen ja purkaa pivot-kaavioon piirrettyjä arvoja. Oletetaan esimerkiksi, että haluat ottaa tämän pivot-merkin – joka on hyvin rakeinen – ja piilottaa osan yksityiskohdista. Haluat ehkä yhdistää Breakfast Blendistä ja Breakfast Blend Decafista näytetyt yksityiskohtaiset tiedot ja näyttää vain näiden kahden toisiinsa liittyvän tuotteen kokonaismyynnin.

Voit tehdä tämän valitsemalla Rivitunnisteet-solun tai Saraketunnisteet-solun, jonka haluat ryhmitellä, napsauttamalla valintaasi hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Ryhmä. Napsauta seuraavaksi uutta ryhmää hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Kutista.

Kun olet ryhmitellyt ja kutistat, Excel näyttää vain ryhmien kokonaissummat pivot-kaaviossa (ja sitä tukevassa pivot-taulukossa). Yhdistetty Breakfast Blast -myynti on merkitty Group1:ksi.

Jos haluat näyttää aiemmin tiivistetyt tiedot, napsauta hiiren kakkospainikkeella Rivitunnisteet- tai Saraketunnisteet-solua, jossa näkyy tiivistetty ryhmittely. Valitse sitten näkyviin tulevasta valikosta Laajenna/kutista → Laajenna.

Jos haluat näyttää aiemmin ryhmitellyt tiedot, napsauta hiiren kakkospainikkeella Rivitunnisteet- tai Saraketunnisteet-solua, joka näyttää ryhmittelyn. Valitse sitten näkyviin tulevasta valikosta Pura ryhmittely.