Tietokantafunktion kriteerit eivät ole osa tietokantafunktion argumentteja, vaan ne ovat jossain laskentataulukossa ja funktio viittaa niihin. Kriteerialue voi sisältää yhden kriteerin tai se voi sisältää kaksi tai useampia ehtoja. Jokainen yksittäinen kriteeri on rakennettu seuraavasti:
-
Kirjoita yhteen soluun sen tietokantararakkeen kentän nimi (otsikko), jota ehto koskee.
-
Syötä alla olevaan soluun arvo, joka kenttätietojen on täytettävä.
Kuvassa opiskelijatietokanta kriteerialueineen tietokannan oikealla puolella. Luokka-, opettaja- ja loppuarvosanan kriteereille on olemassa paikkoja. Esimerkissä Luokka-kenttään on asetettu kriteeri. Tämä kriteeri pakottaa tietokantatoiminnon käsittelemään vain tietueita (rivejä), joissa luokka on kirjanpito 101. Huomaa kuitenkin, että kriteeri voidaan asettaa useammalle kuin yhdelle kentälle. Tässä esimerkissä Opettaja- ja Lopullinen arvosana -kriteerit on jätetty tyhjiksi, jotta ne eivät vaikuta tuloksiin.
Tietokantatoiminnon kanssa käytettävien kriteerien valinta.
DAVERAGE-funktio on syötetty soluun F8 ja käyttää tätä kriteerialuetta. Kolme argumenttia ovat paikallaan. Nimi Opiskelijat kertoo funktiolle, missä tietokanta on, Lopullinen arvosana -kenttä (sarake) on paikka, josta funktio löytää arvot keskiarvon laskemiseksi, ja kriteerit asetetaan laskentataulukkoalueelle, jolla on kriteerit, jotka käskevät funktion käyttämään vain tietueita, joissa luokka on Accounting 101 – toisin sanoen F2:H3. Solun F8 merkintä näyttää tältä:
=DAVERAGE(Oppilaat,"lopullinen arvosana",F2:H3)
Miksi tämä funktio viittaa F2:H3:een kriteerialueena, kun ainoa määritetty kriteeri sijaitsee alueella F2:F3? Se on mukavuuskysymys. Koska kriteerialueen solut G3 ja H3 ovat tyhjiä, tätä ehtoaluetta käyttävä tietokantatoiminto ohittaa Opettaja- ja Lopullinen arvosana -kentät. Jos kuitenkin haluat syöttää ehdon jollekin näistä kentistä, kirjoita se vain sopivaan soluun. tietokantafunktion argumentteja ei tarvitse muokata. Entä nimen antaminen kriteerialueelle ja sen käyttäminen tietokantafunktion kolmantena argumenttina? Toimii tuokin ihan hyvin.
Käytitpä nimetty alue täyttää hakuehdot tai yksinkertaisesti kirjoita alue osoitteen, sinun on oltava varovainen täsmentää alue, joka sisältää kaikki kriteerit, mutta ei ole sisällä tyhjiä rivejä tai sarakkeita. Jos teet niin, tietokantatoiminnon tulokset ovat virheellisiä.
Näin syötät tietokantatoimintoja. Tässä esimerkissä käytetään DSUM-funktiota, mutta ohjeet ovat samat kaikille tietokantatoiminnoille; käytä vain sitä, joka suorittaa halutun laskelman. Toimi seuraavasti:
Tuo tai luo tietokanta laskentataulukossa olevista tiedoista.
Tietojen tulee olla vierekkäisissä riveissä ja sarakkeissa. Muista käyttää kenttäotsikoita.
Voit halutessasi antaa tietokannalle nimen Uusi nimi -valintaikkunassa.
Valitse osa laskentataulukosta kriteerialueeksi ja lisää sitten tälle alueelle otsikot, jotka vastaavat tietokannan otsikoita.
Sinun on annettava kriteeriotsikot vain tietokantakentille, joihin ehtoja sovelletaan. Tietokanta-alueellasi voi esimerkiksi olla kymmenen kenttää, mutta sinun on määritettävä kriteerit kolmelle kentälle. Siksi kriteerialue voi olla kolme saraketta leveä.
Aseta kohdistin soluun, johon haluat tulosten näkyvän.
Tämä solu ei saa olla tietokanta- tai kriteerialueella.
Kirjoita =DSUM( aloittaaksesi funktion syöttämisen.
Anna tietokantaalue tai nimi, jos sellainen on asetettu.
Kirjoita pilkku (,).
Kirjoita jompikumpi seuraavista:
Kirjoita pilkku (,).
Syötä kriteerialueen alue.
Kirjoita a ) ja paina Enter.