Microsoft Office 365:n ominaisuudet ja edut

Office 365 -pilveen siirtyminen tuo mukanaan joitain tärkeitä ominaisuuksia ja etuja. Organisaatiosi saa nimittäin jatkossakin käyttää vuosia käyttämääsi ohjelmistoa, mutta voit nyt siirtää taakan Microsoftille. Sen lisäksi, että taakka siirretään Microsoftille, on olemassa joitain muita tärkeitä etuja.

Lisää tuottavuutta Office 365:llä

Tuottavuus on hieno sana, jota johto-konsulttityypit rakastavat käyttää. Todellisessa maailmassa tuottavuus voidaan kuitenkin tiivistää yksinkertaiseen kysymykseen: voitko tehdä työni helpommin vai et? Microsoft on investoinut paljon ja käyttänyt valtavasti aikaa yrittääkseen tehdä Office 365:n käyttäjä- ja järjestelmänvalvojakokemuksista mahdollisimman helppoa ja yksinkertaista.

Ajatuksena on, että yksinkertaistaminen lisää tuottavuutta. Olipa kyseessä järjestelmänvalvoja, joka perustaa uuden työntekijän, tai yritysanalyytikko, joka kirjoittaa käytäntö- ja menettelyasiakirjoja Wordissa. Kun tekniikka karkaa tieltä ja voit keskittyä työhön, sinusta tulee tuottavampi. Yritä käyttää kirjoituskonetta tekstinkäsittelyohjelman sijaan. Kuka ajatteli, että kopioi ja liitä olisi tällainen pelin vaihtaja?

Käytä kaikkialla Office 365:llä

Yritysohjelmiston käyttämisessä Internetin kautta on suuria etuja. Ensinnäkin tarvitset vain tietokoneen – pöytätietokoneen, kannettavan tietokoneen, tabletin tai puhelimen – ja Internet-yhteyden tai puhelimen peiton. Koska ohjelmisto toimii Microsoftin datakeskuksessa, sinun tarvitsee vain muodostaa Internet-yhteys päästäksesi ohjelmistoon.

Toinen keskitetysti sijoitetun datan käytön etu on se, että sinulla on aina yksi totuuden lähde. Jos teet muutoksen dokumenttiin tabletillasi kotona ja kollegasi katsoo tiedostoa puhelimellaan, hän näkee uusimman asiakirjan. Takana ovat ne ajat, jolloin Excel-asiakirjoja lähetettiin sähköpostitse koneiden välillä pitkillä tiedostonimillä.

SharePoint Onlinessa (osa Office 365 -pakettia) yksi tiedosto, esimerkiksi Forecast_Q1_2011.xlsx, elää pilvessä (eli Microsoftin maailmanlaajuisesti hajautetuissa miljardin dollarin datakeskuksissa). Koska asiakirja on pilvessä, suojausoikeudet voidaan määrittää siten, että kuka tahansa organisaation jäsen voi tarkastella asiakirjaa maantieteellisestä sijainnista riippumatta.

Turvallisuus voi olla niin tiukkaa tai lievää kuin halutaan. Voit esimerkiksi haluta, että kaikki organisaation jäsenet näkevät yrityksen käytäntöasiakirjan, mutta haluat vain valitun ryhmän henkilöitä muokkaavan asiakirjaa. Lisäksi SharePoint hoitaa kaiken versioinnin ja jopa antaa sinun tarkistaa dokumentin muokattavaksi, jotta kukaan muu ei voi muokata sitä samanaikaisesti.

Haluatko tehdä yhteistyötä dokumentin parissa reaaliajassa? Ei ongelmaa. Voit tehdä sen käyttämällä muuta kuin verkkoselainta.

Työskentele tietosi kanssa Office 365:n avulla

Microsoft ei aina tarjoa parasta ohjelmistoa. Muistatko Windows Vistan? Väsyttää! Sen sijaan, että juoksivat kauas eivätkä katsoisi enää takaisin Windowsiin, käyttäjät vain pidättelivät yhteistä hengitystään Windows 7:ään asti. Kiitos, että kiirehdit Microsoftia!

Yksi asia, jonka Microsoft teki uskomattoman oikein, oli se, että käyttäjät eivät halua luopua asioista, jotka tekevät heistä mukavia. Office 365 ei ole muuttanut suosikkejasi yhtään. Ainoa ero on, että nyt ne ovat saumattomasti yhteydessä pilvessä elävään yritysohjelmistoon. Toisin sanoen suosikkisovelluksesi ovat pilvistetty.

Yksi SharePoint 2010:n ja Office 2010:n hienoimmista ominaisuuksista on, että voit työskennellä SharePointin kanssa ilman, että sinun tarvitsee poistua Office-sovelluksista. Voit esimerkiksi käynnistää Wordin, tarkastella SharePointiin tallennettua asiakirjaa, tehdä muutoksia, tarkistaa sen uudelleen, tarkastella versioita ja jopa jättää muistiinpanoja kollegoillesi.

Kaikki ilman, että sinun tarvitsee edes tietää, että SharePoint hoitaa sisällönhallintatoiminnot kulissien takana.

Office 365:n mukana tulee vankka tietoturva ja luotettavuus

Kun Microsoft ottaa kaiken vastuun turvallisuudesta ja luotettavuudesta, IT-tiimisi voi levätä laakereillaan. Microsoftin antaminen tehdä raskaat työt vapauttaa IT-tiimin tekemään tärkeämpiä asioita, kuten auttamaan käyttäjiä saamaan kaiken irti yritysohjelmistoista.

Microsoft ymmärtää, jos et ole täysin tyytyväinen siihen, että annat heidän tehdä raskaita nostoja. Joidenkin kysymysten ratkaisemiseksi Microsoftilla on kuitenkin laajat palvelutasosopimukset, jotka auttavat sinua rauhoittamaan.

Office 365 tarjoaa IT-hallinnan ja tehokkuuden

IT-henkilöstö haluaa tietää tarkalleen, mitä jokainen tekee järjestelmillään koko ajan. Jos jokin menee pieleen, se johtuu todennäköisesti käyttäjän virheestä. Järjestelmäsi tekevät sen, mitä niiden kuuluu tehdä. Microsoft on tehnyt kaikkensa luodakseen ennennäkemättömän hallinnan järjestelmänvalvojille. Mutta siinä ei vielä kaikki. Sen lisäksi, että järjestelmänvalvojat hallitsevat ympäristöä, se on myös suunniteltu luonteeltaan yksinkertaiseksi ja intuitiiviseksi.