Mitä ottaa huomioon, kun tarkastat tai tarkastat rahoitusmallia

Jos olet käyttänyt Exceliä jonkin aikaa, luot luultavasti mieluummin omia laskentataulukoita tai talousmallejasi tyhjästä. Yritysympäristössä ihmiset eivät kuitenkaan saa tätä mahdollisuutta. Sen sijaan heidän odotetaan ottavan haltuunsa olemassa oleva malli, jonka joku muu on rakentanut.

Ehkä olet siirtymässä rooliin, jonka otat hoitaaksesi joltakulta toiselta, ja sinulla on olemassa talousraportointimalli, joka sinun on päivitettävä kuukausittain. Tai sinua on käsketty laskemaan myyntipalkkiot neljännesvuosittain hirviömäisen 50-välilehden laskentataulukon perusteella, jonka ulkonäöstä et todellakaan pidä. Perit muiden mallien lisäksi alkuperäisen mallintajan syöttämät syötteet, oletukset ja laskelmat, vaan myös mallintajan virheet.

Jos aiot ottaa vastuun jonkun muun mallista, sinun on oltava valmis ottamaan se haltuun ja tekemään siitä omasi. Sinun on oltava vastuussa tämän mallin toiminnasta ja oltava varma, että se toimii oikein. Tässä on tarkistuslista asioista, jotka sinun tulee tarkistaa, kun perit jonkun toisen taloudellisen mallin ensimmäistä kertaa:

• Tutustu sen ulkonäköön ja tuntumaan. Katso jokaisen arkin läpi, mitä väriteemoja on käytetty. Lue kaikki asiakirjat läpi. Onko olemassa avainta, joka auttaa näkemään mitkä solut ovat mitkä? Onko mallintaja tehnyt eron kaavojen ja koodattujen oletusten välillä?
• Katsokaa hyvin kaavoja. Ovatko ne johdonmukaisia? Sisältääkö ne kovakoodattuja arvoja, jotka eivät päivity automaattisesti ja aiheuttavat siksi virheitä?
• Suorita virheen tarkistus. Paina nauhan Kaavat-välilehden Kaavojen tarkastus -osiossa olevaa Virheentarkistus-painiketta nähdäksesi yhdellä silmäyksellä, onko taulukossa Excel-virheitä, jotka voivat aiheuttaa ongelmia.
• Tarkista linkit ulkoisiin tiedostoihin. Ulkoiset linkit voivat olla kelvollinen osa työprosessia, mutta sinun on tiedettävä, saako tämä tiedosto syötteitä ulkoisista työkirjoista, jotta kukaan ei vahingossa muuta arkin tai tiedostonimiä aiheuttaen virheitä mallissasi. Etsi ulkoisia linkkejä painamalla Muokkaa linkkejä -painiketta nauhan Tiedot-välilehden Yhteydet-osiossa.
• Tarkista nimetyt alueet. Nimetyt alueet voivat olla hyödyllisiä talousmalleissa, mutta joskus niissä on virheitä, jotka johtuvat tarpeettomista nimistä sekä ulkoisista linkeistä. Tarkista nimetyt alueet nimien hallinnassa, joka on nauhan Kaavat-välilehden Määritetyt nimet -osiossa. Poista nimetyt alueet, jotka sisältävät virheitä tai joita ei käytetä, ja jos ne sisältävät linkkejä ulkoisiin tiedostoihin, ota huomioon ja varmista, että niitä tarvitaan.
• Tarkista automaattiset laskelmat. Kaavojen tulisi laskea automaattisesti, mutta joskus kun tiedosto on erittäin suuri tai mallintaja haluaa hallita muutoksia manuaalisesti, laskenta on asetettu manuaaliseksi automaattisen sijaan. Jos näet vasemmassa alakulmassa sanan Laske, tämä tarkoittaa, että laskenta on asetettu manuaaliseksi, joten olet todennäköisesti monimutkaisen tutkimuksen edessä! Paina Laskentavaihtoehdot-painiketta nauhan Kaavat-välilehden Laskenta-osiossa vaihtaaksesi manuaalisen ja automaattisen työkirjan laskennan välillä.

Näiden vaiheiden lisäksi tässä on joitain käteviä tarkastustyökaluja Excelissä, joilla voit tarkistaa, tarkastaa, validoida ja tarvittaessa korjata perityn mallin, jotta voit olla varma talousmallisi tuloksista:

• Tarkista työkirja. Opi tuntemaan mallisi piilotetut ominaisuudet ja tunnistamaan mahdollisesti ongelmalliset ominaisuudet, joita voisi muuten olla erittäin vaikea löytää tällä vähän tunnetulla työkalulla. Käyttääksesi sitä, avaa työkirja, napsauta nauhan Tiedosto-painiketta; Napsauta Tiedot-välilehden Tarkista ongelmat -painiketta.
• F2: Jos kaavan lähdesolut ovat samalla sivulla, F2-pikanäppäin siirtää solun muokkaustilaan, joten tämä pikanäppäin on hyvä tapa nähdä visuaalisesti, mistä lähdetiedot ovat peräisin.
• Jäljitä ennakkotapaukset/riippuvaiset: Excelin tarkastustyökalut jäljittävät suhteita visuaalisesti jäljitysviivan nuolilla. Voit käyttää näitä työkaluja nauhan Kaavat-välilehden Kaavan tarkastus -osiossa.
• Arvioi kaava: Erota pitkät ja monimutkaiset kaavat nauhan Kaavat-välilehden Kaavan tarkastus -osiossa olevalla Arvioi kaava -työkalulla.
• Virheentarkistustyökalut: Jos teet virheen – tai mitä Excel pitää virheenä – solun vasempaan yläkulmaan tulee näkyviin vihreä kolmio. Tämä tapahtuu, jos ohitat vierekkäiset solut tai jos syötät syötteen tekstinä, jonka pitäisi näyttää olevan numero.
• Katseluikkuna: Jos sinulla on tulossoluja, joita haluat pitää silmällä, tämä työkalu näyttää määritettyjen solujen tuloksen erillisessä ikkunassa. Löydät tämän työkalun nauhan Kaavat-välilehden Kaavan tarkastus -osiosta. Kaavojen testauksessa on hyödyllistä nähdä oletusten muutoksen vaikutus erilliseen soluun tai soluihin.
• Näytä kaavat: Jos haluat nähdä kaikki kaavat yhdellä silmäyksellä tulosten arvojen sijaan, paina Näytä kaavat -painiketta nauhan Kaavat-välilehden Kaavan valvonta -osiossa (tai käytä Ctrl+`-pikanäppäintä). Näytä kaavat on myös erittäin nopea ja helppo tapa nähdä, onko olemassa kovakoodattuja arvoja.