Kuinka seurata ja tarkastella muutoksia Word 2013:ssa

Asiakirjojen vertailu Word 2013:ssa niiden muokkauksen jälkeen on puolustava tapa paikantaa ja tarkastella muuttunutta tekstiä. Ystävällisempi tapa tehdä asioita on yksinkertaisesti ohjata editori aktivoimaan Wordin versioseurantaominaisuus. Tällä tavalla muutokset kirjataan näytölle niitä tehtäessä.

Ota seurantaan muutokset käyttöön napsauttamalla Tarkista-välilehteä ja napsauttamalla sitten Jäljitä muutokset -painiketta. Pikanäppäin on Ctrl+Shift+E.

Kun Track Changes on käytössä, Track Changes -painike tulee korostettuna. Kun kirjoitat ja muokkaat, näet punaisen viivan tekstin vasempaan marginaaliin. Tämä rivi osoittaa, että olet tehnyt muutoksia.

Nähdäksesi todelliset muokkaukset, näytät kaikki merkinnät asiakirjassa: Napsauta Näytä tarkistettavaksi -painikevalikkoa ja valitse Kaikki merkinnät -komento.

Kun Kaikki merkinnät -näkymä on aktiivinen, muokattu teksti näkyy ainutlaatuisella värillä. Poistettu teksti näkyy viivalla sen läpi (yliviivattu). Lisätty teksti näkyy alleviivattuina. Tekstin värin, yliviivauksen ja alleviivauksen attribuutteja käytetään Track Changes -toiminnolla. ne eivät ole tekstinmuotoilumääritteitä.

Word jatkaa muutosten ja muokkausten seuraamista asiakirjassasi, kunnes poistat Seuraa muutoksia käytöstä. Voit tehdä tämän napsauttamalla Jäljitä muutokset -painiketta uudelleen.

• Tekstin näkeminen odottamattoman värillisenä, alleviivatuneina ja niin edelleen turhauttaa yleensä Word-käyttäjiä, jotka eivät tunne versioiden seurantaa. Kun olet lopettanut Track Changes -toiminnon käytön, sammuta se.

• Näkemäsi merkintätekstin väri riippuu siitä, kuka merkitsee tekstin. Muiden merkit näkyvät eri väreissä riippuen siitä, kuka on muokannut tekstiä.

• Voit piilottaa muutokset valitsemalla Näytä tarkastelu -painikkeen valikosta Ei merkintää -komento. Muutoksia seurataan edelleen, vaikka ne eivät näy näytöllä.

• Jos unohdat käyttää Track Changes -toimintoa, voit aina käyttää dokumenttien vertailutyökaluja.

Tietenkin haluat tarkistaa jokaisen asiakirjaan tehdyn muutoksen. Word tekee tehtävästä helppoa Tarkista-välilehden Muutokset-alueen ansiosta.

Voit tarkastella koko asiakirjan muutoksia käyttämällä Seuraava- ja Edellinen-painikkeita. Napsauta painiketta siirtyäksesi tekstin seuraavaan muutokseen.

Napsauta Hyväksy-painiketta, jos siedät muutoksen. Jos haluat hylätä muutoksen, napsauta Hylkää-painiketta. Kun olet napsauttanut jompaakumpaa painiketta, näet välittömästi asiakirjan seuraavan muutoksen, kunnes kaikki muutokset on käsitelty.

• Hyväksy- ja Hylkää-painikkeet ovat itse asiassa valikoita. Niissä on valikon kohtia, jotka hyväksyvät tai hylkäävät kaikki asiakirjasi muutokset yhdellä iskulla. Ainoa asia puuttuu on "Swoop!" ääni kun käytät näitä komentoja.

• Voit tarkastella yhteenvetoa muutoksista kutsumalla Versiot-ruudun: Napsauta Tarkastusruutu-painiketta, joka löytyy Tarkastelu-välilehden Seuranta-ryhmästä. Versiot-ruutu ei näytä muutoksia kontekstissa, mutta se luettelee ne kaikki. Voit siirtyä muutokseen asiakirjassasi napsauttamalla sen sanaa Versiot-ruudussa.

• Tarkista-välilehdellä on myös Seuraava- ja Edellinen-painikkeet Kommentit-ryhmässä, mutta nuo painikkeet vain hyppäävät kommenttien välillä , eivät versiomerkintöjä.

• Jos haluat nähdä muutokset tekstiisi, varmista, että valitsit Kaikki merkinnät -komennon Näytä tarkistettavaksi -valikkopainikkeesta.

• Kun höpötät, voit valita Muokkaa → Kumoa, aivan kuten voit kumota minkä tahansa muun höpöhöpön.

• Voit myös napsauttaa hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa versiomerkkiä hyväksyäksesi tai hylätäksesi sen.