Kuinka tehdä kysely ulkoisesta tietokannasta Excelissä

Excel tarjoaa tehokkaan menetelmän tietojen hakemiseen ulkoisista tietokannoista. Et rajoitu vain nappaamaan kaikki tiedot määritetystä taulukosta. Vaihtoehtoisesti voit tehdä kyselyn tietokannasta.

Tietokannasta kyselyllä haet taulukosta vain ehtojasi vastaavat tiedot. Voit myös käyttää kyselyä kahden tai useamman taulukon tietojen yhdistämiseen. Käytä siksi kyselyä tietojen hieromiseen ja suodattamiseen ennen kuin ne todella sijoitetaan Excel-työkirjaasi.

Kysely on usein paras tapa, kun haluat yhdistää tiedot ennen niiden tuontia ja kun sinun on suodatettava tiedot ennen niiden tuontia.

Voit suorittaa tietokantakyselyn ja tuoda kyselyn tuloksia seuraavasti:

1Valitse Tiedot-välilehdestä Muista lähteistä → Microsoft Querysta.

Excel näyttää Valitse tietolähde -valintaikkunan.

2Tunnista Tietokannat-välilehden avulla tietokannan tyyppi, josta haluat tehdä kyselyn.

Jos haluat esimerkiksi tehdä kyselyn Microsoft Access -tietokannasta, napsauta MS Access Database -merkintää ja sitten OK.

Voit tehdä kyselyn kyselyn tuloksista napsauttamalla Kyselyt-välilehteä ja valitsemalla sitten jonkin siellä luetelluista kohteista.

Voit myös tehdä kyselyn OLAP-kuutiosta ja napata tietoja siitä. Jos haluat tehdä kyselyn kyselylle tai OLAP-kuutiolle, ota yhteyttä tietokannan järjestelmänvalvojaan. Tietokannan järjestelmänvalvoja voi kertoa sinulle, mistä kyselystä tai OLAP-kuutiosta haluat saada tietoja.

3 Valitse tietokanta.

Excel näyttää Valitse tietokanta -valintaikkunan. Käytä tätä valintaikkunaa tunnistaaksesi sekä sen tietokannan sijainnin että nimen, josta haluat tehdä kyselyn.

4Valitse hakemistoluettelosta tietokanta, josta haluat tehdä kyselyn, ja napsauta sitten OK.

Excel näyttää ohjatun Kyselytoiminnon – Valitse sarakkeet -valintaikkunan.

Käytät Ohjattu kyselytoiminto – Valitse sarakkeet -valintaikkunaa valitaksesi, mitkä taulukot ja taulukon kentät haluat näkyvän kyselyn tuloksissa. Saatavilla olevat taulukot ja sarakkeet -ruudussa Excel luettelee taulukot ja kentät. Aluksi tämä luettelo näyttää vain taulukot, mutta voit nähdä taulukon kentät napsauttamalla +-symbolia taulukon vieressä.

5Kun näet kentän, jonka haluat sarakkeeksi Excel-luettelossasi, napsauta sen kenttää ja napsauta sitten oikealle osoittavaa nuolipainiketta, joka osoittaa kyselysi sarakkeet -luetteloruutuun.

Jos haluat lisätä kaikki taulukon kentät luetteloosi, napsauta taulukon nimeä ja napsauta sitten oikealle osoittavaa nuolipainiketta, joka osoittaa kyselysi sarakkeet -luetteloruutuun.

Voit poistaa kentän valitsemalla kentän Kyselysi sarakkeet -luetteloruudusta ja napsauttamalla sitten vasemmalle osoittavaa nuolipainiketta, joka osoittaa Saatavilla olevat taulukot ja sarakkeet -luetteloruutuun.

Tämä kaikki kuulostaa erittäin monimutkaiselta, mutta sitä se ei todellisuudessa ole. Pohjimmiltaan sinun tarvitsee vain tunnistaa Excel-luettelossasi haluamasi tietosarakkeet.

6Kun olet tunnistanut, mitkä sarakkeet haluat kyselyyn, napsauta Seuraava-painiketta suodattaaksesi kyselyn tiedot tarpeen mukaan.

