Accessissa on hienoja ohjattuja toimintoja, jotka tekevät tuontiprosessista helppoa. Tässä ovat vaiheet tietolähteiden tuomiseksi tai linkittämiseksi Access-tietokantaan:
Avaa Access-tietokanta, joka sisältää tuodut tiedot, ja napsauta nauhan Ulkoiset tiedot -välilehteä.
Tuo & linkitä -painikeryhmä tulee näkyviin nauhaan.
Jokainen painike on yhdistetty ohjattuun toimintoon, joka opastaa sinut prosessin läpi: Yleisillä tiedostomuodoilla, kuten Excelillä tai Tekstillä (merkitty tekstitiedostoksi), on omat painikkeensa; Löydät vähemmän yleisiä tiedostomuotoja käyttämällä Lisää-painiketta.
Napsauta tiedostomuotoasi vastaavaa painiketta.
Näyttöön tulee valitun tiedostomuodon mukainen Get External Data -valintaikkuna.
Valitse tietolähde, jonka haluat tuoda tai linkittää Accessiin.
Yleensä tämä on tiedosto. Se voi olla myös SharePoint-sivusto tai Outlook-kansio.
Valitse tietojen tallennustapa.
Tässä kerrot Accessille, tuodaanko vai linkitetäänkö tiedot.
Noudata Hae ulkoiset tiedot -valintaikkunan jäljellä olevia vaiheita ja napsauta sitten Valmis.
Tästä eteenpäin vaiheet riippuvat tuomastasi tietomuodosta. Noudata ohjeita huolellisesti. Pahinta, mitä voi tapahtua, on, että saat tuodun (tai linkitetyn) taulukon, joka on täynnä hölynpölyä. Jos teet niin, tarkista lähdetiedoston muoto.
Jos lähde on esimerkiksi tekstitiedosto ja saat hölynpölyä, sinun on ehkä vahvistettava, että tekstitiedosto on tallennettu erotettuna tiedostona (jonka kenttien väliin on asetettu merkki – esimerkiksi pilkku). On myös mahdollista, että lähdetiedosto ei ole oikeassa muodossa (saatat esimerkiksi ajatella, että se on Excel-laskentataulukko, mutta se ei ole sitä).
Jos aiot tuoda tämäntyyppisiä tiedostoja tai linkittää niihin usein, napsauta Tallenna tuontivaiheet -valintaruutua.
Valintaruutu sijaitsee ohjatun toiminnon viimeisessä näytössä. Kun olet valinnut valintaruudun, sinua pyydetään antamaan nimi tuonnille. Jos tuot nämä tiedot säännöllisesti, kuten kuukauden ensimmäisenä päivänä, valitse Luo Outlook-tehtävä -valintaruutu. Access määrittää sinulle Outlook-tehtävän, joka sisältää painikkeen tehtävän suorittamiseksi Outlookista.
Jos tallensit tuonnin, viimeistele tuonti ja tallenna tuonti myöhempää käyttöä varten napsauttamalla Tallenna tuonti.