Kymmenen projektinhallinnan sudenkuoppaa ja kuinka välttää ne

Projektin johtaminen on vaikeaa. Laajuus, resurssit, odotukset, aikataulut ja budjetit muuttuvat aina. Vaikka Microsoft Project voi auttaa sinua projektin organisoinnin, suunnittelun ja seurannan mekaniikassa, se ei voi auttaa sinua estämään kaikkia projektinhallinnan sudenkuoppia. Tässä on katsaus kymmeneen yleisimpiin sudenkuoppiin ja vinkkejä niiden välttämiseen.

Aloita liian pienestä

Aloitaksesi oikealla jalalla uudessa projektissa, aloita pohtimalla isoa kuvaa ja työskentelemällä yksityiskohtiin systemaattisesti. Sinun on ymmärrettävä projektin tarkoitus, tavoitteet ja strateginen merkitys, ennen kuin sukeltaa yksityiskohtaisiin tehtäviin, jotka ovat välttämättömiä projektin toteuttamiseksi.

Aloita esittämällä seuraavat kysymykset: Pitäisikö projekti järjestää suoritteen mukaan? Vaiheittain? Maantieteen mukaan? Tekniikan tyypin mukaan? Mieti läpi projektin organisoinnin seurauksia näillä tavoilla. Kun päätät, miten haluat organisoida projektin, voit aloittaa työnjakorakenteen (WBS). Jos päätät järjestää sen vaiheittain, jokainen projektisi vaihe näkyy WBS:n huipputasolla; Jos päätät, että suoritteet ovat parempi tapa organisoida projekti, ne ovat huipputasoa. Kun huipputasosi on vakiintunut, voit alkaa jakaa huipputasoa yksityiskohtaisemmiksi työpaketeiksi ja työpaketeista tehtäviksi.

Ei pysty peittämään olettamuksiasi

Et voi suunnitella projektia ilman joitain oletuksia. Olettamaan ei ole ongelma, vaan usko, että muut ihmiset tietävät - tai jopa osake - oletuksia on ongelma.

Aina kun aloitat uuden projektin, luo oletusloki – joko Excel-taulukkona tai Word-taulukkona. Dokumentoi oletus, määritä sen vahvistamisen määräaika ja lisää kenttä kommentteja varten. Se on hyvin yksinkertaista, mutta se varmistaa, että kaikki toimivat samoilla olettamuksilla.

Liitä oletus niiden tehtävien Muistiinpanot-osioon, joihin oletus vaikuttaa.

Käsittele projektiasi ainoana VIP-projektina (Very Important Project)

Projektisi on sinulle tärkeä; itse asiassa se voi olla työsi tärkein osa. Se ei kuitenkaan välttämättä ole yhtä tärkeä kaikille muille. Jos työskentelet organisaatiossa, jolla on useita meneillään olevia projekteja, sinun ei todennäköisesti ole prioriteetti nro 1. Aina kun projektistasi vedetään resursseja auttamaan toisessa, palaa vain aikatauluun ja tarkista suunnitelmasi saadaksesi työ päätökseen. Sinun on ehkä tarkistettava perusviivaa tai jopa luotava uusi.

Usko, että saatavuus on taitosarja

Kun työskentelet syvällä projektin sisällä ja yrität tasapainottaa resurssien saatavuutta ja suoritettavaa työtä, helpoin strategia on etsiä ensimmäinen allokoimaton tai aliallokoitu resurssi ja määrittää kyseinen henkilö tehtävään. Ongelmana on, että kohdentamattomalla resurssilla ei välttämättä ole taitoja tehdä työtä. Työntekijän asema esimerkiksi IT-osastolla ei takaa tai edes tarkoita, että hän osaa rakentaa tietokannan tai suunnitella järjestelmän. Tunnista työn suorittamiseen tarvittavat taidot ja tunnista käytettävissä olevat resurssit. Saatat jopa täytyy tunnistaa ammattitaidon tasoa , kuten lähtötasona, midlevel, ja asiantuntija.

Tilaa myytti rajattomista resursseista

Jos et laske jokaisen tehtävän vaivaa ja kestoa, on vaara, että kohdistat liikaa työtä yhdelle resurssille. Useimmissa tapauksissa resursseja ei omisteta projekteihin kokopäiväisesti. Monet resurssit toimivat matriisiorganisaatiossa ; he työskentelevät useissa projekteissa tai he tekevät projektityötä.

Jos et määrittele, kuinka kauan resursseja on käytettävä projektiin ja tasoita työtä sen mukaisesti, kohtaat epämiellyttävän yllätyksen, kun projekti viivästyy, koska sen resurssit eivät ole 100-prosenttisesti omistettuja tai koska olet kohdistanut ne.

