Microsoft Teamsin käyttäminen

Microsoft Teams on saatavilla käyttäjille, joilla on seuraavat Office 365 -yritystilaukset : E1, E3, E5, Business Premium ja Business Essentials. Koulutussuunnitelmissa se on saatavilla A1-, A1 Plus-, A5- ja A3-liittymissä. Suunnitelmat Teamsin käyttöönottamiseksi hallituksen pilvessä ovat valmiina.

Teameihin pääsee verkkoselaimella, työpöytäsovelluksella tai mobiilisovelluksella. Käyttäjien enimmäismäärä, jotka voivat käyttää Teamsin kaikkia toimintoja, perustuu organisaation lisensoitujen käyttäjien määrään. Vieraskäyttö on sallittu, mikä tarkoittaa, että muiden Office 365 -vuokralaisten käyttäjiä voidaan kutsua organisaation Teams-keskukseen ilman lisälisenssejä.

Teamsin avulla voit soittaa kahdenkeskisiä tai ryhmäääni- ja videopuheluita. Voit jakaa näyttöjä verkkoneuvottelujen aikana, ajoittaa kokouksia ja tallentaa kokouksia. Lisäksi jokaisella käyttäjällä on jopa 1 Tt tallennustilaa.

Järjestelmänvalvojan näkökulmasta Teams tarjoaa työkaluja käyttäjien ja kolmannen osapuolen sovellusten hallintaan. Käytöstä ja asetuksista selviää raportteja, jotka voidaan määrittää organisaatiokohtaisilla käytännöillä. Mielenrauhan vuoksi Microsoft tarjoaa 99,9 prosentin taloudellisesti tuetun palvelutason sopimuksen (SLA) käyttöajan Teamsille.

Tutustu Microsoft Teamsin käyttöliittymään

Välilehdet, botti, @maininnat ja punaiset otsatukkaat ovat vain osa uutta kielenkäyttöä, jota sinun on lisättävä sanastoon käyttääksesi Teamsia. Tämä edellyttää, että olet jo taitava sosiaalisen median käyttäjä, joka tietää, mistä hymiöt, tarrat ja Giphyt ovat.

Tutustutaan Teamsin käyttöliittymään. Kun käytät työpöytäsovellusta, ensimmäinen näyttö, jonka näet kirjautumisen jälkeen, näkyy alla.

Teamsin työpöytäkäyttöliittymä.

• Sovelluspalkki: Täällä voit siirtyä Teamsin eri osiin. Ylhäällä näet seuraavat kuvakkeet:
  • Toiminto on paikka, josta löydät mainintoja, vastauksia ja muita ilmoituksia.
  • Chatissa näet viimeisimmät kahdenkeskiset tai ryhmäkeskustelut ja yhteystietoluettelosi.
  • Teams näyttää kaikki tiimit, joiden jäsen olet.
  • Kokoukset synkronoidaan Outlook-kalenterisi kanssa ja näyttää kaikki tulevat kokouksesi.
  • Tiedostot kokoaa kaikki tiedostot kaikista tiimeistä, joiden jäsen olet. Siellä voit myös käyttää henkilökohtaista OneDrive for Business -tallennustilaasi.
  • […] sisältää linkkejä sovelluksiin, jotka on sidottu Teamsiin ja Teamsin kanaviin.
  • Store vie sinut sovelluksiin ja palveluihin, jotka voidaan integroida Teamsiin.
  • Palaute vie sinut Microsoft Teamsin käyttäjääänisivulle, jolle voit jättää palautetta palvelusta.
• Teams-osio: Yllä oleva Teams-kuvake on valittuna sovelluspalkissa, joten luettelo joukkueista, joiden jäseniä olemme, näkyy tässä.
• Kanava: Oma osio tiimissä keskustelujen ja tehtävien järjestämiseen tiettyihin aiheisiin tai projekteihin.
• Liity tai luo tiimi -painike: Napsauttamalla tätä painiketta pääset tiimin luomis- tai liittymisprosessin läpi. Tämä painike näkyy vain, kun Teams-kuvake on valittuna sovelluspalkissa.
• Uusi keskustelupainike: Napsauttamalla tätä painiketta, voit valita Chat-kuvakkeen sovelluspalkista ja voit aloittaa uuden keskustelun henkilön tai ryhmän kanssa.
• Komentopalkki: Tätä yläreunassa olevaa palkkia käytetään sovellusten tekemiseen tai haun tekemiseen Teamsissa.
• Välilehdet: Vaihda eri Teams-sivujen välillä näillä välilehdillä. Keskustelut ja tiedostot sisällytetään automaattisesti; +-merkki -välilehden avulla voit lisätä pikakuvakkeita Teamsin sisältöön.
• Kanavakeskustelut: Tämä osio näyttää kaikki valitun kanavan keskustelut. Chatit kanavakeskusteluissa ovat jatkuvia, joten jos olet ollut poissa, on helppo selata läpi ja pysyt ajan tasalla, kun palaat. Chatit voivat sisältää visuaalisia osoittimia, kuten @maininnan, joka osoittaa, että chatissa mainitaan nimenomaan käyttäjä, tai punaisen räjähdyksen osoittamaan suurta merkitystä. Huomaa, että chatit ovat suunnittelultaan avoimia, joten kaikki tiimin jäsenet näkevät keskustelun, mikä auttaa tarvittaessa nopeuttamaan päätöksentekoprosessia.
• Kirjoitusruutu: tähän voit kirjoittaa viestin aloittaaksesi keskustelun. Voit lähettää pikakeskustelun tai laajentaa Kirjoita-ruutua päästäksesi käsiksi monipuolisiin muotoilutyökaluihin.
• Lähetä-kuvake: Kun olet valmis jakamaan keskustelusi, napsauta Lähetä-kuvaketta lähettääksesi keskustelusi tiimille.

