Kuinka tulla resurssitäyteiseksi projektissa 2013

Kun olet luonut ja järjestänyt projektisi tehtävät, seuraava vaihe on yleensä luoda sen resurssit. Ennen kuin luot resursseja Project 2013:ssa tahattomasti, sinun on kuitenkin ymmärrettävä, kuinka ne vaikuttavat projektiisi.

Resurssien ymmärtäminen

Ensinnäkin resurssi on voimavara, joka auttaa toteuttamaan projektin, olipa kyseessä sitten henkilö, laite, materiaali tai tarvike. Yksi resurssien tehokkaan työskentelyn näkökohta on hallita minkä tahansa resurssin työnkulkua, jonka aika on rajoitettu projektillesi. Kun luot resursseja, ilmoitat niiden saatavuuden tunneittain päivinä tai viikonpäivinä.

Esimerkiksi yksi henkilö voi olla tavoitettavissa 50 prosenttia ajasta tai 20 tuntia normaalissa 40 tunnin työviikossa, kun taas toinen voi olla käytettävissä kokopäiväisesti (40 tuntia). Kun määrität tällaisia ​​resursseja projektiisi, voit käyttää erilaisia ​​näkymiä, raportteja ja työkaluja nähdäksesi, onko jokin resurssi ylivarattu jossain vaiheessa projektin aikana.

Voit myös nähdä, istuvatko ihmiset ympäriinsä ja pyörittelevät peukaloitaan, kun he voivat olla käytettävissä auttamaan toisessa tehtävässä. Voit jopa ottaa huomioon resurssit, jotka toimivat useissa organisaatiosi projekteissa, ja varmistaa, että niitä käytetään tehokkaasti.

Toinen resurssien tehokkaan käsittelyn näkökohta on ymmärtää, kuinka tehtävään liittyvien resurssien määrä vaikuttaa tehtävän kestoon. Toisin sanoen, jos sinulla on tietty määrä tehtävää, mutta harvat ihmiset tekevät sen, tyypillisen tehtävän suorittaminen kestää kauemmin kuin jos käytettävissä on paljon ihmisiä.

Tehtävän tyyppi määrittää, muuttuuko tehtävän kesto sille määritettyjen resurssien määrän perusteella.

Lopuksi resurssit lisäävät projektin kustannuksia. Jotta voit ottaa huomioon projektisi kustannukset – kuten henkilö, joka työskentelee monta tuntia tehtävän parissa, tietokoneet, jotka sinun on ostettava, tai palvelut, jotka vaativat maksuja, sinun on luotava resurssit ja määritettävä ne yhteen tai useampaan tehtävään.

Resurssityypit: Työ, materiaali ja kustannukset

Resurssisuunnittelua varten Project tunnistaa vain seuraavat kolme resurssityyppiä:

• Työ: Tämä henkilö, kuten ohjelmoija tai putkimies, voidaan määrätä uudelleen, mutta sitä ei voi tyhjentää. Työresurssit jaetaan tehtäviin työn suorittamiseksi.

• Materiaali: Materiaalilla on yksikköhinta, eikä se kuluta työtunteja, mutta se voi kulua loppuun. Esimerkkejä materiaalikustannuksista ovat teräs, puu ja kirjat.

• Kustannukset: Kustannusresurssin käyttäminen antaa sinulle mahdollisuuden määrittää sovellettavat kustannukset, kuten matka- tai toimituskulut, joka kerta, kun käytät resurssia.

Käytettävän resurssityypin päättäminen, kun projektiin lisätään ulkoinen toimittaja tai laiteresurssi, voi olla hankalaa. Jos haluat välttää työtuntien lisäämisen projektiin, kun kyseistä resurssia käytetään, älä määritä resurssia työresurssiksi. Käytä sen sijaan kustannusresurssia tai kiinteiden kustannusten lähestymistapaa.

Kuinka resurssit vaikuttavat tehtävien ajoitukseen

Project 2013:n oletusasetuksissa ponnisteluihin perustuva ajoitus on poistettu käytöstä sekä manuaalisesti että automaattisesti ajoitetuissa tehtävissä. Riippumatta siitä, kuinka monta työresurssia määrität, tehtävän kesto pysyy samana ja Project kasaa enemmän työtunteja tehtävään heijastaen enemmän vaivaa.

