Kuinka suunnitella Excel 2016 -työkirja

Kaikki Excel 2016 -laskentataulukot eivät ole peräisin malleista. Usein sinun on luotava melko ainutlaatuisia laskentataulukoita, joita ei ole tarkoitettu toimimaan vakiomalleina, joista luodaan tietyntyyppisiä työkirjoja. Itse asiassa suurin osa Excelissä luomistasi laskentataulukoista saattaa olla tällaisia, varsinkin jos yrityksesi ei ole riippuvainen erittäin standardoitujen tilinpäätösten ja lomakkeiden käytöstä.

Työkirjan suunnittelu

Kun luot uutta työkirjaa tyhjästä, sinun on aloitettava harkitsemalla tietojen asettelua ja suunnittelua. Kun teet tätä henkistä suunnittelua, saatat haluta kysyä itseltäsi joitain seuraavista kysymyksistä:

• Edellyttääkö laskentataulukon asettelu tietotaulukoiden (sekä sarake- että riviotsikoilla) tai luetteloiden (vain sarakeotsikoilla) käyttöä?

• Onko nämä tietotaulukot ja luettelot asetettava yhdelle laskentataulukolle vai voidaanko ne sijoittaa samaan suhteelliseen paikkaan useilla työkirjan laskentataulukoilla (kuten kirjan sivuilla)?

• Käytetäänkö laskentataulukon tietotaulukoissa samantyyppisiä kaavoja?

• Saavatko jotkin laskentataulukon tietoluetteloiden sarakkeet syötteensä kaavalaskennasta vai saavatko ne syötteensä muista työkirjan luetteloista (jota kutsutaan hakutaulukoiksi )?

• Piirretäänkö laskentataulukon tiedoista kaavioita, ja näkyvätkö nämä kaaviot samassa laskentataulukossa (kutsutaan upotetuiksi kaavioiksi ) vai näkyvätkö ne työkirjan erillisillä laskentataulukoilla (kutsutaanko kaaviotaulukoiksi )?

• Tuleeko jokin laskentataulukon tiedoista erillisissä työkirjatiedostoissa olevista laskentataulukoista?

• Kuinka usein laskentataulukon tiedot päivitetään tai niitä lisätään?

• Kuinka paljon dataa laskentataulukko lopulta sisältää?

• Jaetaanko laskentataulukon tiedot ensisijaisesti painetussa vai verkossa?

Kaikki nämä kysymykset yrittävät saada sinut pohtimaan uuden laskentataulukon perustarkoitusta ja -toimintoa ennen sen rakentamisen aloittamista, jotta voit löytää suunnittelun, joka on sekä taloudellinen että täysin toimiva.

Talous

Taloudellisuus on tärkeä näkökohta, koska kun avaat työkirjan, kaikki sen tiedot ladataan tietokoneesi dynaamiseen muistiin (tunnetaan yksinkertaisesti muistina ). Tämä ei välttämättä aiheuta ongelmia, jos laite, jolla käytät Excel 2016:ta, on yksi uusimman sukupolven tietokoneista, joissa on enemmän muistia kuin voit kuvitella käytettävän kerralla, mutta se voi aiheuttaa melkoisen ongelman, jos käytät Exceliä. pienellä Windows-tabletilla, jossa on vähintään muistia, tai älypuhelimella, jossa on rajoitettu muisti, tai jaa työkirjatiedosto jonkun kanssa, jonka tietokone ei ole niin hyvin varusteltu. Riippuen myös siitä, kuinka paljon tietoa keräät työkirjaan, saatat jopa huomata Excelin hiipivän ja indeksoivan, mitä enemmän työskentelet sen kanssa.

Voit suojautua tältä ongelmalta varmistamalla, että et täytä työkirjan tietotaulukoita ja luetteloita ylimääräisillä tyhjillä välikesoluilla. Pidä taulukot mahdollisimman lähellä toisiaan samalla laskentataulukolla (enintään yksi tyhjä sarake tai rivi erottimena, jota voit säätää niin leveiksi tai korkeiksi kuin haluat) tai – jos suunnittelu sallii – säilytä ne. peräkkäisten laskentataulukoiden samalla alueella.

Toiminnallisuus

Taloudellisuuden ohella sinun on kiinnitettävä huomiota laskentataulukon toimivuuteen. Tämä tarkoittaa, että sinun on otettava huomioon tuleva kasvu, kun valitset sen tietotaulukoiden, luetteloiden ja kaavioiden sijoittelua. Tämä on erityisen tärkeää tietoluetteloiden tapauksessa, koska niillä on taipumus pidentyä jatkuvasti, kun jatkat tietojen lisäämistä, mikä vaatii yhä useampia rivejä samoista muutamasta sarakkeesta laskentataulukossa. Tämä tarkoittaa, että sinun tulee yleensä pitää kaikkia tietoluettelossa käytettyjä sarakkeiden rivejä "rajojen ulkopuolella". Itse asiassa sijoita kaaviot ja muut tukevat taulukot aina luettelon oikealle puolelle mieluummin kuin jonnekin viimeksi käytetyn rivin alapuolelle. Tällä tavalla voit jatkaa tietojen lisäämistä luetteloosi ilman, että sinun tarvitsee koskaan pysähtyä ja siirtää ensin jokin asiaankuulumaton elementti pois tieltä.