Ohjeiden saaminen Microsoft Teamsin komentopalkista

Teamsin käyttö on intuitiivinen, mutta jos tarvitset nopeaa apua, komentopalkki on yhdestä paikasta apua. Voit tehdä haun keskusteluista, käyttäjistä, tiedostoista ja sovelluksista. Jos esimerkiksi kirjoitat komentopalkkiin sanan "launch", vasemmassa ruudussa näkyvät hakutulokset ryhmiteltyinä Viestit, Ihmiset ja Tiedostot.

Komentopalkin hakutulokset.

Voit myös suorittaa komennon suoraan komentopalkista kirjoittamalla vinoviivan ( / ). Tämä toiminto näyttää käytettävissä olevat komennot tai pikakuvakkeet. Valitse sopiva komento luettelosta käynnistääksesi komennon.

Vinoviiva komentopikanäppäimet.

Yhteistyö Microsoft Teams Hubissa

Monet ajattelevat, että "sähköpostipuu"-ilmiö oli eristetty isoihin yritysympäristöihin, mutta se nostaa usein rumaa päätään myös pienissä organisaatioissa.

Kuvittele seuraava skenaario: Joku lähettää sähköpostin kolmelle henkilölle ja pyytää heidän mielipiteitään jostain. Kaksi vastaanottajista vastaa välittömästi. Vastaanottaja #3 vastaa vastaanottajalle #2, mutta unohtaa vastata kaikille. Nyt vastaanottajalla #2 on tietoja, joita muilla ei ole. Vastaanottaja #1 välittää sitten sähköpostin edelleen toiselle henkilölle (vastaanottaja #4), joka vastaa kaikille palautteellaan, mikä ei ota huomioon sitä, mitä on jo keskusteltu ennen hänen osallistumistaan. Pian kaikkien postilaatikko räjähtää vastauksista ja kaikkiin vastauksista, että lähettäjä vihdoin nostaa kätensä ylös turhautuneena, koska nyt keskustelu on riistäytynyt käsistä ja hän viettää liikaa aikaa kaikkien saamiseen vauhtiin. Tämän lisäksi hänen on nyt yhdistettävä kaikki palaute manuaalisesti.

Teams poistaa sähköpostipuut. Teamsissa lähettäjä voi välttää edellisen skenaarion lataamalla tiedoston Teams-kanavaan, @mainitsemalla henkilöt, joilta hän tarvitsee palautetta, ja aloittamalla keskustelun suoraan dokumentista Teamsissa. Tällä tavalla kaikki näkevät kaikkien kommentit ja muokkaukset. Uusi keskusteluun osallistuva henkilö voi vain vierittää ylöspäin päästäkseen vauhtiin ja kaikki ovat tyytyväisiä.

Dokumentista keskustelun aloittaminen Teamsissa.

Microsoft Teams -keskittimen luominen ja hallinta

Jotta voit tehdä yhteistyötä Teamsissa, sinun on ensin oltava joko Teams-keskuksen jäsen tai sellaisen luoja. Ryhmän luominen:

Napsauta sovelluspalkista Teams.

Napsauta Liity tai Luo tiimi -linkkiä, joka tulee näkyviin sovelluspalkin alareunaan.

Napsauta Luo tiimi -korttia.

Kirjoita joukkueen nimi ja kuvaus.

Valitse tiimisi tietosuoja-asetukset (yksityinen tai julkinen).