Joissakin kiinteän yksikön tai kiinteän työn tehtävätyypin tapauksissa tehtävään määritettyjen resurssien lisäämisellä tai poistamisella pitäisi kuitenkin olla vaikutusta tehtävän suorittamiseen kuluvaan aikaan. Pohjimmiltaan vanha maksiimi "Kaksi päätä on parempi kuin yksi" voidaan muuttaa muotoon "Kaksi päätä ovat nopeampia kuin yksi".

Oletetaan, että yksi henkilö on määrätty kaivaa oja -tehtävään, joka vaatii neljän tunnin vaivaa. Kaksi Dig Ditch -tehtävään määrättyä henkilöä saa työn valmiiksi kahdessa tunnissa, koska kummallakin resurssilla työskentelee kaksi tuntia samanaikaisesti, mikä saavuttaa neljä tuntia työtä puolessa ajassa.

Jotta tehtävän ajoitus toimisi tällä tavalla, sinun on ensin muutettava tehtävä automaattisesti ajoitetuksi tehtäväksi Tehtävä-välilehden Aikataulu-ryhmän Automaattinen ajoitus -painikkeella. Tämän jälkeen sinun on otettava käyttöön ponnistelupohjainen ajoitus kaksoisnapsauttamalla tehtävää, napsauttamalla Tehtävän tiedot -valintaikkunan Lisäasetukset-välilehteä, valitsemalla Vaihtoehtoinen -valintaruutu ja napsauttamalla sitten OK-painiketta.

Lisähenkilöiden osoittaminen tehtäviin ei aina lyhennä työaikaa suhteellisesti, vaikka Project laskee sen näin. Kun sinulla on enemmän ihmisiä, sinulla on myös enemmän tapaamisia, muistioita, päällekkäistä työtä ja esimerkiksi konflikteja. Jos lisäät tehtävään lisää resursseja, harkitse myös tehtävän suorittamiseen tarvittavan ponnistelun lisäämistä, jotta voit ottaa huomioon työryhmän väistämättömät tehottomuudet.

Kuinka arvioida resurssitarpeita

Tiedät yleensä, kuinka monta aineellista resurssia tehtävän suorittaminen vaatii: Useimmissa tapauksissa voit käyttää vakiokaavaa laskeaksesi puntojen, tonnejen, jaardien tai muun määrän. Mutta mistä tiedät, kuinka paljon työresurssien on investoitava projektissa olevien tehtävien suorittamiseen?

Ota mukaan tietty määrä ylimääräisiä materiaaliresursseja, jos arvelet tarvitsevasi niitä uudelleentyöstämiseen tai romutukseen.

Kuten monien projektisuunnitelmaan sisällyttämiesi tietojen kohdalla, ponnistelutason määrittäminen riippuu suurelta osin omasta kokemuksestasi vastaavista tehtävistä ja resursseista. Muista kuitenkin nämä varoitukset:

• Taidolla on merkitystä. Vähemmän taitava tai vähemmän kokenut resurssi vie todennäköisesti enemmän aikaa tehtävän suorittamiseen. Kokeilu — pidennä kestoa 20 prosenttia vähemmän koulutetuille resursseille tai lyhennä sitä 20 prosenttia ammattitaitoisempien resurssien kohdalla.

• Historia toistaa itseään. Katso aiemmin suoritettuja projekteja ja tehtäviä. Jos olet seurannut ihmisten aikaa, voit todennäköisesti nähdä, kuinka paljon vaivaa vaati erilaisten tehtävien suorittaminen muissa projekteissa ja vertaa yhtäläisyyksiä projektiisi. Tämä tekniikka ponnistuksen keston arvioimiseksi on samanlainen kuin analoginen estimointi.

• Pyydä niin saat. Pyydä resursseja itse arvioimaan, kuinka kauan heidän mielestään tehtävä kestää. Loppujen lopuksi työn tekevien ihmisten pitäisi tietää parhaiten, kuinka kauan se kestää.

Varaa projektiin aikaa ennakoimattomien olosuhteiden huomioon ottamiseksi, kuten resurssien heikompi osaaminen kuin suunnittelit. Varmistaakseen, että virstanpylväiden päivämääriä noudatetaan, monet ihmiset lisäävät aikatauluihinsa Varaus-nimisen tehtävän juuri ennen virstanpylvästoimitusta tai vaiheen loppua.