Lasketut sarakkeet ovat erityisen tehokkaita tietojen automaattiseen luomiseen SharePoint 2016:ssa. Älä pelkää – verkko on täynnä loistavia kaavaesimerkkejä SharePointin lasketuille sarakkeille. Joitakin yleisiä käyttötarkoituksia ovat mm
- Päivien lisääminen Päivämäärä-sarakkeeseen laskeaksesi Vanhentunut- tai Eräpäivä-sarakkeen
- Lisäämällä Numero- tai Valuutta-sarakkeet saadaksesi kokonaissumman
- Käyttäjätunnuksen lisääminen kenttään automaattisesti käyttämällä Minä-toimintoa
Lasketun sarakkeen luominen
Voit luoda lasketun sarakkeen seuraavasti:
Valitse Laskettu saraketyyppi Luo sarake -valintaikkunan Nimi- ja Tyyppi-asetuksista.
Sarakeen lisäasetukset -alue muuttuu tukemaan laskutoimituksia ja sarakevaihtoehtojen määrittämistä.
Lasketun sarakkeen sarakeasetukset.
Kirjoita kaava käyttämällä oikeaa syntaksia Kaava-tekstiruutuun.
Jos perustat laskelmasi toiseen sovelluksen sarakkeeseen, voit viitata kyseiseen sarakkeeseen käyttämällä hakasulkeiden viitesyntaksia.
Jos haluat esimerkiksi laskea toimituspäivämäärän, lisää viisi päivää toisen sarakkeen Tilauspäivämäärä-arvoon kirjoittamalla [Tilauspäivämäärä]+5 Kaava-tekstikenttään.
Valitse oikea tietotyyppi palautetulle arvolle ja muut tietotyypin ominaisuusasetukset, jos ne ovat käytettävissä, sivun Lisäsarakeasetukset-osiosta.
Kaikki palautusarvot eivät ole samaa tietotyyppiä kuin syöttösarakkeet. Jos esimerkiksi vähennät yhden päivämäärän toisesta, palautettava arvo on numero (päivien lukumäärä näiden kahden päivämäärän välillä).
Muita esimerkkejä ovat mm
- Nykyisen käyttäjänimen lisääminen kenttään. Kirjoita vain vakio [Me] Kaava-tekstiruutuun.
- Tämän päivän käyttäminen päivämääränä laskelmissa luodaksesi uuden päivämäärän kirjoittamalla [Tänään]+7 Kaava-tekstiruutuun.
Hakusarakkeen käyttäminen
Kaikkien vaihtoehtojen säilyttäminen valintakentässä voi olla hankalaa ja virhealtista. SharePoint käyttää samantapaista mallia relaatiotietokantojen erottamalla haun tiedot tapahtuman sovelluksen. Ajattele kaikkia hakutietoja, joita voitaisiin ylläpitää erillisissä sovelluksissa. Esimerkiksi tietokonelaitteiston inventaarion hakusovellukset voivat sisältää laitteistotyypin, huoltosopimuksen ja osaston sijainnin. Näitä sovelluksia voidaan ylläpitää tapahtumasovelluksesta – itse varastosta – riippumatta.
Voit esimerkiksi luoda asiakkaan mukautetun sovelluksen yhdellä kentällä — Otsikko — ja täyttää sen asiakkaiden nimillä. Rakenna sitten Tilaussovellus (seurataksesi asiakkaiden tekemiä tilauksia). Asiakas on sarake Tilaus-sovelluksessa. Valintakentän luomisen sijaan voit käyttää Haku-tietotyyppiä muodostaaksesi yhteyden Asiakassovellukseen ja käyttää Otsikko-kenttää Tilaus-sovelluksen Asiakas-sarakkeen tietona.
Lopputuloksena on, että kaikki asiakkaasi erotetaan tilauksista. Jos asiakkaan on vaihdettava nimeään (ehkä hän meni naimisiin tai hänen nimensä on kirjoitettu väärin), voit vaihtaa nimen Asiakassovelluksessa jokaisen Tilaus-sovelluksen merkinnän sijaan.
Voit myös lisätä muita sarakkeita hakusovelluksesta avattavaan luetteloon, jotta käyttäjät voivat valita oikean valinnan. Kun käyttäjä valitsee arvon avattavasta luettelosta, myös lisäsarakkeiden arvot tulevat näkyviin. Alla oleva esimerkki näyttää skenaarion, joka käyttää hakusaraketta asiakkaan myyntialueen näyttämiseen. Asiakkaan nimi ja myyntialue tallennetaan yhteen sovellukseen ja näytetään toisessa sovelluksessa hakusarakkeen avulla. Voit myös nähdä upotetun muokkauksen käytön verkko-osassa.
Arvon valitseminen hakusarakkeesta.
Käyttäjille, jotka tuntevat tietokannat ja viittauksen eheyden, SharePoint 2016 sisältää lisävaihtoehtoja tämän toteutuksen tukemiseksi. Hakusarakkeita voidaan käyttää myös yhdistettyjen sovellusten ketjun luomiseen, jota voidaan käyttää lisäsarakkeiden arvojen kyselyyn ja näyttämiseen.