Lokiasetusten määrittäminen Outlook 2002:ssa

Tähtipäivämäärä 2002: Käytössä , kapteeni avaruusalus Enterprise uskollisesti tekee päivittäin merkinnät tähti loki. Kapteeni tallentaa tietoja miehistön tutkimista planeetoista, heidän taistelemistaan ​​avaruusolennoista ja kummallisista ilmiöistä, joita he ovat havainneet syvässä avaruudessa, missä kukaan mies (tai nainen) ei ole ennen käynyt!

Nyt on sinun vuorosi. Aivan kuten Enterprisen kapteeni , voit tallentaa päivittäistä vuorovaikutustasi outojen olentojen kanssa outoissa ympäristöissä stressaavissa olosuhteissa, vaikka vieraat olennot olisivat kaikki omassa toimistossasi. Outlook Journal on tähtilokisi.

Epäilemättä galaksin korkeat sotkut käyttävät kapteenin lokia hirvittävän tärkeisiin asioihin, mutta päiväkirjasi palvelee sinua suoremmin. Joskus, kun haluat löytää asiakirjan tai keskustelutallenteen, et muista, miksi kutsuit asiakirjaa tai mihin tallensit sen, mutta muistat, milloin loit tai vastaanotit kohteen. Tässä tapauksessa voit mennä päiväkirjaan ja tarkistaa päivämäärän, jolloin muistat käsitellä esinettä, ja löytää tarvitsemasi tiedot.

Sinun on kuitenkin käytettävä sitä, jotta voit hyödyntää Journalia. Voit asettaa Outlookin tekemään päiväkirjamerkintöjä melkein kaikesta tekemästäsi tai voit sulkea päiväkirjan kokonaan etkä tee siihen merkintöjä. Jos et laita mitään päiväkirjaan, et saa mitään ulos.

Mikä on helpoin tapa tehdä merkintöjä päiväkirjaan? Älä tee mitään. Päiväkirja kirjaa automaattisesti kaikki asiakirjat, jotka luot, muokkaat tai tulostat missä tahansa Office XP -sovelluksessa. Päiväkirja seuraa myös automaattisesti sähköpostiviestejä, kokouspyyntöjä ja vastauksia sekä tehtäväpyyntöjä ja vastauksia. Muutamat muut ohjelmat kuin Microsoft Office -sovellukset voivat myös tehdä merkintöjä päiväkirjaan, mutta tätä ominaisuutta käytetään useimmiten Office XP -ohjelmien kanssa.

Siinä on saalis: sinun on kerrottava Outlookille, että haluat ottaa automaattisen päiväkirjan tallennuksen käyttöön. (Hyvä on, joten sinun täytyy tehdä jotain.) Onneksi jos et ole aktivoinut päiväkirjan automaattista tallennusominaisuutta, Outlook 2002 kysyy, haluatko ottaa ominaisuuden käyttöön joka kerta, kun napsautat päiväkirjakuvaketta.

Ota päiväkirjan automaattinen tallennustoiminto käyttöön seuraavasti:

1. Valitse Työkalut–> Asetukset.

Asetukset-valintaikkuna tulee näkyviin.

2. Napsauta Lokiasetukset-painiketta.

Näkyviin tulee Kuvan 1 mukaisesti päiväkirjan asetukset -valintaikkuna, jossa on valintaruudut kaikentyyppisille toimille, jotka voit tallentaa automaattisesti, sekä kaikkien niiden henkilöiden nimet, joille voit tallentaa automaattisesti tapahtumia, kuten sähköposti.

Kuva 1: Lokiasetukset-valintaikkuna.

3. Valitse niiden kohteiden ja tiedostojen valintaruudut, jotka haluat tallentaa automaattisesti, sekä yhteyshenkilöt, joiden tiedot haluat tallentaa.

Näille yhteyshenkilöille -ruudussa oleva henkilöluettelo on sama kuin yhteystietoluettelossasi oleva henkilöluettelo. Voit luoda manuaalisesti päiväkirjamerkintöjä henkilöille, jotka eivät ole yhteystietoluettelossasi. katso seuraava kohta "Outlook-kohteen kirjaaminen päiväkirjaan manuaalisesti".

Kun lisäät nimiä yhteystietoluetteloosi Yhteystiedot-moduulissa, näitä nimiä ei määritetä automaattisesti kirjattavaksi päiväkirjaan. Sinun on joko tarkistettava nimi Lokiasetukset-valintaikkunassa tai avattava Yhteystiedot-tietue, napsauta Päiväkirja-välilehteä ja valitse Tallenna automaattisesti päiväkirjamerkinnät näille yhteyshenkilöille.

4. Napsauta OK.

Päiväkirja tallentaa automaattisesti ne kohteet ja tiedostot, jotka olet valinnut nimeämillesi yhteyshenkilöille.

