Kuinka tuoda tietoja Access 2016:een

Jos haluat, että tietokanta, johon sijoitat tiedot, korvaa lähteen Access 2016:ssa, tuo. Tämä on sinulle sopiva vaihtoehto, jos luot Access-tietokannan korvataksesi vanhan laskentataulukon, joka ei enää täytä tarpeitasi. Tuo myös, jos lähdetiedot on toimittanut ulkopuolinen toimittaja muussa kuin Access-muodossa.

Oletetaan esimerkiksi, että saat kassamyyntitiedot ulkopuoliselta toimittajalta kuukausittain laskentataulukkomuodossa. Access on loistava työkalu raportointiin, joten voit tuoda tiedot Accessiin ja käyttää sen raportointityökaluja raporttien luomiseen.

Tässä ovat vaiheet tietolähteiden tuomiseksi tai linkittämiseksi Access-tietokantaan:

1Avaa Access-tietokanta, joka sisältää tuodut tiedot.

Sinun pitäisi nähdä Ulkoiset tiedot -välilehti.

2 Napsauta nauhan Ulkoiset tiedot -välilehteä.

Tuo & linkitä -painikeryhmä tulee näkyviin nauhaan.

Jokainen painike on yhdistetty ohjattuun toimintoon, joka opastaa sinut prosessin läpi:

Yleisimmillä tiedostomuodoilla, kuten Excelillä tai Tekstillä (merkitty tekstitiedostoksi), on omat painikkeensa.

Löydät vähemmän yleisiä tiedostomuotoja käyttämällä Lisää-painiketta.

3Napsauta tiedostomuotoasi vastaavaa painiketta.

Näyttöön tulee valitun tiedostomuodon mukainen Get External Data -valintaikkuna.

4Valitse Selaa-painikkeella tietolähde, jonka haluat tuoda tai linkittää Accessiin.

Yleensä tämä on tiedosto. Se voi olla myös SharePoint-sivusto tai Outlook-kansio.

Jos tiedostonimien kirjoittaminen ei ole sinun juttusi, napsauta Selaa-painiketta löytääksesi tiedoston.

5Valitse tietojen tallennustapa.

Tässä kerrot Accessille, tuodaanko vai linkitetäänkö tiedot. Voit linkittää kaikkiin tiedostomuotoihin paitsi XML:ään.

6Noudata Hae ulkoiset tiedot -valintaikkunan jäljellä olevia vaiheita.

Tästä eteenpäin vaiheet riippuvat tuomastasi tietomuodosta. Noudata ohjeita huolellisesti. Pahinta, mitä voi tapahtua, on, että saat tuodun (tai linkitetyn) taulukon, joka on täynnä hölynpölyä. Jos teet niin, tarkista lähdetiedoston muoto.

Jos lähde on esimerkiksi tekstitiedosto ja saat hölynpölyä, sinun on ehkä vahvistettava, että tekstitiedosto on tallennettu erotettuna tiedostona (jonka kenttien väliin on asetettu merkki – esimerkiksi pilkku). On myös mahdollista, että lähdetiedosto ei ole oikeassa muodossa (saatat esimerkiksi ajatella, että se on Excel-laskentataulukko, mutta se ei ole sitä).

Jos aiot tuoda tämäntyyppisiä tiedostoja tai linkittää niihin usein, napsauta Tallenna tuontivaiheet -valintaruutua. (Valintaruutu sijaitsee ohjatun toiminnon viimeisessä näytössä.) Kun olet valinnut ruudun, sinua pyydetään antamaan nimi tuonnille.

7Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo-ryhmä nauhassa sisältää Tallennetut tuonti-nimisen painikkeen. Tällä painikkeella voit hakea tallennetut tuonnit ja suorittaa ne niin usein kuin haluat.

Tietolähteiden on pysyttävä alkuperäisissä sijainneissaan alkuperäisillä nimillään, jotta tallennettu tuonti voidaan suorittaa uudelleen.