Kuinka toimittaa PowerPoint-esitys, kun et voi olla paikalla henkilökohtaisesti

PowerPoint 2019 ei ole vain tehokas työkalu esitysten esittämiseen (vaikka se varmasti on sitä), se on myös hyvä tapa toimittaa puhetta etäyleisölle. Kuinka toimitat PowerPoint-esityksen erillisestä paikasta? Lasketaanpa tapoja, joilla voit pitää esityksen ilman, että olet paikalla:

• Toimita esityksesi monisteen muodossa, esityksen painettu versio pikkukuvien dioilla.
• Luo itsetoimiva esitys.
• Luo käyttäjän suorittama esitys toimintopainikkeilla, joita muut voivat siirtyä diasta toiseen napsauttamalla.
• Näytä esityksesi Internetissä.
• Pakkaa esityksesi CD- tai DVD-levylle.
• Tee esityksestäsi video.

Monisteiden tarjoaminen yleisöllesi PowerPoint-esityksen mukana

Monisteet ovat pikkukuvaversioita dioista, jotka tulostat ja jaat yleisölle. Alla olevassa kuvassa on esimerkkejä monisteista. Monisteita on yksi, kaksi, kolme, neljä, kuusi tai yhdeksän diaa per sivu. Jos valitset kolme diaa sivua kohden, monisteessa on rivejä, joihin yleisösi voi tehdä muistiinpanoja. muut koot eivät tarjoa näitä linjoja.

Esimerkkejä monisteista (vasemmalta oikealle) yhdellä, kolmella, kuudella ja yhdeksällä dialla sivulla.

Voit kertoa PowerPointille, kuinka monisteet luodaan, siirtymällä Näytä-välilehdelle ja napsauttamalla Monisteen päällikkö -painiketta. Monisteen perusversio -näkymässä Monisteen perusosa -välilehdellä voit tehdä monia asioita tehdäksesi monistettasi hyödyllisempiä ja houkuttelevampia. Kun teet valintojasi, pidä silmällä esimerkkimonisteen sivua; se näyttää, mitä valintasi tarkoittavat todellisuudessa.

• Monisteen suunta: Valitse Pysty tai Vaaka. Vaakatilassa sivu on käännetty kyljelleen ja on pidempi kuin se on korkea.
• Dian koko: Valitse vakio tai laajakuva.
• Diat sivulla: Avaa avattava luettelo ja valitse, kuinka monta diaa kullakin sivulla näkyy.
• Otsikko: Valitse Otsikko-valintaruutu ja kirjoita otsikko tekstikehykseen, jotta otsikko näkyy kaikkien monisteen sivujen vasemmassa yläkulmassa. Ehdokkaat otsikot sisältävät nimesi, yrityksesi nimen ja konferenssin tai seminaarin sijainnin. Tarkoituksena on auttaa yleisöäsi tunnistamaan monisteen.
• Alatunniste: Valitse Alatunniste-valintaruutu ja kirjoita alatunniste monisteen sivujen vasemmassa alakulmassa olevaan tekstikehykseen. Alatunnisteiden ehdokkaat ovat samat kuin otsikot.
• Päivämäärä: Valitse tämä valintaruutu, jos haluat monisteen tulostuspäivämäärän näkyvän monisteen sivuilla.
• Sivunumero: Valitse tämä valintaruutu, jos haluat sivunumeroiden näkyvän monisteen sivuilla.
• Taustan tyylit: Avaa avattava Taustan tyylit-luettelo ja valitse liukuväri tai väri, jos olet niin taipuvainen. Varmista, että tausta ei peitä diojen pikkukuvia tai kuormita liikaa tulostinta.

Jos haluat tulostaa monisteita PowerPoint-esityksestäsi, siirry Tiedosto-välilehteen ja valitse Tulosta (tai paina Ctrl+P; katso muut Office 2019:n pikanäppäimet ). Näet Tulosta-ikkunan. Avaa Asetukset-kohdassa toinen avattava luettelo ja valitse Monisteet-kohdasta, kuinka monta PowerPoint-diaa tulostetaan kullekin sivulle. Napsauta sitten Tulosta-painiketta.

