Mikä on Microsoft Access ja mihin käytät sitä?

Access 2019, uusin versio Microsoft Office -tietokantasovelluksesta, on aina ollut tehokas ohjelma, eikä tämä versio eroa toisistaan. Kaikki tämä teho tekee Accessista sovelluksen, jota ei ole niin helppo oppia yksin.

Sinun ei tarvitse käyttää kaikkia ominaisuuksia ja työkaluja ja työntää Access-kirjekuoren reunoja. Itse asiassa voit käyttää hyvin vähän kaikkea Accessin tarjoamaa ja silti luoda varsin merkittävän ratkaisun tarpeisiisi tietojen tallentamiseen ja käyttöön – kaikki koska Access voi todella "tehdä kaiken" - mahdollistaen tietokannan nopean perustamisen. rakentaa tietueita tietokantaan ja käyttää sitten tietoja useilla hyödyllisillä tavoilla. Myöhemmin, kuka tietää? Sinusta voi tulla Access-guru.

Mikä on pääsy hyvä? Se on hyvä kysymys. No, luettelo siitä, mitä voit tehdä sillä, on paljon pidempi kuin luettelo siitä, mitä et voi tehdä sillä - tietysti varsinkin jos jätät esimerkiksi "pesemään autosi" ja "jättämään astiat pois". "ei voi tehdä" -luettelosta. Tietojen järjestämisessä, tallentamisessa ja haussa Access on luokan kärjessä.

Rakenna suuria tietokantoja Alexan avulla

Okei, mitä tarkoitan suurella tietokannalla? Tahansa tietokannan kanssa paljon levyjä - ja paljon, tarkoitan satoja. Vähintään. Ja jos sinulla on tuhansia tietueita, tarvitset Accessin kaltaisen työkalun niiden hallitsemiseen. Vaikka voit käyttää Microsoft Exceliä tietueluetteloiden tallentamiseen, se rajoittaa, kuinka monta voit tallentaa (enintään yksittäisen laskentataulukon rivien lukumäärä). Lisäksi Excelin avulla ei voi määrittää mitään muuta kuin yksinkertaista luetteloa, joka voidaan lajitella ja suodattaa. Joten kaikki, jossa on paljon tietueita ja monimutkaista dataa, on parasta tehdä Accessissa.

Jotkut syyt siihen, miksi Access käsittelee suuria tietokantoja, ovat seuraavat:

• Yleensä suuressa tietokannassa on suuria tiedonsyöttötarpeita. Access tarjoaa lomakkeiden lisäksi ominaisuuksia, jotka voivat luoda nopean lomakkeen, jonka kautta joku voi syöttää kaikki kyseiset tietueet. Tämä voi tehdä tietojen syöttämisestä helpompaa ja nopeampaa ja voi vähentää virhemarginaalia merkittävästi.
• Kun tietueita on paljon ja paljon, sinulla on myös paljon mahdollisuuksia virheiden tunkeutumiseen sisään. Tämä sisältää tietueiden kaksoiskappaleet, tietueet, joissa on kirjoitusvirheitä ja tietueita, joista puuttuu tietoja - ja tämä on vain avaajia. Tarvitset siis Accessin kaltaisen sovelluksen, joka korjaa nämä virheet ja korjaa ne.
• Suuret tietokannat merkitsevät suuria tarkan ja oivaltavan raportoinnin tarpeita. Accessissa on tehokkaat raportointityökalut, joiden avulla voit luoda painettuja ja näytöllä olevia raportteja – ja ne voivat sisältää niin vähän tai niin monta osaa tiedoistasi kuin tarvitset, tarvittaessa useammasta kuin yhdestä taulukosta. Voit räätälöidä raportit yleisösi mukaan aina raporttisivuilla näytetyistä väreistä ja fonteista.
• Suuria tietokantoja on vaikea kahlata läpi, kun haluat löytää jotain. Access tarjoaa useita työkaluja lajitteluun, etsimiseen ja omien erikoistyökalujesi (eli kyselyinä ) luomiseen, jotta voit löytää tarvitsemasi yksittäisen tietueen tai tietueryhmän.
• Access säästää aikaa tekemällä tietojen tuomisesta ja kierrätyksestä helppoa. Olet saattanut käyttää tiettyjä työkaluja tietojen tuomiseen muista lähteistä, kuten Excel-laskentataulukoista (jos aloitit Excelissä ja maksimoit sen hyödyllisyyden tietojen tallennuslaitteena) ja Word-taulukoita. Access säästää sinua syöttämästä kaikkia tietojasi uudelleen ja mahdollistaa useiden tietolähteiden johdonmukaisuuden.

