Mitä sinun tulee tietää Excelin talousmallinnuksen virheistä

Virheen mahdollisuus rahoitusmallissa on ykkösasia, joka pitää talousmallintekijän hereillä öisin. Mallintajana sinun on kunnioitettava terveellisesti laskentataulukoita ja niiden virhealttiutta.

Kuvittele, että työskentelet jännittävän uuden projektin parissa. Olet antanut rahoitusmallin, jota käytetään yrityksesi projektissa tai avaintoiminnossa. Se näyttää fantastiselta. Ihmiset ovat syttyneet; rahaa kuluu. Mutta viikkoja tai kuukausia projektin jälkeen luvut eivät yhtäkkiä täsmää. Miksi hanke on niin paljon ylittänyt budjetin?

Tarkastelussa huomaat yhtäkkiä, että alkuperäisissä laskelmissasi on virhe. Jep! Uskottavuutesi ja luottamustasi työhösi kyseenalaistetaan, mikä johtaa epämukaviin hetkiin tapaamisten aikana (puhumattakaan huoli tulevaisuudestasi yrityksessä).

European Spreadsheets Risks Interest Group (EuSpRiG) järjestää vakiintuneen vuotuisen konferenssin, jossa esitellään uusimmat tutkimukset ja tulokset aiheesta. On olemassa monia hyvin dokumentoituja tapauksia korkean profiilin Excel-mallivirheistä. Jotkut näistä on dokumentoinut EuSpRiG . Koska useimmat yritykset ovat haluttomia puhumaan virheistään, EuSpRiG:n dokumentoimien tarinoiden määrä ja tiheys saavat monet uskomaan, että laskentataulukoiden virheet ovat säännöllistä useimmissa organisaatioissa.

Missä muodossa nämä virheet voivat olla? Yleensä mallinnusvirheet voidaan ryhmitellä kolmeen laajaan luokkaan: kaavavirheet, oletukset tai syöttövirheet ja logiikkavirheet.

Kaavavirheet rahoitusmallissasi

Kaavavirheet ovat helpoimpia tehdä ja suhteellisen helppo havaita, mutta ne ovat hirvittävän kiusallisia, kun ne havaitaan. Tällaiset "mekaaniset" virheet on myös helpoin välttää itsetarkastuksella ja korjauksella.

Yleinen kaavavirhe on yksinkertaisesti väärän solun poimiminen kaavasta – esimerkiksi linkittäminen soluun B98, jossa on 6, soluun B97, joka sisältää 0,6, sijaan. Tämä virhe saattaa aluksi tuntua melko vähäiseltä, mutta oletetaan, että alkuperäinen sijoituksesi oli 100 000 dollaria. Mallinnuksellasi selvität, että voittomarginaali on 60 prosenttia, mutta tämän virheen vuoksi ennustat 600 000 dollarin voittoa 60 000 dollarin sijaan. Oho!

Oletukset tai syöttövirheet rahoitusmallissasi

Mallisi kaavat voivat laskea täydellisesti, mutta talousmallien oletukset ovat oppikirjatapaus "roskat sisään, roskat ulos". Jos syötteinä käyttämäsi oletukset ovat vääriä, myös malli on virheellinen.

Syöttövirheiden osalta on otettava huomioon kaksi päätyyppiä:

• Tietojen syöttö: Tietojen syöttövirheitä voi helposti tapahtua, jos päivität käyttökustannuksia esimerkiksi viikoittain. Jos näitä kustannuksia ei linkitetä oikein tai päivitetä säännöllisesti, voit saada epätäydellisen tai epätarkan kuvan prosessista. Joskus näiden tietojen linkittäminen erilliseen, automaattisesti luotuun tiedostoon ja joidenkin uusien Modern Excel -työkalujen, kuten Get & Transform (aiemmin Power Query) käyttö voi automatisoida ja nopeuttaa tätä prosessia. Varmista myös, kuka on vastuussa laskentataulukon päivittämisestä, ja varmista, että prosessiin tai päivitysaikatauluun tehdyt muutokset eivät vaikuta malliisi.
• Käyttäjän syöttö: Käyttäjän syöttövirheitä esiintyy useammin, kun et tunne mallintamaasi tuotetta tai projektia vähemmän. Esimerkiksi ohjelman palkkakustannusten osalta voit ottaa huomioon työntekijän saamat edut ja olettaa, että se on 5 prosenttia hänen palkastaan, mikä on melko yleinen oletus. Koska olet kuitenkin uusi organisaatiossa, et ehkä ota huomioon muita työntekijän etuihin vaikuttavia tekijöitä, kuten yrityksen ylpeänä olevan hammaslääketieteen ja lääketieteellisen ohjelman toimituskustannusten nousua. Yhtäkkiä tämä nostaa kustannukset 12,5 prosenttiin palkasta, mikä puhaltaa täysin pois kaikki henkilöstökulut, jotka olet niin huolellisesti laskenut.

Jos teet oletuksia, sinun on kirjattava ne muistiin, harkittava niitä ja esitettävä ne huolellisesti mallissasi. On myös hyvä idea vahvistaa nämä panokset tärkeimpien sidosryhmien kanssa.

Vanha sanonta "Liian monet kokit pilaavat liemen" pätee varmasti rahoitusmallin rakentamiseen . Ellei sinulla ole tiukkoja, yhteistyöhön perustuvia standardeja, jotka varmistavat, että malli on laadittu ja oletukset syötetään johdonmukaisesti, saavutat parhaan tuloksen, kun vain yksi mallintaja työskentelee mallin rakentamisessa.

Kun se tulee käyttää mallia, mutta kenenkään pitäisi pystyä käyttämään hyvin rakennettu malli. Jos olet huolissasi siitä, että ihmiset sotkevat laskelmasi tai syöttävät syötteitä väärin, varmista, että ohjeissasi ja dokumentaatiossasi selitetään mallin käyttö. Käytä myös malliin tietojen validointeja tai solusuojausta rajoittaaksesi muutoksia, joita käyttäjä voi tehdä.

Logiikkavirheet talousmallissasi

Mallin logiikan virheet ovat luultavasti vaikeimpia havaita, koska olettamukset, syötteet ja kaavat voivat toimia täydellisesti, mutta logiikka ja metodologia - tapa, jolla malli rakennetaan - voivat silti olla virheellisiä. Sinun on ymmärrettävä logiikka ja varmistettava, että rakentajan lähestymistapa on selkeä. Muuten, jos menetät mallin rakentaneen avainhenkilön, voi syntyä hämmennystä.

Tämä malli näyttää esimerkiksi prosenttiosuuden sijoittajan varoista, jotka on lainattu. Prosenttiosuus on laskettu jakamalla sijoitussaldo (nykyinen sijoitus plus uusi sijoitus) salkun saldolla (nykyiset lainat plus uudet lainat miinus erääntyneet lainat).

Sijoitussalkkusuhteiden laskeminen.

Odota hetki. Lasketko sen myönnettyjen lainojen määrän vai kumulatiivisen saldon perusteella? Voit nähdä, kuinka suhdeluvun laskentatapa voi aiheuttaa hämmennystä niille, jotka eivät tunne tätä mallia. On tärkeää dokumentoida, miten lasket sen. Saatat myös helposti sekoittaa kuukausittaiset summat kumulatiiviseen saldoon. näet, että tämä on selvästi dokumentoitu sarakkeessa B.