Yksityiset Team tarkoittaa ainoa joukkue omistajat voivat lisätä jäseniä, kun taas julkinen Team tarkoittaa Kuka tahansa organisaatiossa voi liittyä joukkueen.

Napsauta Seuraava.

Lisää jäseniä tiimiisi lisäämällä Lisää-ruutuun joko nimi, sähköpostiosoite, jakeluluettelo tai sähköpostilla toimiva suojausryhmä.

Ryhmässä voi olla enintään 2 500 jäsentä joko organisaatiostasi tai ulkoisista käyttäjistä suojatun vieraskäytön kautta.

Vaihtoehtoisesti voit valita tiimin jäsenen roolin (omistaja tai jäsen) napsauttamalla Jäsen-kohdan vieressä olevaa pudotusvalikon nuolta.
Jos unohdat tehdä tämän, voit päivittää jäsentyypin myöhemmin.

Napsauta Sulje.

Tiimin hallintaominaisuuksiin pääset napsauttamalla sovelluspalkissa tiimisi nimen vieressä olevia ellipsejä. Seuraavat hallintavaihtoehdot ovat käytettävissä:

• Hallitse tiimiä käynnistää Jäsenet-välilehden, jossa voit lisätä tai poistaa jäseniä, muuttaa jäsenen roolia tai etsiä jäsentä.
• Lisää kanava avaa valintaikkunan, johon voit kirjoittaa kanavan nimen ja kanavan kuvauksen.
• Lisää jäseniä käynnistää valintaikkunan, johon voit kirjoittaa tiimiisi lisättävien henkilöiden, jakeluluetteloiden tai sähköpostin käyttöä tukevien suojausryhmien nimet.
• Poistu tiimistä käynnistää vahvistusikkunan, jossa sinua pyydetään vahvistamaan aikomuksesi poistua tiimistä .
• Muokkaa ryhmää käynnistää valintaikkunan, jossa voit muuttaa ryhmän nimeä, ryhmän kuvausta ja tietosuoja-asetuksia.
• Hae linkki tiimiin käynnistää valintaikkunan, josta voit kopioida URL-osoitteen, jonka tiimi voi jakaa muille.
• Poista tiimi käynnistää vahvistusikkunan, jossa sinua pyydetään vahvistamaan aikomuksesi poistaa tiimi.

Johtoryhmän jäsenet.

Keskustelu Microsoft Teamsissa

Kun tiimiin lisätään uusi jäsen, hän saa automaattisesti pääsyn kaikkiin aikaisempiin keskusteluihin, tiedostoihin ja muihin ryhmän keskittimessä jaettuihin tietoihin. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun otetaan uusi tiimin jäsen mukaan projektiin. Ei tarvitse miettiä, mitä tiedostoja välittää, jotta uusi jäsen pääsee vauhtiin, sillä hän voi palvella itseään hubin sisällöstä tai pyytää apua muilta chatin kautta.

Aloita keskustelu napsauttamalla Kirjoita-ruutua ja ala kirjoittaa viestiä joko Activity-, Chat- tai Teams-osiossa. Kun olet valmis, lähetä viesti napsauttamalla Lähetä-kuvaketta. Ryhmäsi kulttuurista riippuen voit piristää keskustelujasi hymiöillä, Giphyillä tai tarroilla. Löydät useita vaihtoehtoja, kun napsautat näitä kirjoituskentän alla olevia kuvakkeita.

Joskus keskusteluista tiimissä voi tulla meluisaa, kun monet jäsenet puhuvat eri aiheista. Voit auttaa tässä hyödyntämällä Teamsin ketjutetut viestit -ominaisuutta vastaamalla suoraan tiettyyn viestiin niin, että vastaus on kontekstissa alkuperäisen viestin kanssa.

Tiedostojen jakaminen Microsoft Teamsissa

Kun luot Teams-keskuksen, SharePoint-sivusto luodaan automaattisesti taustajärjestelmään, joka puolestaan ​​luo asiakirjakirjaston kullekin kanavalle. Teams-kanavaan ladatut tiedostot näkyvät Tiedostot-välilehdessä ja tallennetaan SharePoint-dokumenttikirjastoon. Itse asiassa voit napsauttaa tiedostonimen vieressä olevia ellipsejä ja valita sitten tiedoston avaamisen sen sijainnista SharePointissa .

Tiedoston avaaminen SharePointissa Teamsista.

Tiedoston jakaminen Teamsissa:

Valitse sovelluspalkista Teams.

Kirjoita viesti Luo-kenttään kanavasta.