Excel näyttää Ohjattu kyselytoiminto – Suodata tiedot -valintaikkunan.

Voit suodattaa osana kyselyäsi palautettuja tietoja käyttämällä Vain Sisällytä rivit joissa -tekstiruutuja. Jos esimerkiksi haluat sisällyttää vain rivit, joissa tilalyhennekentässä näkyy CA, napsauta State_abbrev -kenttää Suodatettava sarake -luetteloruudussa. Valitse sitten ensimmäisestä avattavasta luettelosta Yhtäs-suodatus ja syötä tai valitse arvo CA toiseen avattavaan luetteloon.

Ohjattu kyselytoiminto – Suodata tiedot -valintaikkuna suorittaa samanlaisia ​​suodatuksia, joita voit suorittaa AutoFilter- ja Advanced Filter -komennoilla.

7Suodata tietosi useiden suodattimien perusteella valitsemalla Ja tai Tai -valintanapin.

Ja: Ja- suodattimien käyttö tarkoittaa, että jotta rivi voidaan sisällyttää, sen on täytettävä kaikki suodatinvaatimukset.

Tai: Tai- suodattimien käyttäminen tarkoittaa, että jos rivi täyttää minkä tahansa suodatetun ehdon, rivi sisällytetään.

8 Napsauta Seuraava.

Excel näyttää Ohjattu kyselytoiminto - Lajittelujärjestys -valintaikkunan.

9Valitse kyselyn tulostietojen lajittelujärjestys Ohjattu kyselytoiminto – Lajittelujärjestys -valintaikkunasta.

Valitse avattavasta Lajitteluperuste-luettelosta kenttä tai sarake, jota haluat käyttää lajitteluun. Valitsemalla joko Nouseva tai Laskeva -valintanapin, valitse, järjestetäänkö kenttä nousevaan vai laskevaan järjestykseen.

Voit myös käyttää muita lajitteluavaimia valitsemalla kentät ensimmäisestä ja toisesta Sitten-pudotusvalikosta.

Lajittelet kyselyn tulokset samalla tavalla kuin lajittelet rivit Excel-taulukossa. Lajittelu toimii samalla tavalla, puhuitpa sitten kyselyn tuloksista tai listan riveistä.

10 Napsauta Seuraava.

Excel näyttää Ohjattu kyselytoiminto – Valmis -valintaikkunan.

11Määritä Ohjattu kyselytoiminto – Valmis -valintaikkunassa, minne Excel sijoittaa kyselyn tulokset.

Tässä valintaikkunassa on valintanapit, joista voit valita, mihin haluat sijoittaa kyselyn tulostiedot: Exceliin, Microsoft Query -ikkunaan, jota voit tarkastella, tai OLAP-kuutioon. Yleensä haluat vain palauttaa tiedot Microsoft Exceliin ja sijoittaa tiedot työkirjaan. Voit tehdä tämän valinnan valitsemalla Palauta tiedot Microsoft Office Exceliin -valintanapin.

12Napsauta Valmis-painiketta.

Kun olet napsauttanut Valmis-painiketta suorittaaksesi ohjatun kyselytoiminnon, Excel näyttää Tuo tiedot -valintaikkunan.

13Valitse Tuo tiedot -valintaikkunassa laskentataulukon sijainti kyselyn tulostiedoille.

Tämän valintaikkunan avulla voit määrittää, mihin kyselyn tulostiedot sijoitetaan.

Jos haluat sijoittaa kyselyn tulostiedot olemassa olevaan laskentataulukkoon, valitse Olemassa oleva laskentataulukko -valintanappi. Tunnista sitten solu laskentataulukkoalueen vasemmassa yläkulmassa ja kirjoita se Olemassa oleva laskentataulukko -tekstiruutuun.

Vaihtoehtoisesti voit sijoittaa tiedot uuteen laskentataulukkoon valitsemalla Uusi laskentataulukko -valintanapin.

14 Napsauta OK.

Excel sijoittaa tiedot valitsemaasi sijaintiin.