Tietokantojen luominen useilla taulukoilla

Riippumatta siitä, sisältääkö tietokanta 100 tietuetta tai 100 000 tietuetta (tai enemmän), jos sinun on pidettävä erillisiä taulukoita ja suhteutettava ne tietojen maksimaaliseen hyödyntämiseen, tarvitset relaatiotietokannan – ja se on Access. Mistä tiedät, pitääkö tietosi olla erillisissä taulukoissa? Ajattele tietojasi – ovatko ne hyvin lokeroituneet? Meneekö se tangenteille? Harkitse seuraavaa esimerkkiä ja käytä käsitteitä tietoihisi ja katso, tarvitsetko useita taulukoita tietokantaasi.

Big Organization -tietokanta

Kuvittele, että työskentelet erittäin suuressa yrityksessä, ja yrityksellä on tietoja asiakkaistaan ​​ja heidän tilauksistaan, yrityksen myymistä tuotteista, toimittajista ja työntekijöistä. Tämän kaltaista monimutkaista tietokantaa varten tarvitset useita taulukoita seuraavasti:

• Yhdessä taulukossa on asiakkaiden tiedot - nimet, osoitteet, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet.
• Toinen taulukko sisältää asiakkaiden tilaukset, mukaan lukien tilauksen tehneen asiakkaan nimen, myynnin hoitaneen myyjän, toimitustiedot ja tilauksen päivämäärän.
• Kolmas taulukko sisältää tiedot yrityksen myymistä tuotteista, mukaan lukien tuotenumerot, toimittajien nimet, hinnat ja varastossa olevien tuotteiden määrä.
• Neljäs taulukko sisältää toimittajatiedot – yrityksistä, joilta pääorganisaatio hankkii tuoteluettelonsa asiakkaille jälleenmyydäkseen. Taulukko sisältää yritysten nimet, niiden yhteyshenkilöt sekä osoitteen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron, joilla he tavoittavat.
• Viides taulukko sisältää työntekijöiden tiedot – palkkauspäivästä heidän yhteystietoihinsa heidän tehtäväänsä – ja sisältää myös muistiinpanoja heistä, eräänlaisena yhteenvedon ansioluetteloista.

Myös muita taulukoita on olemassa - jotta voidaan pitää luettelo kuljetusyrityksistä ja niiden yhteystiedoista (asiakkaiden tilausten lähettämistä varten), kulutaulukko (liiketoiminnan hoitamisesta aiheutuneista kuluista) ja muita taulukoita, joita käytetään neljän päätaulukon kanssa.

Koska sinun ei tarvitse täyttää jokaista kenttää jokaisesta tietueesta – missä tahansa tietokannan taulukossa – jos sinulla ei ole esimerkiksi puhelinnumeroa tai et tiedä sähköpostiosoitetta, voit jättää kentät tyhjiksi. kunnes olet saanut ne tiedot.

Epäonnistuiko suunnittelu? Suunnittele epäonnistumista

Jos mietit huolellisesti tietokantaasi, kuinka käytät tietojasi ja mitä sinun on tiedettävä työntekijöistäsi, asiakkaistasi, vapaaehtoisistasi, lahjoittajistasi, tuotteistasi tai projekteistasi – riippumatta siitä, mistä tietoja tallennat – voit suunnitella:

• Kuinka monta pöytää tarvitset
• Mitkä tiedot menevät mihin taulukkoon
• Kuinka käytät taulukoita yhdessä saadaksesi tarvitsemasi raportit

Tietenkin jokainen unohtaa jotain, ja suunnitelmat muuttuvat, kun järjestelmä on jo otettu käyttöön. Mutta älä huoli – Access ei ole niin jäykkä, että kaaos syntyisi, jos alat rakentaa pöytiä ja unohdat jotain (pellon tai kaksi, koko pöydän). Voit aina lisätä kentän, jonka olet unohtanut (tai jonka kirkas kipinä juuri kertoi tarvitsevasi) tai lisätä uuden taulukon jälkikäteen. Mahdollisimman perusteellinen suunnittelu on silti välttämätöntä.