Outlook-kohteen tallentaminen päiväkirjaan manuaalisesti

Jos et halua sotkea päiväkirjaasi tallentamalla kaikkea automaattisesti, voit syöttää valitut kohteet manuaalisesti – vedä ne vain päiväkirjakuvakkeeseen. Et esimerkiksi ehkä halua tallentaa jokaista tapahtumaa mahdollisen asiakkaan kanssa, ennen kuin olet varma, että käytät liiketoimintaa kyseisen asiakkaan kanssa. Voit vetää asiaankuuluvat sähköpostiviestit päiväkirjaan ja säilyttää luettelon vakavista tiedusteluista. Kun aloitat liiketoiminnan uuden asiakkaan kanssa, voit määrittää automaattisen tallennuksen.

Voit tallentaa kohteita manuaalisesti päiväkirjaan seuraavasti:

1. Vedä kohde, jonka haluat tallentaa (kuten sähköpostiviesti), lokikuvakkeeseen.

Päiväkirjakirjauslomake tulee näkyviin (katso kuva 2). Lomakkeen alaosassa on kuvake, joka edustaa tallennettavaa kohdetta, sekä kohteen nimi.

Kuva 2: Päiväkirjamerkintä, jonka tekstikenttään on liitetty pikakuvake sähköpostiviestiin.

2. Täytä tiedot, jotka haluat tallentaa.

Sinun ei kuitenkaan tarvitse äänittää mitään. Näytön alareunassa oleva tekstikenttä antaa sinulle tilaa tehdä muistiinpano itsellesi, jos haluat käyttää sitä.

3. Napsauta Tallenna ja sulje.

Tallentamasi kohta kirjataan päiväkirjaan.

Dokumentin tallentaminen päiväkirjaan

Jos suosikkiohjelmasi, kuten piirustus- tai julkaisuohjelma, ei näy niiden ohjelmien luettelossa, jotka voivat tehdä automaattisia merkintöjä päiväkirjaan, kaikki ei ole menetetty – voit vetää asiakirjoja Outlookin Oma tietokone -kansiosta Päiväkirjakansio, josta voit luoda päiväkirjamerkintöjä myös näiden ohjelmien tiedostoille. Koska päiväkirja voi pitää kirjaa monenlaisista dokumentin tiedoista kuin päivämäärästä ja kellonajasta (kuten asiakas, aihe ja jotkin muistiinpanot), voit käyttää päiväkirjaa kirjaamaan tiedostoja, jotka luot ohjelmissa, jotka eivät ole osa. Microsoft Officesta. Jos päätit antaa Outlookin luoda päiväkirjamerkintöjä automaattisesti Office XP -sovelluksiin, sinun ei tarvitse tehdä merkintöjä Office XP -asiakirjoihin.

Voit tallentaa asiakirjan päiväkirjaan seuraavasti:

1. Napsauta Outlook-palkin Muut pikakuvakkeet -erotinpalkkia.

Muut pikakuvakkeet -ryhmän kuvakkeet tulevat näkyviin, mukaan lukien Oma tietokone -kuvake.

2. Napsauta Outlook-palkin Oma tietokone -kuvaketta.

Asemien luettelo tulee näkyviin (katso kuva 3).

Kuva 3: Oma tietokone -kansion asemien luettelo.

3. Etsi asiakirja, jonka haluat tallentaa.

Kaksoisnapsauta asemaa, joka sisältää tallennettavan asiakirjan. Kaksoisnapsauta sitten kansiota, johon tallennat asiakirjat, löytääksesi asiakirjan, jonka haluat tallentaa. Korosta se.

4. Napsauta Outlook-palkin Outlook-pikakuvakkeiden erotinpalkkia.

Outlook-pikakuvakkeet-ryhmän kuvakkeet tulevat näkyviin, mukaan lukien päiväkirjakuvake.

5. Vedä asiakirja Journal-kuvakkeen päälle.

Päiväkirjakirjauslomake tulee näkyviin, ja tekstiruudussa on kuvake, joka edustaa tallennettavaa tiedostoa.

6. Napsauta Tallenna ja sulje.

Asiakirjasi kirjataan päiväkirjaan.

Suuri hyöty asiakirjojen kirjaamisesta päiväkirjaan on se, että päiväkirjamerkinnät ovat todella pikakuvakkeita itse asiakirjoihin. Kun kirjoitat asiakirjan päiväkirjaan, pääset nopeasti käsiksi asiakirjasta tallentamiisi tietoihin, ja olet vain yhden napsautuksen päässä itse asiakirjasta. Joten jos käytät muuta kuin Office XP -ohjelmaa, joka luo tiedostoja, jotka eivät pidä kirjaa itsestään, päiväkirja on loistava keskeinen paikka dokumenttien tietojen seuraamiseen. Jos esimerkiksi tallennat kuvia piirustusohjelmasta tietokoneellesi, saatat haluta tallentaa kustakin kuvasta enemmän tietoja kuin vain tiedostonimen. Jos luot päiväkirjamerkinnät jokaiselle tiedostolle, voit tehdä muistiinpanoja jokaisesta päiväkirjan kuvasta. Kun löydät haluamasi kuvan päiväkirjan, kaksoisnapsauta kuvan kuvaketta. Ohjelma, jota käytät kuvan katseluun, avautuu.