Itsetoimivan, kioskityylisen esityksen luominen PowerPoint 2019:n avulla

Itsesuoritus, kioskityylinen esitys on sellainen, joka toistuu itsestään. Voit saada sen toistumaan kioskista tai yksinkertaisesti lähettää sen työtovereille, jotta he voivat toistaa sen. Itsesuorittavassa esityksessä diat ilmestyvät näytölle yksi toisensa jälkeen ilman, että sinun tai kenenkään muun tarvitsee siirtää esitystä diasta diaan. Kun esitys päättyy, se alkaa alusta diasta 1.

Kerro PowerPointille, kuinka kauan diat pidetään näytöllä

PowerPoint tarjoaa kaksi tapaa ilmoittaa, kuinka kauan haluat kunkin dian pysyvän näytöllä:

• Ajanjaksojen syöttäminen itse: Vaihda Dialajittelunäkymään ja siirry Siirtymät-välilehteen. Poista sitten hiiren napsautuksella -valintaruudun valinta ja valitse Jälkeen -valintaruutu alla olevan kuvan mukaisesti. Pyydä seuraavaksi PowerPointia pitämään kaikki diat näytöllä yhtä kauan tai valitse jokaiselle dialle eri aikajakso:
  • Kaikki diat samaan aikaan: Kirjoita ajanjakso Jälkeen-tekstiruutuun ja napsauta Käytä kaikkiin -painiketta.
  • Jokainen dia eri aikaan: Valitse yksitellen jokainen dia ja kirjoita ajanjakso Jälkeen-tekstiruutuun.
• Esityksen harjoitteleminen: Harjoittele esitys ja tallenna ajoitukset. Muista tallentaa dia-ajoitukset, kun olet lopettanut harjoituksen. Dialajittelunäkymässä voit nähdä, kuinka kauan kukin dia pysyy näytöllä.

Anna, kuinka kauan haluat kunkin dian tai kaikkien diojen pysyvän näytöllä.

Kerro PowerPointille, että esityksesi toimii itsestään

Ennen kuin voit "suorittaa" esityksen, sinun on kerrottava PowerPointille, että haluat sen tekevän sen. Itsetoimisissa esityksissä ei ole ohjauspainikkeita vasemmassa alakulmassa. Et voi napsauttaa näyttöä tai painaa näppäintä siirtyäksesi eteenpäin tai taaksepäin seuraavaan tai edelliseen diaan. Ainoa itsetoimivan esityksen hallintaoikeus on Esc-näppäimen painaminen (Esc-näppäimen painaminen lopettaa esityksen).

Tee PowerPointistasi kioskityylinen itsetoimiva esitys seuraavasti:

Siirry Diaesitys-välilehteen.

Napsauta Määritä diaesitys -painiketta.

Näet Set Up Slide Show -valintaikkunan.

Valitse Näytä tyyppi -kohdassa Selattu kioskissa (koko näyttö) -vaihtoehto.
Kun valitset tämän vaihtoehdon, PowerPoint valitsee automaattisesti Loop Continuoly Until "Esc" -valintaruudun.

Napsauta OK.
Siinä kaikki.

Käyttäjän suorittaman PowerPoint-esityksen luominen

Käyttäjän aikavälillä, tai interaktiivinen, PowerPoint-esitys on yksi, että katsoja saa ohjaus. Katsoja päättää, mikä dia näkyy seuraavaksi ja kuinka kauan kukin dia pysyy näytöllä. Käyttäjien ylläpitämät esitykset ovat samanlaisia ​​kuin verkkosivustot. Käyttäjät voivat selata diasta diaan omalla nopeudellaan. He voivat valita, mitä he haluavat tutkia. He voivat palata taaksepäin ja katsoa aiemmin näkemäänsä dioja tai palata ensimmäiseen diaan ja aloittaa alusta.

Itsesuoritetut PowerPoint-esitykset näkyvät lukunäkymässä (napsauttamalla tilarivin Lukunäkymä-painiketta nähdäksesi, miltä itse suoritetut esitykset näyttävät). Tehtäväpalkki tulee näkyviin näytön alareunaan. Tehtäväpalkin oikealla puolella katsojat voivat siirtyä diasta toiseen napsauttamalla Edellinen-painiketta tai Seuraava-painiketta. He voivat myös napsauttaa Valikko-painiketta avatakseen ponnahdusvalikon, jossa on komennot dioissa liikkumista varten.

