Kuinka tallentaa työsi Office 2019:ssä

Kun työskentelet Office 2019 -sovelluksessa, luomasi sisältö tallennetaan tietokoneen muistiin. Tämä muisti on vain väliaikainen tallennus. Kun suljet Office 2019 -sovelluksen tai sammutat tietokoneen, kaikki muistiin tallennettu tieto tyhjennetään ikuisesti – ellet tallenna sitä.

Perussäästö

Jos haluat säilyttää tekemäsi työt Office 2019:ssä , tässä on joitain tapoja säästää:

• Napsauta Tiedosto-välilehteä ja napsauta Tallenna.
• Paina Ctrl+S.
• Napsauta Pikakäyttötyökalupalkin Tallenna-painiketta.

Kun tallennat tiedoston ensimmäisen kerran, sovellus pyytää sinua antamaan sen sijainnin ja nimen. Tallenna nimellä -sivu tulee näkyviin kulissien takaiseen näkymään. Napsauta sieltä jotakin tallennussijaintia, kuten OneDrive – Personal tai This PC.

Tässä on selitys näistä kahdesta sijainnista, jotta voit tehdä viisaan valinnan:

• OneDrive on oma Internet-pohjainen tallennuspaikkasi, jonka Microsoft tarjoaa ilmaiseksi. Säästämisellä täällä on monia etuja. Voit käyttää sitä miltä tahansa Internetiin yhdistetyltä tietokoneelta, ja tiedostosi ovat turvassa, joten sinun ei tarvitse huolehtia varmuuskopioista. Voit myös jakaa linkkejä OneDrive-tiedostoihisi muiden kanssa yhteistyötä varten. Ja vaikka OneDriven käyttäminen vaatii Internet-yhteyden, Windows peilaa kopiot OneDrive-tiedostoistasi paikallisella kiintolevylläsi, jotta voit käyttää töitäsi, vaikka et olisi yhteydessä Internetiin.
• Tämä tietokone tarkoittaa paikallista kiintolevyäsi ja kaikkia siihen liitettyjä asemia, kuten USB-muistitikkuja. Jos valitset tämän sijainnin, tiedostot ovat olemassa vain sillä hetkellä käyttämässäsi tietokoneessa. Tämä on hyvä valinta, jos sinulla ei ole Internet-yhteyttä tai käytät sitä harvoin. Voit myös valita tämän, jos haluat tallentaa kannettavalle flash-asemalle.

Kun olet valinnut yleisen tallennussijainnin, pari ruutua tulee näkyviin oikean ruudun yläosaan. Toinen kehottaa syöttämään tiedostonimen tähän ja toinen on tiedostotyyppien avattava luettelo. Jos haluat tallentaa oletuskansioon kyseisessä paikassa ja oletusmuodossa, voit kirjoittaa nimen ensimmäiseen ruutuun ja napsauttaa Tallenna-painiketta, ja olet valmis.

Kun tallennat uudelleen jo tallennetun tiedoston, Tallenna nimellä -näyttö ei tule uudelleen näkyviin. tiedosto tallentuu automaattisesti uusimmilla asetuksilla. Jos haluat muuttaa asetuksia (kuten sijaintia tai tiedostotyyppiä) tai tallentaa eri nimellä, valitse Tiedosto → Tallenna nimellä, jolloin Tallenna nimellä -säätimet tulevat näkyviin.

Tallennuspaikan muuttaminen

Jos tallennat kaikki tiedostosi oletussijaintiin, sinun ei tarvitse huolehtia eri sijaintien valinnasta. Tämä saattaa aluksi tuntua houkuttelevalta, mutta mitä tapahtuu, kun sinulla on kaksi tuhatta tiedostoa? Saatat huomata, että haluat säästää eri paikoissa.

Katso yllä olevassa kuvassa Asiakirjat oikean ruudun yläreunasta? Se on nykyinen sijainti. Jos halusit jonkin alikansioista nykyiseen sijaintiin, voit napsauttaa sitä oikeanpuoleisessa ruudussa olevasta luettelosta. Voit esimerkiksi napsauttaa Outlook-tiedostot siirtyäksesi Outlook-kansioon Asiakirjat-kansiossa.

Jos haluat jonkin muun sijainnin, napsauta Selaa-painiketta avataksesi Tallenna nimellä -valintaikkunan. Kun Tallenna nimellä -valintaikkuna on auki, voit muuttaa tallennuspaikkaa.

Ymmärtääksesi kuinka muuttaa tallennuspaikkoja, sinun tulee ensin ymmärtää tiedostopolun käsite. Tiedostot on järjestetty kansioihin, ja kansioiden sisällä voi olla kansioita. Sinulla saattaa olla esimerkiksi

• Kansio nimeltä Retirement
• Kansion sisällä on toinen kansio nimeltä Finances
• Kansion sisällä on Excel-tiedosto nimeltä xlsx

Tällaisen tiedoston polku olisi

C:\Eläkkeelle\Finances\BankAccounts.xlsx

Alussa oleva C on aseman kirjain. Tietokoneen pääkiintolevy on nimeltään C. Kenoviivat (\) ovat kansiotasojen erottimia.

Tallenna nimellä -valintaikkunan yläosassa polun osat on erotettu oikealle osoittavilla kolmioilla vinoviivojen sijaan. Voit napsauttaa mitä tahansa kolmioista avataksesi pudotusvalikon, joka sisältää kaikki alikansiot (eli kansion sisällä olevat kansiot), ja napsauta sitten yhtä näistä kansioista vaihtaaksesi siihen nopeasti.

