Useimmat Word 2016 -asiakirjan muutokset tehdään peräkkäin: Kirjoitat jotain, tallennat ja sitten joku muu työskentelee asiakirjan parissa. Jos tämä kaaos ei riitä sinulle, Word antaa sinun kutsua ihmisiä muokkaamaan asiakirjaa, kun työskentelet sen parissa. Tätä yhteistyöominaisuutta kutsutaan jakamiseksi, luultavasti siksi, että parempaa nimeä ei ollut saatavilla tai Microsoftilla oli kiire.
Saat asiakirjojen jakamisen toimimaan tallentamalla asiakirjasi pilveen tai Internet-tallennustilaan. Erityisesti asiakirja on tallennettava Microsoftin One Drive -tallennustilaan.
Asiakirjan jakaminen Word 2016:ssa
Kun olet tallentanut asiakirjan OneDrive-verkkotallennustilaan, noudata näitä ohjeita, jotta se on käytettävissä yhteistyössä:
Napsauta Jaa-painiketta.
Tämä painike sijaitsee nauhan yläpuolella, lähellä asiakirja-ikkunan oikeaa yläosaa.
Onnistuessaan Share-ruutu tulee näkyviin.
Täytä tiedot yhteistyökumppaneistasi.
Kirjoita Kutsu ihmisiä -ruutuun sen henkilön tai henkilöiden sähköpostiosoite, joiden kanssa haluat jakaa asiakirjan. Jos käytät Outlookia tietokoneesi osoitekirjana, napsauta Kutsu ihmisiä -ruudun oikealla puolella olevaa Osoite-kuvaketta lisätäksesi ihmisiä automaattisesti.
Valitse, voivatko yhteiskäyttäjät muokata.
Valitse valikosta Voi tarkastella, niin kutsumasi ihmiset voivat lukea asiakirjan. Valitse Voi muokata, niin he voivat tehdä muutoksia.
Kirjoita viesti Sisällytä viesti -ruutuun.
Napsauta Jaa-painiketta.
Kutsut lähetetään.
Lopulta vastaanottajat saavat sähköpostikutsun. Pääset jaettuun asiakirjaan napsauttamalla sähköpostiosoitteessa olevaa linkkiä. Heidän verkkoselainohjelmansa avaa ja näyttää asiakirjan. Jos he haluavat muokata dokumenttia, he napsauttavat Muokkaa selaimessa -linkkiä. Siinä vaiheessa heidän verkkoselain näyttää asiakirjan sellaisena kuin se näkyy Wordissa, täydennettynä mukautetulla nauhaversiolla. Hakkeroi pois.
Tarkistetaan Word 2016:n päivityksiä
Voit selvittää, onko joku muokannut jaettua asiakirjaasi tai vaikka hän muokkaa sitä juuri nyt, avaamalla jaettu asiakirja ja napsauttamalla Jaa-painiketta, joka löytyy dokumenttiikkunan oikeasta yläkulmasta. Jaa-osiossa luetellaan kaikki yhteiskäyttäjät ja ovatko he parhaillaan muokkaamassa.
Jos yhteistyökumppanit ovat muuttaneet asiakirjaa, tallenna kopiosi nähdäksesi päivitykset: Napsauta pikatyökalupalkin Tallenna-kuvaketta tai paina Ctrl+S. Kaikki muutettu sisältö näkyy asiakirjassa värillisellä peittokuvalla, samalla tavalla kuin versiomerkit näytetään, kuten aiemmin tässä luvussa käsiteltiin.
Tarkistaaksesi, ovatko päivitykset odottamassa, napsauta Tiedosto-välilehteä ja etsi ja napsauta Info-näytöstä painiketta, jonka otsikko on Asiakirjapäivitykset saatavilla.