Luota epärealistisiin arvioihin

Projektipäällikkönä luotat siihen, että tiimin jäsenet antavat tarkat kustannus- ja kestoarviot työstään. Kaikilla aloilla ei voi olla asiantuntija. Koska olet kuitenkin edelleen vastuussa laatimastasi aikataulusta ja budjetista, sinun tulee ymmärtää, miten arviot on laadittu, ja sitten tarkistaa sopiva arviomenetelmä.

Muistiinpanot-osiossa dokumentoi arvioiden perusteet ja oletukset, joita käytetään arvioiden laatimiseen, jotta arvioon liittyvät muuttujat pysyisivät kirjaa.

Unohda valmistautua Murphyn lakiin

Projektipäälliköllä on tekemisen asenne. Ongelmien ratkaiseminen ja tulosten tuottaminen ei kuitenkaan tarkoita, että sinulla olisi varaa suhtautua projekteihin sokeasti optimistisesti. Toimitus ajallaan ja budjetilla riippuu osittain ennakoimattomien menojen varaamisesta sekä aikataululle että budjetille. Voit tehdä varauksen yksittäisille tehtäville, jotka ovat luonnostaan ​​riskialttiita, ja asettaa kokonaishankkeen varauksen. Yksinkertaisempiin projekteihin riittää 10 prosentin varaus. Huipputeknologiaa varten saatat tarvita 50 prosentin varauksen tai enemmän.

Antaudu kohtaamaan hulluutta

Tehtävien suorittamisen esteenä nro 1 on epäilemättä Kokous. Saatat muistaa työpäiviä, jolloin kiirehdit tapaamisesta toiseen, kunnes saavutit päivän päähän ja tajusit, että et saanut mitään omaa työtäsi valmiiksi. Sinun ei luultavasti tarvinnut osallistua kaikkiin – tai jos ne olisi ainakin ajettu tehokkaammin, ne olisivat voineet saada päätökseen puolessa ajassa.

Lopeta kokouksen hulluus! Suunnittele tapaamisia - jopa viikoittaisia ​​tilakokouksia - vain tarvittaessa. Kokeile pitämällä ryhmäkokouksia kahden viikon välein tai järjestämällä henkilökohtaisia ​​tapaamisia yksittäisten ryhmän jäsenten kanssa.

Jos esityslistalla oleva tietty aihe vaatii sidosryhmän panosta, kutsu kyseinen henkilö osallistumaan vain kokouksen siihen osaan ja anna sitten anteeksi palata töihin.

Unohda, että se on vain malli

Kun tiedät kuinka luoda tehokas aikataulu Projectin avulla, älä sekoita aikataulua todellisuuteen. Aikataulu on yksinkertaisesti malli todellisuudesta, kun otetaan huomioon sillä hetkellä saatavilla olevat tiedot. Tiedot, oletukset, arviot ja resurssit muuttuvat, riskit ja ongelmat ovat aina läsnä, ja tietysti projektin laajuus muuttuu. Siksi heti, kun aloitat projektin, se on todennäköisesti vanhentunut.

Tee tietysti parhaasi päivittääksesi mallin uusimmilla tiedoilla, mutta muista, että pelkkä tapahtuman ajoittaminen ei takaa sen toteutumista.

Ihmeisiin luottaminen

Jos et pysty selvittämään, kuinka noudatat määräaikaa projektiin syöttämiesi resurssien ja tietojen perusteella, et todennäköisesti noudata tätä määräaikaa. Itse asiassa Project voi auttaa sinua viestimään ongelmista, jotka liittyvät aggressiiviseen toimituspäivään. Voit näyttää sidosryhmille aikataulun ja pyytää heitä auttamaan sinua määrittämään, kuinka nopeuttaa tehtävien suorittamista. Joissakin tapauksissa sidosryhmät voivat tarjota asiaankuuluvia tietoja, jotka auttavat sinua lopettamaan nopeammin. muissa tapauksissa he kuitenkin haluavat projektin valmistuvan tiettyyn päivämäärään mennessä, mutta ei ole järkevää tapaa noudattaa eräpäivää.

Kun kohtaat epärealistisen määräajan, noudata sitä mahdollisimman hyvin. Jos määräaika on yksinkertaisesti mahdoton, tunnusta se. Voit käyttää Projectia vaihtoehtoisten lähestymistapojen etsimiseen projektin tulosten saavuttamiseksi – vaikka et voi käyttää sitä ajan pakkaamiseen.