Kuinka rakentaa hakemisto Word 2016: ssa

Hakemisto on asiakirjaviittaus tai luettelo, jonka Word 2016 voi rakentaa ja muotoilla, jos tiedät tempun: Sinun on merkittävä asiakirjaan tekstiä sisällytettäväksi hakemistoon. Kun sanat on merkitty, lisätään hakemistokenttä, joka näyttää hakemiston.

Valitse hakemistomerkinnät Word 2016:ssa

Voit merkitä osan tekstiä sisällytettäväksi hakemistoon seuraavasti:

Valitse teksti, johon haluat viitata.

Teksti voi olla sana tai lause tai mikä tahansa vanha teksti.

Napsauta Hakemisto-ryhmän Viitteet-välilehden Merkitse merkintä -painiketta.

Valittu teksti tulee näkyviin Merkitse syöttö -valintaikkunaan.

Jos merkintä tarvitsee alamerkinnän, kirjoita se Merkitse hakemistomerkintä -valintaikkunaan.

Alakohta selventää edelleen pääkohtaa. Esimerkiksi valitsemasi sana (päämerkintä) saattaa olla tylsää ja kirjoitat alatekstiksi Odotushuoneessa.

Napsauta jotakin painikkeista, joko Merkitse tai Merkitse kaikki.

Napsauta Merkitse-painiketta merkitäksesi vain valitun tekstin. Napsauta Merkitse kaikki -painiketta ohjataksesi Wordin sisällyttämään asiakirjaan kaikki vastaavat tekstin esiintymät.

Kun merkitset hakemistomerkinnän, Word aktivoi Näytä/piilota-komennon, jossa merkit, kuten välilyönnit, kappalemerkit ja sarkaimet, näkyvät asiakirjassa. Älä anna sen järkyttää sinua.

Koska Näytä/piilota on käytössä, hakemistokoodi näkyy asiakirjassa.

Jatka asiakirjan vierittämistä ja hakemistoon lisättävien kohteiden etsimistä.

Merkitse hakemistomerkintä -valintaikkuna pysyy auki, kun jatkat indeksin rakentamista.

Napsauta Sulje-painiketta, kun olet valmis tai vain väsynyt, karkottaaksesi Merkitse hakemistomerkintä -valintaikkunan.

Paina Ctrl+Shift+8 peruuttaaksesi Näytä/piilota-komennon.

Käytä näppäimistön 8-näppäintä, älä numeronäppäimistöä.

Sijoita hakemisto Word 2016 -asiakirjaan

Kun bitit ja tekstinpalaset on merkitty hakemistoon sisällytettäväksi, seuraava vaihe on rakentaa ja sijoittaa hakemisto. Toimi näin:

Aseta lisäysosoitin kohtaan, jossa haluat indeksin näkyvän.

Jos haluat hakemiston alkavan uudelta sivulta, luo uusi sivu Wordissa. Hakemiston sijoittaminen asiakirjan loppuun on mitä lukija odottaa.

Napsauta Viitteet-välilehteä.

Napsauta Hakemisto-ryhmässä Lisää hakemisto -painiketta.

Hakemisto-valintaikkuna tulee näkyviin. Tässä on joitain suosituksia:

• Tulostuksen esikatseluikkuna on harhaanjohtava. Se näyttää, miltä hakemistosi saattaa näyttää, mutta ei käytä todellista hakemistosi sisältöä.

• Valitse hakemiston tyyli avattavasta Muotoilu-luettelosta. Melkein mikä tahansa vaihtoehto tästä luettelosta on parempi kuin mallista esimerkki.

• Sarakkeet-asetus kertoo Wordille, kuinka monta saraketta leveä indeksi tehdään. Standardina on kaksi saraketta. Yksi sarake näyttää paremmalta sivulla, varsinkin lyhyemmillä asiakirjoilla.

• Sinun kannattaa ehkä käyttää Tasaa sivunumerot oikealle -vaihtoehtoa.

Napsauta OK-painiketta lisätäksesi hakemiston asiakirjaan.

Näet hakemistokentän, joka näytetään asiakirjasta poimittujen tietojen perusteella.

Tarkista hakemistosi. Tee se nyt. Jos et pidä asettelusta, kumoa ja aloita alusta painamalla Ctrl+Z. Muuten olet valmis.

Jos muokkaat asiakirjaa, päivitä hakemisto: Napsauta hakemistokenttää. Valitse sitten Päivitä indeksi -komentopainike Hakemisto-ryhmästä. Word päivittää hakemiston viittaamaan uusiin sivunumeroihin ja sisältää juuri merkityt hakemistomerkinnät.

• Voit vapaasti lisätä hakemistoon otsikon, koska Word ei tee sitä puolestasi.

• Käytä hakemiston otsikossa Otsikko-tyyliä, jotta se sisällytetään asiakirjasi sisällysluetteloon.

• Word käyttää jatkuvia osionvaihtoja sijoittaakseen hakemistokentän omaan asiakirjaosaan.