Mitä pivot-taulukot ovat Excelissä? Mitä voit tehdä niille?

Yleisesti ottaen Excelin pivot-taulukot ottavat suuren määrän tietoa ja tiivistävät tiedot raportiksi, joka kertoo jotain hyödyllistä tai mielenkiintoista. Katso esimerkiksi seuraavaa taulukkoa.

Hienoja tietoja, mutta miten ymmärrät sen?

Tämä taulukko sisältää reilusti yli 100 tietuetta, joista jokainen on tilaus myynninedistämisestä. Se ei ole paljon dataa laajemmassa järjestelmässä, mutta on turhaa yrittää saada järkeä jopa tästä suhteellisen pienestä tietojoukosta vain katselemalla taulukon sisältöä. Kuinka monta kuuloketta myytiin esimerkiksi sosiaalisessa mediassa? Kuka tietää? Ah, mutta katso nyt alla olevaa kuvaa, jossa näkyy Excel-pivottaulukko, joka on rakennettu tilaustiedoista. Tässä raportissa on taulukko kunkin tuotteen myytyjen yksiköiden määrä kunkin kampanjan perusteella. Täältä näet nopeasti, että 322 nappikuuloketta myytiin sosiaalisessa mediassa. Sitä pivot-taulukot tekevät.

Pivot-taulukko luo järjestyksen datakaaoksesta.

Pivot-taulukot auttavat sinua analysoimaan suuria tietomääriä suorittamalla kolme toimintoa: ryhmittelemällä tiedot luokkiin; tietojen yhteenveto laskelmien avulla; ja tietojen suodattaminen näyttämään vain tietueet, joita haluat käsitellä:

• Ryhmittely: Pivot-taulukko on tehokas tiedon analysointityökalu osittain siksi, että se ryhmittelee automaattisesti suuret tietomäärät pienempiin, paremmin hallittaviin osiin. Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on tietolähde, jossa on Alue-kenttä, jossa jokainen kohde sisältää yhden neljästä arvosta: itä, länsi, pohjoinen ja etelä. Alkuperäiset tiedot voivat sisältää tuhansia tietueita, mutta jos luot Pivot-taulukon Alue-kentän avulla, tuloksena olevassa taulukossa on vain neljä riviä – yksi jokaisessa tietojesi neljälle ainutlaatuiselle aluearvolle.

Voit myös luoda oman ryhmittelyn Pivot-taulukon luomisen jälkeen. Jos tiedoissasi on esimerkiksi Maa-kenttä, voit rakentaa Pivot-taulukon ryhmitelläksesi kaikki tietueet, joilla on sama maa-arvo. Kun olet tehnyt sen, voit ryhmitellä ainutlaatuiset maa-arvot edelleen maanosiin: Pohjois-Amerikka, Etelä-Amerikka, Eurooppa ja niin edelleen.

• Yhteenveto: Kun tiedot ryhmitellään yhden tai useamman kentän yksilöllisten arvojen mukaan, Excel näyttää myös yhteenvetolaskelmat kullekin ryhmälle. Oletuslaskenta on Summa, mikä tarkoittaa, että Excel laskee kunkin ryhmän kaikki arvot yhteen määritetyssä kentässä. Jos tiedoissasi on esimerkiksi Alue- ja Myynti-kenttä, Pivot-taulukko voi ryhmitellä yksilölliset aluearvot ja näyttää kunkin myyntiarvojen kokonaissumman. Excelissä on muita yhteenvetolaskelmia, mukaan lukien määrä, keskiarvo, maksimi, vähimmäisarvo ja keskihajonta.

Vielä tehokkaampi pivot-taulukko voi näyttää yhteenvedot yhdestä ryhmittelystä toisen mukaan eriteltyinä. Oletetaan esimerkiksi, että myyntitiedoissasi on myös Tuote-kenttä. Voit määrittää Pivot-taulukon näyttämään kunkin tuotteen kokonaismyynnin alueittain eriteltynä.

• Suodatus: Pivot-taulukon avulla voit myös tarkastella vain osaa tiedoista. Esimerkiksi oletusarvoisesti Pivot-taulukon ryhmittelyt näyttävät kaikki kentän yksilölliset arvot. Voit kuitenkin manipuloida jokaista ryhmittelyä piilottaaksesi ne, joita et halua nähdä. Jokaisessa pivot-taulukossa on myös raporttisuodatin, jonka avulla voit käyttää suodatinta koko pivot-taulukkoon. Oletetaan esimerkiksi, että myyntitietosi sisältävät myös Asiakas-kentän. Sijoittamalla tämän kentän Pivot-taulukon raporttisuodattimeen voit suodattaa Pivot-taulukon raportin näyttämään vain yksittäisen asiakkaan tulokset.

Excelin Pivot-taulukon ominaisuudet

Pääset pivot-taulukoiden käyttöön hyvin nopeasti, kun olet oppinut muutaman keskeisen käsitteen. Sinun on ymmärrettävä tyypillisen Pivot-taulukon ominaisuudet, erityisesti neljä aluetta – rivi, sarake, tiedot ja suodatin – joihin lisäät kenttiä tiedoistasi. Tutustu seuraaviin PivotTable-ominaisuuksiin:

• Rivialue: Näyttää pystysuunnassa tietojesi kentän yksilölliset arvot.
• Sarakealue: Näyttää vaakasuunnassa tietojesi kentän yksilölliset arvot.
• Arvoalue: Näyttää laskelman tulokset, joita Excel on käyttänyt tietojesi numeeriseen kenttään.
• Rivikentän otsikko: Tunnistaa rivialueella olevan kentän. Voit myös käyttää rivikentän otsikkoa suodattaaksesi rivialueella näkyvät kenttäarvot.
• Sarakekentän otsikko: Tunnistaa sarakealueen sisältämän kentän. Voit myös käyttää sarakekentän otsikkoa sarakealueella näkyvien kenttäarvojen suodattamiseen.
• Arvokentän otsikko: Määrittää sekä laskennan (kuten Summa) että arvoalueella käytetyn kentän (kuten Määrä).
• Suodatinalue: Näyttää avattavan luettelon, joka sisältää kentän yksilölliset arvot. Kun valitset arvon luettelosta, Excel suodattaa Pivot-taulukon tulokset sisältämään vain tietueet, jotka vastaavat valittua arvoa.

Tyypillisen Pivot-taulukon ominaisuudet.

Opi luomaan Pivot-taulukko Excel 2019:ssä .