Toinen tapa auttaa lukijoita siirtymään diasta toiseen on luoda toimintopainikkeita. Toiminta painike on painike, jota napsauttamalla voit siirtyä toiseen diaan esityksen tai edellisen dian katsella, mitä se dia oli. PowerPoint tarjoaa 12 toimintopainiketta Muodot-galleriassa.

Toimintopainikkeet.

Toimintapainikkeen piirtäminen

Kun olet piirtänyt toimintopainikkeen Muodot-galleriasta, Toimintoasetukset-valintaikkuna tulee näkyviin, jotta voit kertoa PowerPointille, mihin diaan siirtyä, kun painiketta napsautetaan. Valitse toimintoa vaativa dia (tai kantadia) ja koristele se toimintopainikkeella noudattamalla näitä ohjeita:

Avaa Aloitus- tai Lisää-välilehdellä Muodot-galleria ja vieritä alareunassa olevaan Toimintopainikkeet-luokkaan.

Napsauta toimintopainiketta valitaksesi sen.
Valitse painike, joka parhaiten kuvaa, mikä dia tulee näkyviin, kun painiketta napsautetaan.

Piirrä painike dialle.
Voit tehdä tämän vetämällä osoitinta vinottain. (Niiden piirtämisen osalta toimintopainikkeet toimivat samalla tavalla kuin kaikki muut muodot ja muut objektit.) Toimintoasetukset-valintaikkuna tulee näkyviin, kun olet lopettanut painikkeen piirtämisen.

Siirry Mouse Over -välilehteen, jos haluat käyttäjien aktivoivan painikkeen siirtämällä hiiren osoittimen sen päälle, ei napsauttamalla sitä.

Valitse Hyperlinkkiin -valintapainike.

Valitse avattavasta Hyperlinkki-luettelosta painikkeelle toiminto.
Voit siirtyä seuraavaan diaan, edelliseen diaan, esityksen ensimmäiseen tai viimeiseen diaan, viimeiseen katsomaasi diaan tai tiettyyn diaan.

Jos haluat, että toimintopainikkeen napsauttaminen ohjaa käyttäjät tiettyyn diaan, valitse luettelosta Dia. Näet Hyperlinkki diaan -valintaikkunan, jossa luetellaan kaikki esityksesi diat. Valitse dia ja napsauta OK.

Jos haluat toistaa äänen, kun toimintopainike on aktivoitu, valitse Toista ääni -valintaruutu ja valitse ääni avattavasta luettelosta.

"Hiiren päälle" siirrettävät hyperlinkit edellyttävät äänisäestystä, jotta käyttäjät ymmärtävät, kun he ovat aktivoineet toimintopainikkeen.

Napsauta OK Toimintoasetukset-valintaikkunassa.

Voit testata painiketta napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Avaa linkki.

Jos haluat muuttaa painikkeen toimintoa, valitse se ja napsauta sitten Lisää-välilehden Toiminto-painiketta tai napsauta toimintopainiketta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa linkkiä. Valitse Toimintoasetukset-valintaikkunassa uusi toiminto (tai Ei mitään) ja napsauta OK.

Tee omasi käyttäjän suorittama esitys

Ilmoita esityksesi käyttäjän suorittamaksi noudattamalla näitä ohjeita:

Siirry Diaesitys-välilehteen.

Napsauta Määritä diaesitys -painiketta.
Näet Set Up Show -valintaikkunan.

Valitse Selaa yksittäinen (ikkuna) -valintapainike.

Napsauta OK.

Esityksesi ei ole enää täysin sinun. Se kuuluu myös kaikille ihmisille, jotka katsovat sitä poissa ollessasi.

PowerPoint-esityksen esittäminen verkossa

Online-esitys tarkoittaa esityksen toistamista tietokoneellasi muille, jotka katsovat sitä Internetin kautta. Kun siirryt diasta diaan, yleisön jäsenet näkevät diat verkkoselaimissaan. Online-esittäminen on erinomainen tapa näyttää esitys muille neuvottelupuhelun aikana tai muille, joilla ei ole PowerPointia.

