Word 2007:ssä voit tallentaa tiedostosi PDF- tai XPS-muodossa. PDF tai Portable Document Format, jonka Adobe on edelläkävijä ja jota käytetään sen yleisen Acrobat Reader -ohjelman kanssa, on ehkä yleisin monimutkainen tiedostomuoto.
PDF-dokumentteja on kaikkialla, ja Acrobat Reader on ilmainen, mikä tekee siitä tappavan yhdistelmän. Tallentamalla asiakirjasi PDF-tiedostona varmistat, että ihmiset kaikkialla maailmassa voivat lukea sen – kaikkine muotoiluineen ja grafiikoineen – juuri sellaisena kuin haluat sen näyttävän.
Microsoft on myös kehittänyt tiedostonjakomuodon, jota se kutsuu XPS:ksi, XML Paper Specificationille. Kuten PDF, se on tiedostomuoto, jonka kuka tahansa voi lukea, vaikka se onkin melko uusi eikä todennäköisesti koskaan tule olemaan yhtä suosittu kuin PDF.
Paras tapa tallentaa asiakirja PDF-muodossa on napata kovalla työllä ansaitsemasi rahat ja ostaa Adobe Acrobat Writer -ohjelma. Writeriä, toisin kuin Readeria, käytetään PDF-tiedostojen luomiseen. Sinun tarvitsee vain tulostaa asiakirja Acrobat Writer -ohjelmaan: Paina Ctrl+P ja valitse tulostinluettelosta Acrobat Writer.
Word-versiosi voi sisältää PDF- ja XPS-tiedostomuotoja Tallenna nimellä -valintaikkunan avattavassa Tallenna nimellä -luettelossa. Jos on, hienoa. Jos ei, voit ottaa yhteyttä Microsoftiin hankkiaksesi Word 2007:n lisäosapaketin, joka sisältää mahdollisuuden tallentaa asiakirjoja PDF- ja XPS-tiedostomuodoissa. Käytettävä Web-sivun linkki löytyy Wordin ohjejärjestelmästä: Etsi PDF tai XPS ja valitse hakutulos, jonka otsikko on Ota käyttöön tuki muille tiedostomuodoille tai jotain vastaavaa.