Vaikka et järjestäisi kokouksia ja lähetä kutsuja Outlook 2013:ssa, saatat saada kutsun kokouksiin silloin tällöin, joten on hyvä tietää, kuinka vastata kokouspyyntöön, jos saat sellaisen. ("Kohtelias" on hyvä käsite aloittaa.)
Kun sinut on kutsuttu kokoukseen, saat erityisen sähköpostiviestin, jossa on seuraavat painikkeet:
-
Hyväksy: Outlook lisää kokouksen automaattisesti aikatauluusi ja luo kokouksen järjestäneelle henkilölle uuden sähköpostiviestin, jossa kerrotaan päätöksestäsi.
-
Alustava: Kokous lisätään automaattisesti aikatauluusi. Kokouksen järjestäneelle henkilölle lähetetään uusi sähköpostiviesti.
-
Hylkääminen: Etkö vain selviä ? Jos napsautat Hylkää, Outlook lähettää kokouksen järjestäjälle viestin huonoista uutisista. On hyvä lisätä liikesyy selittääksesi, miksi olet poissa kokouksesta – "Anteeksi, minulla on määräaika" sen sijaan, että "minun on pestävä aardvarkkini" tai "Anteeksi, aion olla järkevä sinä päivänä".
-
Ehdota uutta aikaa: Jos kokouksen järjestäjä valitsi sopimattoman ajan, voit ehdottaa toista aikaa napsauttamalla Ehdota uutta aikaa. Outlook tarjoaa kaksi tapaa ehdottaa uutta aikaa: Valitse Hylkää ja napsauta sitten Ehdota uutta aikaa, jos alkuperäinen aika on yksinkertaisesti mahdoton. valitse Alustava ja napsauta sitten Ehdota uutta aikaa, jos et ole varma, toimiiko ehdotettu aika ja haluat ehdottaa vaihtoehtoa.
-
Vastaa: Koska kokouskutsu tulee sähköpostina, voit napsauttaa Vastaa vastataksesi sähköpostiviestillä sitoutumatta tavalla tai toisella ajoitettuun kokoukseen.
-
Kalenteri: Outlook näyttää täydellisen kalenterisi erillisessä ikkunassa, jotta saat suuremman kuvan siitä, miltä aikataulusi näyttää.
Voit valita Muokkaa vastausta ennen lähettämistä, jos haluat sisällyttää viestiin selityksen, tai valitse vain Lähetä vastaus nyt lähettääksesi viestisi.
Kun saat kokouskutsun, viestissä on esikatselu kalenteristasi kokouksen päivämäärän ja kellonajan mukaan, jolloin saat nopean tilannekuvan saatavuudestasi. Tämä esikatselu on vain pieni osa aikataulustasi, ja se näkyy noin tuntia ennen kokouksen alkua ja noin tunti kokouksen alkamisajan jälkeen.
Jos kokous on suunniteltu pidemmäksi kuin kaksi tuntia, voit vierittää alaspäin nähdäksesi lisää aikataulustasi – ja jos kokouksen on määrä kestää yli kaksi tuntia, saatat haluta myös pakata lounaan.