Osana perusteellista suunnittelua voit luonnostella suunniteltu tietokanta paperille ja piirtää jokaiseen taulukkoon eräänlainen vuokaavio, jossa on laatikot ja luettelot kussakin taulukossa olevista kentistä. Piirrä nuolia osoittamaan, miten ne voivat liittyä toisiinsa – se on ikään kuin piirtäisit yksinkertaisen sukupuun – ja olet jo matkalla kohti hyvin suunniteltua, hyödyllistä tietokantaa.

Tässä on kätevä toimenpide, jota sinun tulee noudattaa, jos olet uusi tietokannan suunnitteluprosessissa:

1. Kirjoita seuraava teksti paperille tai tekstinkäsittelydokumenttiin sen mukaan, kumpi on mukavampaa:

• Alustava nimi tietokantallesi
• Luettelo tiedoista, joita aiot saada tietokannasta päivittäin tai säännöllisesti

2. Luo nyt näiden tietojen perusteella uusi luettelo todellisista tiedoista, jotka voit tallentaa:

Listaa kaikki tiedot, joita saatat ajatella asiakkaistasi, tuotteistasi, ideoistasi, koteloistasi, kirjoistasi, taideteoksistasi, opiskelijoistasi – mitä tahansa tietokantaasi liittyy. Älä pelkää mennä yli laidan – voit aina ohittaa osan luettelon kohteista, jos ne eivät ole asioita, jotka sinun todella tarvitsee tietää (tai saatat mahdollisesti saada selville) jokaisesta tietokannan kohteesta.

3. Ota kenttien luettelo – sitä kaikki nuo tiedot ovat – ja ala jakaa ne loogisiin ryhmiin.

Miten? Ajattele kenttiä ja kuinka ne toimivat yhdessä:

• Jos esimerkiksi tietokanta seuraa kirjaston kirjoja, ehkä otsikko, julkaisupäivämäärä, kustantaja, ISBN ( I ANSAINVÄLISET S standardimalliset B Ook N umbra, joka on yksilöllinen kullekin kirja), hinta, ja sivumäärä voidaan varastoida yhdessä ryhmässä, kun taas kirjailijatiedot, arvostelut ja luettelot saman kirjailijan muista nimikkeistä tai kirjoista samasta aiheesta voidaan tallentaa toiseen ryhmään. Näistä ryhmistä tulee yksittäisiä taulukoita, jotka luovat kirjojen relaatiotietokantasi.
• Selvitä, mikä kussakin tietueessa on ainutlaatuista. Kuten edellisessä kohdassa todettiin, tarvitset kentän, joka on yksilöllinen jokaiselle tietueelle. Vaikka Access voi luoda sinulle ainutlaatuisen arvon, jos tietokannan jokaiselle tietueelle ei ole ainutlaatuista tietoa, on usein parasta, että tällainen kenttä on jo olemassa tai luo sellainen itse. Asiakasnumerot, opiskelijanumerot, henkilötunnukset, kirjojen ISBN-numerot, luettelonumerot, sarjanumerot – kaikki, mikä ei ole sama kahdelle tietueelle, käy.

Kun suuri luettelo kentistä ja joidenkin kenttien alustavia ryhmittelyjä on valmiina, ja sinulla on käsitys siitä, mikä kenttä on yksilöllinen jokaiselle tietueelle, voit alkaa miettiä, kuinka tietoja käytetään .

4. Tee luettelo tavoista, joilla voit käyttää tietoja, mukaan lukien:

• Raportit, jotka haluat luoda, mukaan lukien luettelo siitä, mitkä kentät tulee sisällyttää kuhunkin raporttiin
• Muita tapoja käyttää tietoja – tarrat postitusta varten, tuoteetiketit, luettelotiedot, hinnastot, yhteystietoluettelot ja niin edelleen

5. Luettele kaikki paikat, joissa tietosi tällä hetkellä sijaitsevat. Tämä voi olla taskussasi olevilla paperilapuilla, laatikossa olevilla korteilla, toisessa ohjelmassa (kuten Excelissä) tai ehkä markkinointitarkoituksiin tietoja myyvän yrityksen kautta.

