Mikä on Microsoft SharePoint: Lyhyt esittely

SharePoint Microsoftin pilvipohjaisessa yhteistyöratkaisussa. Microsoft SharePoint on loistava esimerkki siitä, kuinka pitkälle olemme päässeet teknologian avulla tiimityön ja viestinnän parantamiseen. Vuonna 1971 tietokoneinsinööri Ray Tomlinson lähetti ensimmäisen sähköpostin kahden vierekkäin olevan tietokoneen välillä. Kun Tomlinsonilta kysyttiin, mikä sai hänet kehittämään tällaista läpimurtoteknologiaa, Tomlinson vastasi: "lähinnä siksi, että se vaikutti siistiltä idealta."

Yli 40 vuotta myöhemmin ja yli 269 miljardia sähköpostia lähetettiin ja vastaanotettiin päivässä pelkästään vuonna 2017, tämä siisti idea on päivitettävä. Nykymaailmassa, jossa tietotyöntekijät eivät enää istu vierekkäin, vaan hajallaan useille maantieteellisille alueille ja aikavyöhykkeille, sähköposti ei yksinkertaisesti riitä takaamaan reaaliaikaista yhteistyötä, itsepalvelutietojen keräämistä ja vankkaa tiedonhallintaratkaisua.

Sähköposti palvelee jatkossakin kahdenkeskisen viestinnän ja kalenterin tarpeita, mutta SharePoint Online toimii alustana tiimikeskeisille ja projektikeskeisille yhteistyötarpeille . SharePointin intranet-ominaisuudet tarjoavat yhteistyöominaisuuksia tavalla, joka hyödyntää organisaation ihmisten kollektiivista tietämystä työntekijöiden tiedottamisen ja sitouttamisen lisäksi myös liiketoimintaprosessien muuttamiseen.

Kiertoajelu SharePoint-maisemassa

SharePoint Online yhdistää työpaikallasi olevat ihmiset älykkäällä sisällönhallintaratkaisulla, joka lisää tuottavuutta ja pitää tietosi turvassa. Se on pilvipohjainen ratkaisu, joka on yksi Office 365:n palveluista. SharePoint-sateenvarjossa on myös SharePoint Server, joka on SharePoint Onlinen kaltainen ratkaisu, mutta vaatii palvelinlaitteiston ostamista ja ylläpitoa, ohjelmiston asentamista, ohjelmistojen säilyttämistä. tai käyttöjärjestelmä ajan tasalla ja palkata ihmisiä hallitsemaan tekniikkaa ja ratkaisemaan ongelmia. SharePoint Onlinessa nämä tehtävät hoitaa Microsoft.

SharePoint-persoonoihin tutustuminen

Vaikka SharePoint tarjoaa alustan kaikille organisaation jäsenille jakaa ja työskennellä yhdessä, on olemassa neljän tyyppisiä henkilöitä, jotka käyttävät SharePointia, ovat vuorovaikutuksessa sen kanssa ja hyötyvät siitä.

• Loppukäyttäjät: Jos käytät organisaatiosi portaalia tai intranetiä SharePointissa lukeaksesi ilmoituksia tai minkä tahansa tyyppistä viestintää, olet loppukäyttäjä. Sama pätee, jos projektiryhmäsi käyttää SharePointia yhteistyöhön.
• Järjestelmänvalvojat: Kun opit SharePointin ominaisuuksiin ja toimintoihin, sinusta voi tulla superloppukäyttäjä ja ottaa hallinnollisia tehtäviä, kuten seuraavia:
  • Sivustokokoelman järjestelmänvalvoja: Tämä rooli vastaa koko sivustokokoelmasta, jossa voi olla useita SharePoint-sivustoja. Sivustokokoelman järjestelmänvalvoja voi hallita, mitkä ominaisuudet ovat käytettävissä sivustokokoelmassa, mukaan lukien työnkulut, mukautettu brändäys ja hakuasetukset.
  • Sivuston omistaja: Kun luot uuden sivuston Sivustot-sivulta, sinusta tulee automaattisesti sivuston omistaja. Sivuston omistajana voit luoda alisivustoja, hallita sivuston käyttöoikeuksia, muuttaa ulkoasua ja tuntumaa sekä ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä sivuston ominaisuuksia sen mukaan, mitä sivustokokoelmasta on saatavilla, ja paljon muuta.