Tämä spatiaalinen huolenaihe ei ole sama, kun sijoitat tietotaulukon, joka laskee yhteen arvot sekä rivien alareunassa että saraketaulukossa – esimerkiksi myyntitaulukko, joka summaa kuukausittaiset myyntisi nimikkeittäin kaavoilla, jotka laskevat kuukausittaiset kokonaismäärät viimeisellä rivillä. taulukosta ja kaavoista, jotka laskevat nimikkeiden loppusummat viimeisessä sarakkeessa. Tässä taulukossa sinun ei tarvitse huolehtia muiden elementtien, kuten upotettujen kaavioiden tai muiden tukevien tai toisiinsa liittymättömien tietotaulukoiden, siirtämisestä, koska käytät Excelin kykyä laajentaa taulukon rivejä ja sarakkeita sisältä käsin.

Kun pöytä laajenee tai supistuu, ympäröivät elementit liikkuvat suhteessa taulukon laajenemiseen ja supistumiseen ja sen kanssa. Teet tällaisen taulukon muokkauksen, koska lisäämällä uusia taulukon rivejä ja sarakkeita kaavojen eteen varmistat, että ne voidaan sisällyttää summalaskelmiin. Tällä tavalla tietotaulukon kaavojen rivi ja sarake toimivat rajana, joka kelluu tietojensa laajenemisen tai supistumisen myötä, mutta joka pitää kaikki muut elementit loitolla.

Työkirjan suunnittelun viimeistely

Kun olet suunnitellut enemmän tai vähemmän, mihin kaikki menee uudessa laskentataulukossasi, olet valmis aloittamaan uusien taulukoiden ja luetteloiden luomisen. Tässä on muutamia yleisiä ohjeita uuden datataulukon luomiseen, joka sisältää yksinkertaiset summauslaskelmat:

• Kirjoita tietotaulukon otsikko ensimmäiseen soluun, joka muodostaa taulukon vasemman ja yläreunan.

• Kirjoita sarakeotsikoiden rivi tämän solun alla olevalle riville alkaen samasta sarakkeesta kuin solu, jossa on taulukon otsikko.

• Kirjoita riviotsikot alas taulukon ensimmäiseen sarakkeeseen alkaen ensimmäisestä dataa sisältävästä rivistä. (Tämän tekeminen jättää tyhjän solun, jossa riviotsikoiden sarake leikkaa sarakeotsikoiden rivin.)

• Muodosta ensimmäinen kaava, joka summaa (vielä tyhjien) solumerkintöjen sarakkeet taulukon viimeiselle riville, ja kopioi sitten kaava kaikkiin muihin taulukon sarakkeisiin.

• Muodosta ensimmäinen kaava, joka summaa (vielä tyhjien) solumerkintöjen rivit taulukon viimeiseen sarakkeeseen, ja kopioi sitten kaava alas loput taulukon rivit.

• Muotoile solut sisältämään taulukon arvot ja kirjoita ne sitten soluihinsa tai syötä laskettavat arvot ja muotoile sitten niiden solut. (Tämä on todella valintasi.)

Kun luot uuden tietoluettelon uuteen laskentataulukkoon, kirjoita luettelon nimi taulukon ensimmäiseen soluun ja kirjoita sitten sarakeotsikoiden rivi alla olevalle riville. Syötä sitten ensimmäinen tietorivi asianmukaisten sarakeotsikoiden alle.

Uusien tyhjien työkirjojen avaaminen

Vaikka voit avata uuden työkirjan Excel-näytöstä Backstage-näkymässä, kun käynnistät ensimmäisen kerran ohjelman, jota voit käyttää uuden laskentataulukon luomiseen tyhjästä, kohtaat tilanteita, joissa sinun on avattava oma tyhjä työkirjasi laskentataulukosta. itse alue. Jos esimerkiksi käynnistät Excelin avaamalla olemassa olevan työkirjan, joka kaipaa muokkausta, ja siirryt sitten luomaan uutta laskentataulukkoa, sinun on avattava tyhjä työkirja (jotka voit tehdä ennen tai sen jälkeen, kun suljet työkirjan, jolla aloitit Excelin ).

Helpoin tapa avata tyhjä työkirja on painaa Ctrl+N. Excel vastaa avaamalla uuden työkirjan, jolle annetaan yleinen Kirjan nimi ja seuraava käyttämätön numero (Kirja2, jos avasit Excelin tyhjällä Kirja1). Voit tehdä saman myös Backstage-näkymässä valitsemalla Tiedosto→Uusi ja napsauttamalla sitten Tyhjä työkirja -pikkukuvaa.

Heti kun avaat tyhjän työkirjan, Excel aktivoi asiakirja-ikkunansa. Palataksesi sitten toiseen avoinna olevaan työkirjaan (mitä tekisit, jos haluat kopioida ja liittää osan sen tiedoista johonkin tyhjistä laskentataulukoista), napsauta sen painiketta Windowsin tehtäväpalkissa tai paina Alt+Tab, kunnes sen tiedostokuvake on valittuna näytön keskelle avautuvassa valintaikkunassa.

Jos avaat tyhjän työkirjan vahingossa, voit sulkea sen heti painamalla Ctrl+W, valitsemalla Tiedosto → Sulje tai painamalla Alt+FC. Excel sulkee sitten asiakirja-ikkunansa ja palauttaa sinut automaattisesti työkirjaikkunaan, joka oli alun perin auki, kun vahingossa avasit tyhjän työkirjan.