Kun tämä suunnittelu on tehty, olet valmis aloittamaan tietokannan rakentamisen.

Käytä tietokantoja käyttäjälomakkeilla

Kun suunnittelet tietokantaa, harkitse kuinka tiedot syötetään:

• Jos teet tietojen syöttämisen itse, voit ehkä työskennellä taulukkomaisessa ympäristössä (tunnetaan Accessissa taulukkonäkymänä ), jossa taulukko muodostaa suuren ruudukon. Täytät sen rivi riviltä, ​​ja jokainen rivi on tietue.

Kuvassa on taulukko käynnissä olevista vapaaehtoisista taulukkonäkymässä. Sinä päätät: Onko sitä helppo käyttää vai voitko kuvitella itsesi unohtavan siirtyä riviä alaspäin ja kirjoittavan vääriä asioita vääriin sarakkeisiin kirjoittaessasi jokaista tietuetta? Kuten näet, kenttiä on enemmän kuin ikkunassa näkyy, joten joudut vierittämään paljon vasemmalle ja oikealle käyttääksesi tätä näkymää.

Tietolomakenäkymä voi olla helppo ympäristö tietojen syöttämiselle. Tai ei.

• Voit halutessasi käyttää lomaketta (näkyy seuraavassa kuvassa). Lomake on erikoistunut käyttöliittymä tietojen syöttämiseen, muokkaamiseen ja tietokannan katseluun tietue kerrallaan, jos:
• Joku muu hoitaa tietojen syöttämisen
• Tietojen kirjoittaminen rivin toisensa jälkeen suureen ruudukkoon vaikuttaa järkyttävältä

Tässä on yksinkertainen lomake uusien tietueiden syöttämiseen tai olemassa olevien tietueiden tarkistamiseen.

Hämmentävä vaikutus (ja luonnostaan ​​lisääntynyt virhemarginaali) on erityisen todennäköinen, kun tietokannassa on paljon kenttiä ja käyttäjän on taulukkonäkymässä työskennellessäsi liikuttava vaakasuunnassa kenttien läpi. Näytetyn kaltainen lomake asettaa kentät miellyttävämpään muotoon, mikä helpottaa tietojen syöttämistä kenttiin ja näkee kaikki kentät samanaikaisesti (tai vain ne, joihin haluat syöttää tietoja).

Jos tietokantasi on tarpeeksi suuri, jotta tarvitset apua tietojen syöttämisessä, tai jos tietokanta kasvaa ajan myötä, mikä tekee jatkuvasta tiedonsyöttöprosessista todennäköistä, Access on sinulle sopiva työkalu. Se, että se tarjoaa yksinkertaisia ​​​​muotoja tietojen syöttämiseen/muokkaukseen, on riittävä syy tehdä siitä tietokantasovelluksesi.

Erityisraportointia vaativat tietokannat

Toinen syy Accessin käyttämiseen on sen kyky luoda mukautettuja raportteja nopeasti ja helposti. Joissakin tietokantaohjelmissa, erityisesti niissä, jotka on suunniteltu yhden taulukon tietokantoille (tunnetaan nimellä kiinteätiedostoiset tietokannat), on valmiita raportteja, ja siinä on kaikki mitä voit tehdä – valitse vain raportti luettelosta ja suorita sama raportti kuin joka toinen. kyseisen ohjelmiston käyttäjä suorittaa.

Jos käytät Exceliä, raportointikykysi ovat kaukana helpoista tai yksinkertaisista, eikä niitä ole suunniteltu käytettäväksi suurten tietokantojen kanssa – ne on tarkoitettu laskentataulukoita ja pieniä, yhden taulukon luetteloita varten. Lisäksi sinun on kaivettava paljon syvällisemmin Excelin työkaluja päästäksesi näihin raportteihin. Access puolestaan ​​​​on tietokantasovellus, joten raportointi on tärkeä, etukäteisominaisuus.