Napsauta Kirjoita-ruudun alla olevaa Liitä-kuvaketta (se näyttää paperiliittimeltä) ja valitse jaettavan liitteen lähde.

Valitse tiedosto lähteestä ja lataa se.

Lataamasi tiedosto upotetaan nyt viestiin.

Napsauta Lähetä-kuvaketta (se näyttää lentokoneelta) lähettääksesi viestisi.
Jakamasi tiedosto näkyy myös Tiedostot-välilehdessä.

Vaihtoehtoisesti voit siirtyä suoraan Tiedostot-välilehteen ja ladata tiedoston napsauttamalla Lähetä-painiketta. Kun tiedosto on ladattu, avaa se napsauttamalla tiedoston nimeä. Kun olet avannut, voit aloittaa keskustelun muiden kanssa dokumentista.

Kokoukset ja neuvottelut Microsoft Teamsin tapaan

Chatit ja keskustelut Teamsissa ovat hauskoja tapoja kommunikoida muiden kanssa. Joskus on kuitenkin tehokkaampaa soittaa nopea puhelu tiimin jäsenten kanssa ongelman ratkaisemiseksi kuin keskustella edestakaisin chatissa. Onneksi Teams tarjoaa täydellisen kokousratkaisun, joka tukee ääni- ja videoneuvotteluja. Koska Teamsiin on sisäänrakennettu soitto-ominaisuudet, sinun ei tarvitse kirjautua ulos Teamsista ja käynnistää erillistä sovellusta tilapäisen kokouksen aloittamiseksi.

Muodollisempia kokouksia varten voit ajoittaa kokouksen samalla tavalla kuin määrität kokoukset Outlookissa. Teamsissa luomasi kokoukset näkyvät Outlook-kalenterissasi .

Improvisoidun Microsoft Teams -kokouksen järjestäminen

Oletetaan esimerkiksi, että keskustelet kolmen tiimisi jäsenen kanssa jostakin ongelmasta. Pitkän edestakaisen ja odotusaikojen jälkeen päätit, että on paljon nopeampaa vain soittaa ja keskustella asiasta. Aloita improvisoitu kokous:

Vastaa keskusteluketjuun ja napsauta Video-kuvaketta, joka tulee näkyviin Kirjoita-ruudun alareunaan.

Anna puhelusi aihe avautuvasta videoikkunasta.

Ota videokamera käyttöön tai poista se käytöstä valitaksesi videon tai äänen jakamisen.

Aloita konferenssi napsauttamalla Tapaa nyt.

Neuvotteluikkuna avautuu, ja sen oikealla puolella on ruutu, jossa voit kutsua muita liittymään kokoukseen.

Aloitetaan improvisoitu kokous.

Kun olet valmis, lopeta puhelu ja poistu kokouksesta napsauttamalla punaista puhelinkuvaketta.

Kokouksen jälkeen muistiinpanot ja keskustelut julkaistaan ​​kanavalla, jotta muut, jotka eivät päässeet kokoukseen, saavat nopeasti kiinni siitä, mitä he ovat menettäneet.

Microsoft Teams -kokouksen ajoittaminen

Voit sopia virallisen kokouksen etukäteen ja ilmoittaa kutsutuille osallistujille riittävän ajoissa tapaamisesta. Kuten Outlook, Teamsin viralliset kokouspyynnöt sisältävät kokouksen otsikon (vastaa aihetta Outlookissa), sijainnin, aloitus- ja lopetuspäivämäärän tai -ajan, tiedot ja osallistujaluettelon. Teamsissa voit valita kanavan, jossa tapaat. Kun kanava on valittu, kokouksen artefaktit julkaistaan ​​kanavalla.

Teams-kokouksen ajoittaminen:

Napsauta Kokoukset sovelluspalkista.

Napsauta Ajoita kokous -painiketta, joka tulee näkyviin vasemman ruudun alareunaan.

Teams-kokouksen ajoittaminen.

Kirjoita Uusi kokous -ikkunaan otsikko, sijainti, alkamis- ja lopetuspäivämäärä/aika, tiedot, kanava ja niiden ihmisten nimet, jotka haluat kutsua kokoukseen.

Vaihtoehtoisesti voit lisätä kanavan kokoukselle.

Jos haluat tarkistaa ihmisten saatavuuden, napsauta Tiedot-osion yläpuolella olevaa Aikatauluavustajaa näyttääksesi osallistujien saatavuuden heidän Outlook-kalentereidensa perusteella.

Napsauta Ajoita kokous -painiketta.
Kokous on nyt ajoitettu ja se näkyy Teamsin Kokoukset-osiossa sekä Outlook-kalenterissasi.