Jokaisessa Office 2013 -sovelluksessa voit luoda, avata ja tallentaa datatiedostoja. Datatiedosto tallentaa työsi tiettyyn sovellukseen. Jos et tallenna työtäsi, kirjoittamasi tiedot katoavat, kun suljet sovelluksen tai sammutat tietokoneen.
Jokaisella Office 2013 -sovelluksella on oma datatiedostomuotonsa. Esimerkiksi:
-
Word: Asiakirjatiedostot, .docx
-
Excel: Työkirjatiedostot, .xlsx
-
PowerPoint: esitystiedostot, .pptx
-
Outlook: Henkilökohtaisten kansioiden tiedostot, .pst
Word, Excel ja PowerPoint käyttävät erillistä datatiedostoa jokaiselle käsittelemällesi projektille. Aina kun käytät jotakin näistä ohjelmista, avaat ja tallennat datatiedostoja. Outlook käyttää vain yhtä datatiedostoa kaikkiin toimintoihisi. Tämä tiedosto tallennetaan ja avataan automaattisesti sinulle, joten sinun ei yleensä tarvitse miettiä tiedostojen hallintaa Outlookissa.
Datatiedostojen tallentamisen ja avaamisen vaiheet ovat lähes täsmälleen samat jokaisessa sovelluksessa, joten niiden hallitseminen yhdessä ohjelmassa antaa suuren etumatkan muissa ohjelmissa.
Kun työskentelet sovelluksessa, luomasi sisältö tallennetaan tietokoneen muistiin. Tämä muisti on vain väliaikainen tallennus. Kun suljet sovelluksen tai sammutat tietokoneen, kaikki muistiin tallennettu tieto tyhjennetään ikuisesti – ellet tallenna sitä.
Kun tallennat tiedoston ensimmäisen kerran, sovellus kehottaa antamaan sille nimen. Voit myös valita toisen tallennuspaikan ja/tai tiedostotyypin.
Kun tallennat uudelleen aiemmin tallennetun tiedoston, Tallenna nimellä -valintaikkuna ei tule uudelleen näkyviin. tiedosto tallennetaan uusimmilla asetuksilla. Jos haluat muuttaa asetuksia (kuten sijaintia tai tiedostotyyppiä) tai tallentaa eri nimellä, valitse Tiedosto→Tallenna nimellä.
Makrot ovat tallennettuja koodin bittejä, jotka voivat automatisoida tietyt toiminnot ohjelmassa, mutta ne voivat myös kuljettaa viruksia. Oletusmuodot eivät tue makroja tästä syystä. Jos sinun on luotava makroja sisältävä tiedosto, voit tallentaa makroja tukevassa muodossa.
Avaa Word. Napsauta Tervetuloa Wordiin -mallia aloittaaksesi uuden asiakirjan sen perusteella.
Valitse Tiedosto → Tallenna.
Backstage-näkymän Tallenna nimellä -näyttö tulee näkyviin. Huomaa, että SkyDrive on oletussijainti, joka on valittu Tallenna nimellä -otsikon alla. Näitä ohjeita varten olet kuitenkin tallentamassa tietokoneellesi.
Napsauta Tietokone.
Näkyviin tulee luettelo paikallisen tietokoneesi äskettäin käytetyistä kansioista, kuten tässä näkyy.
Napsauta Selaa.
Tallenna nimellä -valintaikkuna avautuu, ja siinä näkyy oletusarvoinen paikallinen sijainti (luultavasti Asiakirjakirjastosi).
Kirjoita Tiedostonimi-tekstiruutuun Tour of Word, kuten tässä kuvassa.
Napsauta Tallenna.
Tiedosto on tallennettu. Tiedoston nimi näkyy Wordin otsikkopalkissa ikkunan yläosassa.