Esimerkki? Jos haluat Excelissä raportin, joka ryhmittelee tietosi yhden tai useamman luettelosi kentän mukaan, sinun on ensin lajiteltava laskentataulukon rivit käyttämällä kenttiä tietojen lajitteluun, ja sitten voit luoda tunnetaan välisummaraporttina . Luodaksesi sen, käytät valintaikkunaa, joka kysyy suoritettavista laskelmista, mihin tulokset sijoitetaan ja perustuuko lajittelu ja/tai välisumma useampaan kuin yhteen kenttään. Tuloksena olevaa raporttia ei ole suunniteltu tulostettavaksi, ja sinun on muokattava laskentataulukon sivutusta (laskentataulukon erikoisnäkymän avulla) hallitaksesi, kuinka raportti tulostuu.

Accessissa? Käynnistä vain ohjattu raporttitoiminto, ja voit lajitella tietosi, valita, miten ne ryhmitellään, mitkä tiedot sisällytetään raporttiin, ja valita visuaalisen asettelun ja väriteeman, kaikki yhdessä yksinkertaisessa, virtaviivaisessa prosessissa. Raportti on valmis tulostettavaksi ilman, että teet mitään. Access on rakennettu raportointi - onhan se on tietokanta sovellus - ja raportit ovat yksi (ellei useimmat) tärkeimmistä tavoista voit käyttää ja jakaa tietoa.

Koska raportit ovat erittäin tärkeä osa Accessia, voit paitsi luoda niitä pienellä vaivalla, myös mukauttaa niitä luodaksesi tehokkaan dokumentaation tärkeimmistä tiedoistasi:

• Luo nopea, yksinkertainen raportti, joka näyttää taulukossasi olevan sisällön siistissä, helposti luettavassa muodossa.

Ah, yksinkertaisuus. Pikaraportti on vain yhden napsautuksen päässä.

• Luo mukautettu raportti, jonka suunnittelet vaiheittain Ohjatun raporttitoiminnon avulla. Kuvassa näkyvässä raportissa vapaaehtoiset on lajiteltu sukunimien mukaan. Nämä vaihtoehdot saatiin toimimaan helposti muutamalla napsautuksella.

Ohjattu raporttitoiminto luo yksityiskohtaisempia (mutta yksinkertaisia) raportteja, kuten tämä.

• Voit todella kääriä hihat ja suunnitella uuden raportin tai pelata olemassa olevalla lisäämällä kaikenlaisia ​​kelloja ja pillejä. Seuraava kuva näyttää tämän tapahtuvan suunnittelunäkymässä. Huomaa, että raportin otsikko (Volunteers List by Status) on valittuna: Sen ympärillä on laatikko ja pienet kahvat laatikon kulmissa ja sivuilla, mikä tarkoittaa, että voit muotoilla otsikon uudelleen, muuttaa fonttia, kokoa tai väriä. tekstiä tai jopa muokata sanoja, jos uusi otsikko tarvitaan.

Suunnittelunäkymä saattaa näyttää hieman pelottavalta, mutta asioiden todella mukauttamiseen tarvitset sitä – ja saatat jopa nauttia siitä!

Voit siis luoda minkä tahansa mukautetun raportin Accessissa käyttämällä mitä tahansa tai kaikkia tietokantataulukoita ja mitä tahansa näiden taulukoiden kenttiä, ja voit ryhmitellä kenttiä ja sijoittaa ne haluamaasi järjestykseen:

• Ohjatun raporttitoiminnon avulla voit valita useista esiasetetuista asetteluista raportille, ja voit mukauttaa sen kaiken rivi riviltä, ​​sarake sarakkeelta.
• Voit helposti lisätä ja poistaa kenttiä raportin luomisen jälkeen, jos muutat mieltäsi raportin sisällöstä. Jos haluat leimata oman leimasi raportin jokaiseen osaan, voit käyttää suunnittelunäkymää seuraavasti:
• Lisää otsikoita, ohjeita tai kuvailevia tekstiruutuja ja grafiikkaa.
• Määritä mukautetut ylä- ja alatunnisteet sisältämään kaikki tiedot, jotka haluat näkyvän raportin kaikilla sivuilla.

Jos kaikki tämä kuulostaa jännittävältä tai ainakin mielenkiintoiselta, olet todella oikeilla jäljillä Accessin avulla. Tarve luoda mukautettuja raportteja on tärkein syy käyttää Accessia.