Jotain huomioitavaa Office 2019 -tallennuspaikoista

Jokaisella Windows-tilillä on oma erillinen Documents-kansionsa paikallista PC:tä varten. Näkyviin tuleva asiakirjojen versio riippuu siitä, mihin Windows-tiliin on kirjautunut.

Jokaisella käyttäjällä on myös oma OneDrive; näkyviin tuleva OneDrive riippuu siitä, mikä Microsoft-tili on kirjautunut Officeen. Ensimmäisessä yllä olevassa kuvassa huomaa sähköpostiosoite kohdassa OneDrive – Personal; tämä on Wordiin kirjautuneen käyttäjän sähköpostiosoite. Kirjautuneen käyttäjän nimi näkyy Word-ikkunan oikeassa yläkulmassa.

Yllä olevassa kahdessa ensimmäisessä kuvassa sama käyttäjä on kirjautunut sekä Windowsiin että Officeen, mutta näin ei aina ole. Sinulla voi olla eri Microsoft-tili kirjautuneena Officeen kuin itse Windowsiin. Otetaan esimerkki kahdesta käyttäjästä, Faithesta ja Vickistä. Oletetaan, että Faithe on kirjautunut Windowsiin ja Vick Officeen. Kun selaat This PC -sijaintia, käyttäjäkansiot, kuten Documents, ovat Faithen, mutta OneDrivea selatessa käyttäjäkansiot ovat Vickin. Jos haluat vaihtaa Office-sovelluksessa kirjautuneen käyttäjän, napsauta käyttäjänimeä sovellusikkunan oikeassa yläkulmassa ja napsauta sitten Vaihda tiliä.

Polut näkyvät myös kokoontaitettavana/laajennettavana puuna Tallenna nimellä -valintaikkunan vasemmalla puolella olevassa navigointiruudussa. Voit tiivistää (piilottaa) tai laajentaa (näytä) kansion sisällön kaksoisnapsauttamalla sitä.

Sinulla on useita tapoja navigoida kansioiden välillä:

• Napsauta pikakuvaketta Pikakäyttö-luettelossa (Windows 10) hypätäksesi tiettyyn kansioon. Jos luettelo on kutistettu tehtäväruudussa, kaksoisnapsauta sitä laajentaaksesi sitä.
• Napsauta Navigointiruudussa Tämä tietokone näyttääksesi luettelon kaikista tietokoneesi asemista. Kaksoisnapsauta sieltä siirtyäksesi kansiotasojen välillä haluamallesi alueelle.
• Napsauta valintaikkunan yläreunassa olevasta osoitepalkista kolmiota avataksesi sen kansiotason luettelon, jonka alikansiot haluat nähdä, ja napsauta sitten haluamaasi.
• Napsauta osoitepalkissa. Tämä muuttaa sen näytön perinteiseksi poluksi (kuten C:\ Kansion nimi ); voit kirjoittaa polun manuaalisesti ja painaa sitten Enter.

Voit luoda uuden kansion tiedostojen tallentamista varten. Napsauta vain Uusi kansio -painiketta Tallenna nimellä -valintaikkunassa, kirjoita uudelle kansiolle nimi ja paina sitten Enter.

Jos huomaat vaihtavasi tallennuspaikkaa usein, voit asettaa oletussijainnin toisen. Noudata näitä ohjeita Wordissa, Excelissä tai PowerPointissa:

Valitse Tiedosto → Asetukset.

Napsauta Tallenna-luokkaa.

Kirjoita Tiedoston oletussijainti -ruutuun toinen polku.

Voit tarvittaessa selata sitä Selaa-painikkeella.

Napsauta OK.

Tiedostotyypin valitseminen Office 2019:ssä

Voit muuttaa tiedostotyyppiä avaamalla Tallenna nimellä -valintaikkunan Tallenna nimellä -luettelon ja tekemällä toisen valinnan. Jokaisessa sovelluksessa on kolme tärkeää tiedostotyyppiä, joista sinun on tiedettävä:

• Oletus: Kunkin sovelluksen oletusmuoto tukee kaikkia ominaisuuksia makroja lukuun ottamatta. Jokaisen tiedostopääte päättyy kirjaimeen X: Word on .docx; Excel on .xlsx; PowerPoint on .pptx.
• Makrokäyttöinen: Tämä muoto tukee kaikkia ominaisuuksia, mukaan lukien makrot. Tiedostotunniste päättyy M-kirjaimeen: .docm, .xlsm ja .pptm.

  Makrot ovat tallennettuja koodin bittejä, jotka voivat automatisoida tietyt toiminnot ohjelmassa, mutta ne voivat myös kuljettaa viruksia. Oletusmuodot eivät tue makroja tästä syystä. Jos sinun on luotava makroja sisältävä tiedosto, voit tallentaa makroja tukevassa muodossa.

• 97-2003: Jokainen sovellus sisältää tiedostomuodon, joka on taaksepäin yhteensopiva sovelluksen aikaisempien versioiden kanssa (versiot 97 - 2003). Jotkut pienet toiminnot saattavat kadota, kun tallennetaan tässä muodossa. Tiedostotunnisteet ovat .doc, .xls ja .ppt.