• IT-ammattilaiset: SharePointissa on sisäänrakennetut ominaisuudet, jotka palvelevat IT-osaston ammattilaisia ​​tai IT-konsultteja, jotka palvelevat asiakkaidensa tarpeita. Yleensä nämä IT-ammattilaiset hallinnoivat SharePoint Onlinea varmistaakseen, että tekniikka vastaa liiketoiminnan tarpeita. He voivat toimia järjestelmänä tai SharePoint-järjestelmänvalvojana, jolla on pääsy Office 365:n SharePoint-hallintakeskukseen, jossa he määrittävät SharePoint-asetuksia, kuten
  • Yammerin käyttöönotto/poistaminen käytöstä yritysten sosiaalisen yhteistyön ratkaisuna
  • Sallitaan SharePoint-sivustojen ulkoinen jakaminen
  • Vaatimustenmukaisuuden ja tietojen häviämisen eston käytäntöjen määrittäminen
  • Poistettujen sivustojen palauttaminen

• Kehittäjät: Nämä ovat teknisiä henkilöitä, jotka luovat sovelluksia ja mukautuksia laajentaakseen SharePointin toimintoja Microsoftin tarjoamia laajemmalle. SharePointissa on runsaasti ominaisuuksia sadoille tuhansille tähän alustaan ​​keskittyneille kehittäjille. Näillä kehittäjillä on jopa markkinapaikka, jossa he voivat julkaista ja myydä sovelluksiaan ja ratkaisujaan: SharePoint Store.

Laskeutuminen SharePoint Onlinen kotisivulle

SharePoint Onlinen avulla voit jakaa tietoa , sisältöä, sovelluksia ja monipuolisia, interaktiivisia uutisia organisaatiosi laajalle yleisölle. Työntekijöiden tiedottamisen ja sitouttamisen ytimenä on perusteknologia, joka tarjoaa kauniita, moderneja ja mobiiliystävällisiä sivustoja ja sivuja.

SharePoint Onlinen kotisivu tarjoaa sinulle nopean luettelon kaikista sivustoista, joihin kuulut ja joita seuraat vasemmassa ruudussa. Keskimmäinen ruutu näyttää korttityyppisen luettelon organisaatiosi viimeisimmistä uutisista kaikista sivustoista, joihin sinulla on pääsy, sekä luettelon sivustoista, joissa vierailet usein.

SharePoint Onlinen kotisivu.

Pääset SharePoint Onlinen kotisivulle seuraavasti:

Kirjaudu Office 365:een .

Napsauta sovellusten käynnistysohjelmaa (vasemmassa yläkulmassa oleva kuvake, joka näyttää vohvelilta).

Napsauta SharePointia laattojen luettelosta.

Ole varovainen, mitä jaat SharePointissa!

SharePoint-sivustoja ja niiden sisältöä voidaan jakaa organisaatiosi ulkopuolisten käyttäjien kanssa ulkoisen jakamisen toiminnon avulla . Ulkoinen jakaminen on oletusarvoisesti käytössä SharePoint Onlinessa. Tämä tarkoittaa, että kaikki Sivustot-sivulta luodut sivustot voidaan jakaa ulkopuolisten käyttäjien kanssa. Office 365 Global Admin voi poistaa tämän ominaisuuden käytöstä maailmanlaajuisesti koko SharePoint Online -ympäristössä tai ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä minkä tahansa yksittäisen sivustokokoelman.

Ulkoinen jakaminen on kätevää, kun haluat ihmisten kanssa työskentelevän, joilla ei ole Office 365 -lisenssiä organisaatiossasi (kutsutaan ulkoisiksi käyttäjiksi ) työskentelevän kanssasi. Jos esimerkiksi käytät markkinointikampanjaa ja työskentelet mainostoimiston kanssa, saatat haluta antaa mainostoimiston yhteyshenkilöillesi pääsyn projektisivustollesi SharePointissa, jotta voit olla mukana kirjoittamassa asiakirjoja.

Ulkoinen jakaminen voi myös aiheuttaa tietovuodon, joten ole varovainen, mitä jaat!