Voit tehdä ulkoisen tietokyselyn Access-tietokantataulukkoon Excel 2016:sta napsauttamalla Accessista -komentopainiketta valintanauhan Tiedot-välilehdessä tai painamalla Alt+AFA. Excel avaa Valitse tietolähde -valintaikkunan, jossa valitset Access-tietokannan nimen ja napsautat sitten Avaa.
Näyttöön tulee Valitse taulukko -valintaikkuna, josta voit valita tietotaulukon, jonka haluat tuoda laskentataulukkoon. Kun olet valinnut tietotaulukon ja napsauttanut OK tässä valintaikkunassa, Tuo tiedot -valintaikkuna tulee näkyviin. Jos haluat valita useamman kuin yhden tietotaulukon tietokannasta, napsauta Ota käyttöön useiden taulukoiden valinta -valintaruutu ja valitse sitten kunkin tuotavan taulukon valintaruutu ennen kuin napsautat OK.
Tuo tiedot -valintaikkuna sisältää seuraavat vaihtoehdot:
-
Taulukko , jolla Access-tietotaulukon tiedot tuodaan Excel-taulukkoon joko nykyisessä tai uudessa laskentataulukossa
-
PivotTable-raportti, jotta Access-tietotaulukon tiedot tuodaan uuteen pivot-taulukkoon, jonka voit luoda Access-tietojen avulla
-
PivotChart, jotta Access-tietotaulukon tiedot tuodaan uuteen pivot-taulukkoon, jossa on upotettu pivot-kaavio, jonka voit rakentaa Access-tiedoista
-
Luo yhteys vain linkittääksesi valitun Access-tietotaulukon tietoihin tuomatta sen tietoja Excel-laskentataulukkoon
-
Olemassa oleva laskentataulukko (oletus), jotta Access-tietotaulukon tiedot tuodaan nykyiseen laskentataulukkoon alkaen nykyisestä soluosoitteesta, joka on lueteltu alla olevassa tekstikentässä
-
Uusi laskentataulukko, jotta Access-tietotaulukon tiedot tuodaan uuteen taulukkoon, joka lisätään työkirjan alkuun
Kuvassa näkyy Excel-taulukko sen jälkeen, kun olet tuonut Laskut-tietotaulukon Northwind Access -mallitietokannasta uutena tietotaulukkona Excelissä. Tietojen tuonnin jälkeen voit lajitella ja suodattaa tietoja käyttämällä eri kenttiin liitettyjä AutoFilter-painikkeita.
Uusi laskentataulukko Laskut-tietotaulukon tuonnin jälkeen Northwind Access -tietokannasta.
Excel pitää luettelon kaikista tekemistäsi ulkoisista tietokyselyistä, jotta voit käyttää niitä uudelleen tuodaksesi päivitettyjä tietoja toisesta tietokannasta tai verkkosivulta. Jos haluat käyttää kyselyä uudelleen, napsauta Tiedot-välilehden Olemassa olevat yhteydet -painiketta (Alt+AX) avataksesi Olemassa olevat yhteydet -valintaikkunan, jolloin pääset tähän luetteloon, ja napsauta sitten kyselyn nimeä toistaaksesi.
Microsoft Accessilla luodut ja ylläpidetyt tietokannat eivät tietenkään ole ainoita ulkoisia tietolähteitä, joille voit suorittaa ulkoisia tietokyselyjä. Voit tuoda tietoja muista lähteistä napsauttamalla Tiedot-välilehden Muista lähteistä -painiketta tai painamalla Alt+AFO avataksesi pudotusvalikon, jossa on seuraavat vaihtoehdot:
-
SQL Serveristä tietojen tuomiseen SQL Server -taulukosta
-
Analyysipalveluista tietojen tuomiseksi SQL Server Analysis -kuutiosta
-
Windows Azure Marketplacesta tuodaksesi tietoja mistä tahansa useista kauppapaikkapalveluntarjoajista – huomaa, että sinun on annettava tiedoston sijainti (yleensä URL-osoite) ja tiliavain ennen kuin voit tuoda markkinapaikkatietoja Exceliin.
-
OData-tietosyötteestä tietojen tuominen mistä tahansa tietokantataulukosta Open Data Protocol -protokollaa noudattaen (lyhennetty ODataksi) – huomaa, että sinun on annettava tiedoston sijainti (yleensä URL-osoite) sekä käyttäjätunnus ja salasana päästäksesi OData-tietosyötteeseen, ennen kuin voit tuoda kaikki tiedot Exceliin
-
XML-tietojen tuonnista voit tuoda tietoja avattavasta ja yhdistämästäsi XML-tiedostosta
-
Ohjatusta tiedonsiirtotoiminnosta tietojen tuomiseksi tietokantataulukosta ohjatun tiedonsiirtotoiminnon ja OLEDB:n (Object Linking and Embedding Database) avulla.
-
Microsoft Querysta tietojen tuomiseen tietokantataulukosta Microsoft Queryn ja ODBC:n (Open Database Connectivity) avulla