Online-esittelyn tekee mahdolliseksi Office-esityspalvelu, joka on ilmainen palvelu kaikille Office-ohjelmiston ja Office 365 -tilin omistaville . Kun yrität näyttää esityksen ensimmäistä kertaa verkossa, sinua pyydetään antamaan Office 365 -käyttäjänimesi ja -salasanasi.

Office-esityspalvelu luo väliaikaisen verkko-osoitteen esityksesi näyttämistä varten. Ennen kuin näytät sen, lähetät yleisön jäsenille linkin tähän verkko-osoitteeseen. Yleisön jäsenet puolestaan ​​​​klikkaavat linkkiä avatakseen ja katsoakseen esityksesi verkkoselaimissaan.

Ennen kuin esität verkossa, varmista, että tiedät niiden ihmisten sähköpostiosoitteet, jotka katsovat esityksesi. Varmista myös, että he ovat saatavilla katsomaan sitä. Online-esitykset näytetään reaaliajassa. Kun suljet esityksen, sen linkki katkeaa, eikä yleisö voi enää katsella sitä verkkoselaimillaan.

Voit näyttää PowerPoint-esityksen verkossa seuraavasti:

Napsauta Diaesitys-välilehdellä Esitä verkossa -painiketta.
Näyttöön tulee Present Online -valintaikkuna.

Valitse Salli etäkatselijat esityksen lataamista varten, jos haluat, että yleisön jäsenet saavat kopion esityksestä sekä katsovat sitä.

Napsauta Yhdistä-painiketta.
Office-esityspalvelu luo URL-linkin, jonka voit lähettää ihmisille, jotka katsovat esityksesi.

Muut voivat napsauttaa URL-linkkiä (ylhäällä) nähdäkseen online-esityksen selainikkunassa (alhaalla).

Lähetä linkki yleisöllesi.

Voit lähettää linkin Outlookilla tai muulla sähköpostiohjelmalla.

• Kopioi ja lähetä linkki sähköpostitse: Napsauta Kopioi linkki kopioidaksesi linkin leikepöydälle. Liitä sitten sähköpostiohjelmassasi linkki kutsuihin, jotka lähetät yleisön jäsenille.
• Lähetä linkki Outlookissa: Napsauta Lähetä sähköpostissa -linkkiä. Näkyviin tulee Outlook-viesti-ikkuna. Osoita ja lähetä viesti.

Varmista, että yleisön jäsenet ovat vastaanottaneet sähköpostikutsun ja ovat valmiita katsomaan esityksesi.

Napsauta Aloita esitys -painiketta.

Yleisön jäsenet näkevät esityksen selaimessaan.

Anna esitys.
Käytä samoja tekniikoita edetäksesi tai perääntyäksesi diasta diaan kuin missä tahansa esityksessä.

Kun esitys päättyy, päädyt Esittele verkossa -välilehdelle.

Napsauta Esittele verkossa -välilehdellä Lopeta online-esitys -painiketta. napsauta vahvistusvalintaikkunassa Lopeta online-esitys.
Yleisö näkee tämän ilmoituksen: "Esitys on päättynyt."

PowerPoint-esityksen pakkaaminen CD- tai DVD-levylle

Package for CD -komento kopioi esityksen CD- tai DVD-levylle, jotta voit viedä esityksen matkalla tai jakaa sen muille. Seuraa näitä ohjeita kopioidaksesi esityksesi ja PowerPoint Viewerin CD-, DVD- tai kansioon:

Avaa esitys, jonka haluat pakata.

Valitse Tiedosto-välilehdeltä Vie.

Valitse Package Presentation for CD ja napsauta Package for CD -painiketta.
Näet CD-paketin valintaikkunan.

CD-levyn pakkaaminen muille jaettavaksi.

Kirjoita CD-, DVD-levyn tai kansion nimi Nimeä CD-tekstiruutuun.

Syöttämäsi nimi näkyy CD- tai DVD-levyn nimenä, jos tarkastelet sitä Resurssienhallinnassa; jos kopioit esityksen kansioon, antamasi nimi annetaan kansiolle, jonka PowerPoint luo luodessaan pakatun esitystiedoston.

Luo pakattu esitys ja kopioi se CD-, DVD-levylle tai tietokoneen kansioon.
Kopioi esitys kansioon, jos haluat lähettää esityksen sähköpostitse.

