Kuinka luoda Word 2013 -sähköpostikirjeitä

Kirjeet ovat yksi yleisimmistä sähköpostiyhdistetyistä Word 2013 -asiakirjatyypeistä. Yleensä yhdistämiskenttiä käytetään postiosoitteen luomiseen. Joissakin kirjaimissa kenttiä käytetään myös itse kirjeen mukauttamiseen.

Word 2013 tarjoaa kaksi aikaa säästävää koodilohkoa > ja >. Löydät näiden koodien painikkeet Postitukset-välilehdeltä.

> koodi määrittää sinulle vakiopostiosoitteen, tai voit lisätä yksittäisiä koodeja luodaksesi postiosoitelohkon itse. Esimerkiksi seuraavat ovat vastaavia:

Seuraava harjoitus ei käytä tervehdysrivikoodia, koska tiedostossa ei ole erillisiä kenttiä etu- ja sukunimille ja >-koodi toimii parhaiten, kun nimet ovat erillisiä.

Avaa asiakirja, jossa on kirjain.

Valitse Postitukset → Aloita yhdistäminen → Kirjeet.

Valitse Postitukset → Valitse vastaanottajat → Käytä olemassa olevaa luetteloa.

Valitse tietolähde -valintaikkuna avautuu.

Siirry kansioon, joka sisältää datatiedostot yhdistämistä varten. Valitse yhdistämistiedosto ja napsauta Avaa.

Valitse taulukko -valintaikkuna avautuu, ja se kehottaa sinua valitsemaan käytettävän laskentataulukon.

Varmista Valitse taulukko -valintaikkunassa, että Sheet1$ on valittuna, ja napsauta OK.

Dollarimerkki taulukon nimen jälkeen on Excelin tapa sanoa, että nimi on absoluuttinen – eli se ei muutu, kun viittaat siihen kaavassa. Sillä ei ole merkitystä tässä harjoituksessamme.

Siirrä lisäyskohta välittömästi päivämäärän alla olevalle riville ja valitse sitten Postitukset → Osoiteesto.

Lisää osoitelohko -valintaikkuna avautuu.

Jos esikatselualueen näyte ei ole oikea, napsauta Vastaa kentät -painiketta ja määritä, mitkä kentät tulee liittää mihinkin osoitelohkon osiin.

Varmista, että esikatselualueen osoite näyttää oikein muodostettulta, ja hyväksy sitten oletusasetukset napsauttamalla OK.

Asiakirjassa näkyy > koodi.

Paina Enter aloittaaksesi uuden rivin >-koodin jälkeen ja kirjoita sitten Dear ja paina välilyöntiä kerran.

Napsauta Postitukset-välilehdessä Lisää yhdistämiskenttä -kohdan alla olevaa alanuolta ja napsauta näkyviin tulevasta valikosta Nimi.

A > koodi lisätään.

Kirjoita pilkku koodin jälkeen ja siirrä lisäyskohta välittömästi ennen ensimmäisen kappaleen sanaa tallentaa napsauttamalla .

Napsauta uudelleen Lisää yhdistämiskenttä -painikkeen alla olevaa alanuolta ja napsauta Kaupunki.

A > koodi lisätään lisäyskohtaan.

Paina välilyöntiä kerran lisätäksesi välilyönnin koodin perään.

Kirje näyttää seuraavalta esimerkiltä.

Valitse Postitukset → Esikatsele tulokset.

Ensimmäinen kirjain tulee näkyviin, kun se tulostetaan. Huomaa, että osoitelohkon rivien välissä on ylimääräistä tilaa.

Valitse kaikki osoitelohkon rivit esikatseltavasta kirjaimesta ja valitse sitten Etusivu→ Rivi- ja kappaleväli→ Poista välilyönti kappaleen jälkeen. Napsauta pois valinnasta poistaaksesi sen valinnan, kun olet valmis.

Tämä hoitaa kaikkien yhdistämistiedoston kirjainten väliongelman.

Napsauta osoitelohkon viimeisen rivin lopussa ja paina Enter-näppäintä kerran, jolloin osoitteen ja tervehdyksen väliin tulee ylimääräinen rivi.

Valitse Postitukset→Seuraava tietue nähdäksesi esikatselun seuraavasta kirjeestä.

Jotta kirjaimet näyttäisivät paremmilta, voit keskittää ne pystysuunnassa sivulla.

Napsauta Seuraava tietue, kunnes olet nähnyt kaikki tietueet, ja valitse sitten Postitukset → Lopeta ja yhdistä → Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja.

Yhdistä uuteen asiakirjaan -valintaikkuna avautuu.

Napsauta OK yhdistääksesi kaikki kopiot yhdeksi asiakirjaksi.

Uusi asiakirja — Letters1 — avautuu.

Selaa uutta asiakirjaa tarkistaaksesi kirjaimet; sulje se sitten tallentamatta siihen muutoksia.

Tallenna muutokset Main Merge -tiedostoosi ja sulje se.