• Kopioiminen CD- tai DVD-levylle: Napsauta Kopioi CD-levylle -painiketta.
• Kopioiminen kansioon: Napsauta Kopioi kansioon -painiketta. Napsauta Kopioi kansioon -valintaikkunassa Selaa-painiketta ja valitse Valitse sijainti -valintaikkunasta kansio, johon tallennat pakatun esityksen. Napsauta sitten Valitse-painiketta ja napsauta OK Kopioi kansioon -valintaikkunassa.

Napsauta Kyllä viestiruudussa, jossa kysytään, haluatko sisällyttää esitykseen linkitetyn sisällön.

PowerPointilla voi kestää useita minuutteja tiedostojen kokoamiseen ja kopioimiseen CD-, DVD- tai kansioon.

Jos kopioit esitystäsi CD- tai DVD-levylle, PowerPoint kysyy, haluatko kopioida saman esityksen toiselle CD- tai DVD-levylle. Aseta joko uusi CD- tai DVD-levy ja napsauta Kyllä tai napsauta Ei-painiketta.

PowerPoint-esitysvideon luominen

Vielä yksi tapa levittää videota on tallentaa se MPEG-4-tiedostoon ja jakaa tiedosto CD- tai DVD-levylle, jakaa se sähköpostitse tai lähettää se Internetiin. PowerPoint tarjoaa komennon MPEG-4-version luomiseen esityksestä. PowerPoint-esityksen kaikki osa-alueet, mukaan lukien siirtymät, animaatiot, ääni, itse video ja puheselostukset, tallennetaan esitysvideoon.

Tässä näet PowerPoint-esityksen MPEG-4-version, jota toistetaan Windows Media Playerissa.

PowerPoint-esityksen MPEG-4-version katseleminen Windows Media Playerissa.

Ennen kuin luot esittelyvideon, mieti, kuinka kauan haluat kunkin dian näkyvän näytöllä. Voit saada jokaisen dian näkyviin tietyn ajan tai saada kaikki diat näkyviin saman pituiseksi ajaksi. Päättääksesi itse, kuinka kauan kukin dia näkyy, vaihda Dialajittelunäkymään, siirry Siirtymät-välilehteen ja valitse kunkin dian kohdalla Jälkeen-valintaruutu ja syötä mitta Jälkeen-tekstiruutuun.

Luo MPEG-4-versio PowerPoint-esityksestä seuraavasti:

Valitse Tiedosto-välilehdeltä Vie.

Valitse Luo video.
Näet Luo video -ikkunan.

Avaa ensimmäinen avattava luettelo ja valitse videollesi näytön tarkkuus.

Avaa toinen avattava luettelo ja valitse, käytetäänkö tallennettuja ajoituksia ja kertomuksia.
Valintasi ovat kaksijakoiset. Jos äänitit ääniselostuksen PowerPoint-esitykseen, valitse toinen vaihtoehto, jos haluat säilyttää puheselostuksen videossa.

• Älä käytä tallennettuja ajoituksia ja kertomuksia: Jokainen dia pysyy näytöllä saman ajan. Kirjoita aikajakso Sekunteja kulutettavat jokaiseen diaan -ruutuun määrittääksesi, kuinka kauan kukin dia pysyy näytöllä.
• Käytä tallennettuja ajoituksia ja kertomuksia: Jokainen dia pysyy näytöllä Siirtymä-välilehdellä mainitun ajan.

  Esittelyvideosi toistetaan. Pidätkö siitä? Tältä videosi näyttää ja kuulostaa, kun olet tallentanut sen videotiedostona.

Napsauta Luo video -painiketta.
Tallenna nimellä -valintaikkuna avautuu.

Valitse kansio MPEG-4-tiedoston tallentamista varten, anna tiedostolle nimi ja napsauta Tallenna-painiketta.
PowerPoint-näytön alareunassa oleva tilapalkki näyttää videon etenemisen sitä luotaessa. Videon luominen voi kestää useita minuutteja riippuen siitä, kuinka suuri PowerPoint-esitys on ja kuinka monta hienoa vempaimia, kuten ääntä ja animaatiota, se sisältää.